ECM: open-source kontra aplikacje komercyjne

Open-source’owe systemy ECM mają zalety, ale przede wszystkim dla firm, które dysponują bogatym doświadczeniem i wiedzą IT. W przeciwnym razie utrzymanie takiego oprogramowania i zapewnienie należytego bezpieczeństwa danych może okazać się zbyt dużym wyzwaniem.

Systemy Enterprise Content Management (ECM) są wykorzystywane do tworzenia, przechowywania, dystrybuowania, archiwizowania treści określanych jako nieustrukturyzowane, czyli np. zeskanowane dokumenty, e-maile, obrazy medyczne czy różne raporty, i zarządzania nimi. Pomagają firmom w uzyskaniu kontroli nad wszelkimi informacjami związanymi z ich działalnością operacyjną.

Od jakiegoś czasu ECM określane są hasłem Content Services, niemniej ich rola pozostaje w gruncie rzeczy taka sama. Dobrej klasy system powinien zaoferować: bezpieczne zapisywanie i przechowywanie danych; możliwość wyszukiwania dowolnych treści; możliwość przechowywania plików dowolnego formatu i typu, w dodatku z funkcją automatycznego klasyfikowania czym jest dany plik; łatwą możliwość przenoszenia plików pomiędzy systemem ECM a innymi systemami wdrożonymi w firmie; funkcję raportowania i monitorowania tego, jak wykorzystywane są informacje i dane przechowywane w ECM. Każdy z systemów ma takie funkcje, niemniej zdecydowana większość to rozwiązania zamknięte i często kosztowne. Istnieje jednak kilka alternatyw open source. Jakie są zalety i wady obu rozwiązań?

Zobacz również:

Koszt i utrzymanie

Oprogramowanie open source często kojarzy się ze słowem „bezpłatne”, ale w praktyce powinniśmy interpretować to hasło raczej jako „wolne od ograniczeń”. Dla przykładu, oprogramowanie komercyjne ma zawsze zamknięty kod źródłowy, który nie może być zmieniany przez firmy trzecie, czy też udostępniany publicznie. Z tego powodu open source to rozwiązania „otwarte”, a programy komercyjne – „zamknięte”.

Co zrobić przed wdrożeniem systemu ECM

Zanim zdecydujemy się na wdrożenie systemu ECM, warto zadać sobie kilka pytań, które pomogą ustalić aktualny stan organizacji:

1. W jaki sposób ECM przyczyni się do realizacji celów długo- i krótkoterminowych? Czy ułatwi i przyspieszy ich realizację? Czy lepszy będzie tutaj system open source, czy zamknięty?

2. Jak do tej pory firma radziła sobie z obsługą treści różnego typu i zarządzaniem nimi? Czy interesujący nas system na pewno będzie obsługiwał wszystkie potrzebne formaty i pliki?

3. Jeśli mamy już system ECM, to jak on działa? Warto spisać wszystkie procesy biznesowe, które zostały już zaimplementowane, i przekonać się czy nowy system będzie mógł je obsługiwać lub czy stosunkowo łatwo będziemy w stanie przygotować potrzebne rozszerzenia.

4. W jaki sposób informacje i dane przemieszczają się w obrębie przedsiębiorstwa, ludzi, działów i systemów? Czy interesujący nas ECM będzie współgrał z istniejącymi procedurami?

5. Czy w firmie są oddziały lub jednostki biznesowe, które stworzyły własne systemy zarządzania treścią, dostosowane wyłącznie do ich potrzeb? Jeśli tak, to czy ECM będzie w stanie zastąpić te systemy lub współgrać nimi?

W czasie wyboru systemu ECM warto dokładnie przeanalizować, kto przenosi, czyta, zapisuje, tworzy i udostępnia innym różnego rodzaju treści, a także jakie ma uprawnienia. Dużo uwagi należy też poświęcić kwestii, czy pracownicy wymieniają się informacjami wyłącznie w obrębie organizacji, czy też – i w jakim stopniu – wysyłają lub pobierają dane od klientów, dostawców czy partnerów biznesowych. Należy stworzyć odpowiednią dokumentację, która pozwoli uzyskać przejrzystość potrzebną do wybrania i dostosowania systemu ECM do potrzeb naszej firmy. Pamiętajmy przy tym, aby system był bezpieczny, zgodny z przepisami i regulacjami dotyczących rynków, na których działa firma.

Oprogramowanie open source, takie jak system ECM, jest dość skomplikowane, bogate w funkcje i pełne możliwości. Owszem, takie systemy można często pobrać za darmo, ale nie obejdziemy się bez wsparcia specjalistów IT. Sama instalacja oprogramowania może być łatwa, ale trzeba je później skonfigurować, wprowadzać zmiany, aktualizacje i upewniać się, że wszystkie elementy składowe są w pełni zabezpieczone – a do tego wymagane są już wiedza i umiejętności IT. Ponadto trzeba zapewnić hosting, najczęściej klasy enterprise, czyli cechujący się najwyższej jakości bezpieczeństwem i gwarancją nieustannej pracy.

Co więcej, dostawcy oprogramowania open source często udostępniają podstawowe wersje za darmo, ale oczekują zapłaty za dodatkowe i nierzadko konieczne funkcje czy integracje z innymi usługami. Standardową praktyką jest też oferowanie oprogramowania za darmo, ale z opcją wymaganego wykupienia wsparcia technicznego, które jest na stałe włączone do oferty. Wybierając system open source trzeba więc uwzględnić fakt, że na pewno będzie się on wiązał z kosztami, które w dodatku w perspektywie kilku lat mogą być trudne do przewidzenia – po dwóch czy trzech latach może się okazać, że nagle potrzebna jest duża inwestycja finansowa, bo trzeba znacznie rozbudować system czy wzmocnić zabezpieczenia.

Dostawcy ECM-ów raczej niechętnie mówią okosztach, zawsze tłumacząc, że cena jest ustalana indywidualnie i zależy od liczby licencji oraz potrzeb danej organizacji. Niespełna 10 lat temu firma Alfresco, oferująca open source’owy system ECM, podzieliła się jednak informacjami o kosztach. Według niej komercyjny system może pochłonąć nawet 900 tys. USD w skali roku w przypadku firmy potrzebującej systemu dla 1000 pracowników. Alfresco podało trzy wyceny dla 1000 stanowisk: 863 938 USD (system ECM Documentum), 637 304 USD (system Open Text) oraz 318 738 USD (system Microsoft SharePoint). Dla porównania, oprogramowanie open sourceAlfresco dla takiej organizacji kosztowałoby 33 500 USD w skali roku, czyli znacznie mniej, ale jak widać, nie jest to bezpłatne rozwiązanie. Oczywiście obecnie ceny te kształtowałyby się na innym poziomie, ale ogólna zasada pozostaje niezmieniona: rozwiązania open source zawsze są znacznie tańsze.

Funkcjonalność ECM: systemy zamknięte a otwarte

W przypadku otwartych systemów ECM możemy liczyć na więcej funkcji i możliwości, ale trzeba je albo napisać samemu, albo znaleźć w sieci, przeznaczając czas na wertowanie wielu różnych źródeł. Trzeba sprawdzać opinie, prowadzić testy, oceniać bezpieczeństwo, a także upewniać się, że dodanie funkcji „A” nie sprawi, że nagle przestanie działać poprawnie funkcja „B”. Dobrym przykładem jest WordPress, który standardowo kojarzy się z otwartym systemem CMS do zarządzania stronami www, jednak po odpowiednich przeróbkach może być wykorzystywany jako pełnoprawny ECM.

Jedną z największych zalet WordPressa jest jego gigantyczna społeczność oraz mnóstwo wtyczek i rozszerzeń, które zwiększają funkcjonalność. Dodatkowo istnieje wiele agencji programistycznych, które specjalizują się w aplikacjach wordpressowych, dostosowując tę platformę do indywidualnych potrzeb organizacji – dobierają wtyczki, niektóre funkcje opracowują samodzielnie, a następnie zajmują się konfigurowaniem całości tak, aby działała jak jeden spójny system.

Podsumowując, otwarte systemy ECM nie będą odstawać funkcjonalnością od zamkniętych, jednak sam dobór narzędzi i konfiguracja zajmują więcej czasu oraz trzeba dysponować odpowiednią wiedzą, by wszystko umiejętnie dobrać i połączyć w całość.

Z kolei wybierając oprogramowanie zamknięte, koszt jest łatwiejszy do przewidzenia, jednak nieporównywalnie większy – może sięgnąć nawet kilkuset tysięcy USD rocznie. W cenie są jednak większe możliwości funkcjonalne z opcją personalizacji „pod klienta”, wsparcie specjalistów pracujących dla zaufanego dostawcy, hosting, automatyczne poprawki bezpieczeństwa, szybsze reakcje na wszelkie problemy, ciągłe udoskonalanie rozwiązania (w tym nowe funkcje dostarczane w formie aktualizacji), łatwiejsza skalowalność, szkolenia i niższe wymagania techniczne po naszej stronie – często firma nie musi dysponować zbyt rozległą wiedzą IT, bo potrzebne know-how dostarcza producent.

Reakcja na błędy i innowacje

Jedną z największych zalet, a jednocześnie wad rozwiązań open source jest ich „otwartość”. Nie inaczej jest w przypadku systemów ECM, które mają swoje rzesze fanów i zaangażowaną społeczność użytkowników, wymieniających się opiniami na forach, blogach i innych serwisach internetowych. Takie wsparcie jest cenne, jednak bardzo rozproszone (trzeba szukać informacji w wielu miejscach), a dodatkowo na rozwiązania problemów często musimy czekać stosunkowo długo lub po prostu za nie płacić poprzez wykupienie dostępu do wsparcia technicznego.

W przypadku oprogramowania zamkniętego nie ma takich problemów – w cenie jest zapewnione wsparcie, często w systemie 24/7, zarówno przez e-mail, jak i telefon. Jak wspomnieliśmy, otrzymujemy też automatyczne powiadomienia i aktualizacje. Co więcej, wsparcie techniczne systemów zamkniętych dysponuje większą wiedzą i liczbą specjalistów, którzy mogą być przydzieleni do konkretnych branż. Dla przykładu, specjalista techniczny obsługujący zamknięty system ECM może dysponować wiedzą nie tylko z zakresu funkcjonalności samego oprogramowania, ale też branży, w jakiej działa nasza firma, przez co będzie lepiej rozumiał problemy, z jakimi się zmagamy. Często producenci oferują obszerne bazy wiedzy, z dokumentami PDF czy portalami e-learningowymi, w których znajdziemy mnóstwo aktualnej i przydatnej wiedzy z zakresu danego systemu ECM i jego możliwości.

Kolejna różnica pomiędzy systemami otwartymi, a zamkniętymi to podejście do wprowadzania zmian i szeroko pojęta innowacyjność. Systemy open source oferują dużą elastyczność i wolną rękę w zakresie wprowadzania zmian po stronie użytkownika. Ale jeśli za bardzo namieszamy w kodzie, może się okazać, że wsparcie techniczne nie będzie mogło nam później pomóc, bo nie spotkało się z podobnymi zmianami i jeszcze nie dysponuje potrzebną wiedzą. Z tego powodu wiele firm często nie wykorzystuje możliwości rozwijania oprogramowania, obawiając się, że wprowadzone zmiany mogą utrudnić współpracę w przyszłości. Zamknięte systemy mogą z kolei wprowadzać zmiany nieco wolniej, ale zawsze mamy pewność, że cały system będzie działał poprawnie, wsparcie techniczne będzie zaznajomione ze wszystkimi nowymi funkcjami, a także nie ucierpi na tym ogólne bezpieczeństwo danych czy obsługa integracji narzędzi firm trzecich.

Rozwiązania zamknięte zawsze są testowane na większą skalę, a producent – wtrosce o własną markę i reputację – przeprowadza gruntowne rozeznanie i testy, by mieć pewność, że wszelkie aktualizacje nie wpłyną niekorzystnie na działanie całego systemu.

Dla doświadczonych specjalistów

Bezpieczeństwo to zwykle największe zmartwienie firm, które rozważają wdrożenie oprogramowania open source. Jeśli weźmiemy pod uwagę, że użytkownicy z całego świata rozwijają takie systemy, tworząc nowe funkcje czy rozszerzenia, nie zawsze można mieć pewność, czy dane rozwiązanie jest bezpieczne, jeśli sami go dokładnie nie przetestujemy. Dodatkowo systemy open source nie mają spójnej wizji i strategii rozwoju, przez co wiele nowych funkcji czy rozszerzeń może ze sobą nie współpracować, a wręcz kolidować.

Open source'owe systemy ECM

Na rynku znajdziemy co najmniej kilka popularnych otwartych systemów ECM, które obecnie określane są jako Content Services. Wszystkie mają liczne społeczności użytkowników, przez co nie brakuje wiedzy i opinii z zakresu konfiguracji, rozwijania czy bezpieczeństwa:

• Alfresco (www.alfresco.com)

• Plone (https://plone.org)

• Nuxeo (www.nuxeo.com)

Wszystko to sprawia, że oprogramowanie open source, szczególnie tak zaawansowane i bogate w funkcje jak systemy ECM, to opcja przede wszystkim dla firm zatrudniających doświadczonych specjalistów IT, którzy potrafią nie tylko konfigurować i rozwijać takie projekty, ale też dysponują wiedzą z zakresu bezpieczeństwa. Jeśli nie mamy takich specjalistów, o wiele bezpieczniejszym wyjściem będzie zakup oprogramowania zamkniętego, które jest rozwijane w kontrolowanym środowisku, a dostęp do kodu źródłowego ma wyłącznie producent i jego programiści.

Poza tym zostaje jeszcze wszelka dokumentacja. Projekty open source dość często wybierane są przez fanów technologii, którym nie przeszkadza żargon informatyczny. Z tego powodu wszelkie porady, artykuły czy instrukcje PDF często są pisane językiem, który może okazać się niezrozumiały dla mniej doświadczonych informatyków czy menedżerów. Tutaj ponownie trzeba podkreślić, że producenci zamkniętych systemów stanowią lepszy wybór dla mniej doświadczonych firm – udostępniają nie tylko szkolenia, ale też wszelkie informacje i dokumenty są na ogół bardziej zrozumiałe oraz łatwiejsze do przyswojenia dla laików.

Stojąc przed decyzją o wyborze systemu ECM, pamiętajmy więc, że nie tylko koszt samej licencji powinien determinować wdrożenie, lecz przede wszystkim późniejsze utrzymanie systemu w dobrym stanie, włącznie z zapewnieniem należytego bezpieczeństwa.