Czy wdrażanie EDI (Electronic Data Interchange) i EC (Electronic Commerce) to moda, czy konieczność w warunkach raczkującej gospodarki rynkowej? Nie został przecież wypracowany model współpracy zbiurokratyzowanych przedsiębiorstw - nawet należących do jednego resortu, koncernu przemysłowego lub sieci handlowej. Brakuje spójnej polityki państwa w tym zakresie. Jak więc przygotować się do wdrażania EDI i EC, skoro nie można przenieść wprost rozwiązań organizacyjno-technicznych wypracowanych w bogatych krajach zachodnioeuropejskich?

EDI - elektroniczna wymiana danych, czyli technologia wymiany dokumentów handlowych i informacji w formie elektronicznej między różnymi aplikacjami informatycznymi pracującymi na zdalnych komputerach - jest hasłem, które od kilku lat coraz częściej gości na łamach pism fachowych i jest przedmiotem obrad licznych konferencji informatycznych. Szkoda tylko, że EDI jest propagowane wśród informatyków, nie wśród biznesmenów.

Mimo że jest to dość nowa dziedzina zastosowań komputerów na świecie - rzadko stosowana w Polsce i krajach o średnim poziomie rozwoju gospodarczego - narosło wokół niej wiele mitów i nieporozumień.

Wiele osób sądzi, że aby wdrożyć EDI, należy powtórzyć drogę rozwoju międzynarodowych organizacji - banków, firm handlowych czy transportowych, które w latach 70. i 80. zainwestowały miliony dolarów w wyspecjalizowane centralne systemy komputerowe i w odpowiednie oprogramowanie. Ich funkcjonalność zależałaby od zbudowania dedykowanej na potrzeby EDI sieci. Ponadto należałoby zastosować standardy do przygotowania i wymiany dokumentów handlowych i komunikatów, np. EDIFACT w Europie. Wiązałaby się z tym konieczność pobierania opłat abonamentowych i pewnej kwoty za obsługę każdego komunikatu (ok. 3/4 dolara). Trzeba byłoby też wyeliminować obieg dokumentów papierowych (zamówień, faktur, manifestów i list ładunkowych oraz innych specyfikacji - łączna liczba dokumentów obsługiwanych przez standardy EDIFACT przekracza 350).

Inny potoczny osąd uznaje, że EDI powszechnie stosują kraje wysoko rozwinięte. Prawda jest taka, że elektroniczną wymianę informacji wykorzystują jedynie największe koncerny przemysłowe, sieci zaopatrzenia supermarketów, banki i bardzo duże porty wraz z partnerami. Na zastosowanie EDI decydują się zaś rzadko firmy średniej wielkości, np. porty przeładowujące do 50 mln ton rocznie.

Mniejsze firmy rozpoczęły nieśmiało prowadzenie sklepów internetowych, przygotowując się do wykorzystania tego kanału komunikacyjnego, a także technologii internetowych do tworzenia aplikacji wymieniających informacje między sobą.

Niektórzy głoszą, że EDI jest wewnętrzną sprawą firmy. Nieprawda! Sukces przedsiębiorstwa coraz bardziej zależy od każdego uczestnika w łańcuchu produkcji, handlu lub transportu. Osiągnięcia partnerów zależą od sukcesu danego przedsiębiorstwa. Jeżeli więc któryś z partnerów dojdzie do wniosku, że niezbędna jest elektroniczna wymiana informacji, to pozostałe ogniwa muszą lub powinny się dostosować.

Są to recepty nie przystające do polskich realiów ekonomicznych, organizacyjnych i technicznych. Jak dotąd, filiom koncernów światowych w Polsce nie udało się wdrożyć EDI w takim zakresie, jak stosują to w krajach macierzystych. Jeżeli stosują elementy EDI w Polsce, to łącznie z dokumentami papierowymi. Równolegle korzystają z faksu, telefonu, poczty elektronicznej itd. Notabene, podobny los spotyka próby zastosowania systemów biurowej pracy grupowej na dokumentach elektronicznych.

Jak trudno przenieść kompleksowy system do Polski, przekonał się port w Gdyni. Od lat poszukuje gotowej aplikacji do wspomagania Bałtyckiego Terminalu Kontenerowego. Takie systemy istnieją na świecie, ale nie przystają do polskiej organizacji współpracy partnerów portów.

Poza tym stare systemy obsługi EDI nie odpowiadają aktualnemu poziomowi rozwoju telematyki. Stosują wprawdzie sprawdzone, ale przestarzałe technologie informatyczne, np. wsadowe przetwarzanie komunikatów (dokumentów elektronicznych) na "dużych" komputerach (mainframe) lub serwerach centralnych. Ponadto oprogramowanie napisano w języku COBOL, które nie obsługuje relacyjnych baz danych. Nie są też przystosowane do wykorzystywania Internetu i niektórych nowych protokołów komunikacyjnych. Nic dziwnego, że duże porty europejskie, jak Brema, Hamburg czy Antwerpia, stoją przed koniecznością pilnego kosztownego przeprojektowania i przeprogramowania systemów EDI.