E-mail dla biznesu

Pocztę elektroniczną z zachwytem przyjęły zarówno małe firmy, jak i wielkie korporacje. W błyskawicznym tempie E-mail stał się powszechnie używanym narzędziem. Jest nie tylko źródłem informacji (i to nie tylko tych spływających z góry), ale także pomaga w tworzeniu nowych, elastycznych systemów zarządzania informacją.

Pocztę elektroniczną z zachwytem przyjęły zarówno małe firmy, jak i wielkie korporacje. W błyskawicznym tempie E-mail stał się powszechnie używanym narzędziem. Jest nie tylko źródłem informacji (i to nie tylko tych spływających z góry), ale także pomaga w tworzeniu nowych, elastycznych systemów zarządzania informacją.

Sieci e-mailowe są rozwijane już od wielu lat. Teraz przychodzi czas na ich standaryzację. Szczególną rolę odgrywa tu protokół X.400 opracowany przez Międzynarodową Organizację Normalizacyjną ISO. Opublikowany ostatnio przez EEMA raport o E-mailu wymienia trzy główne korzyści płynące z zastosowania poczty elektronicznej:

*Użytkownicy dzielą się informacją w sposób bardziej efektywny dzięki: standaryzacji dokumentów, atrakcyjnym sposobom ich prezentacji, a także dzięki powszechności użycia.

*E-mail zapewnia tanią i efektywną łączność (zwłaszcza przy dużych odległościach), wypierając stopniowo telefon, faks i teleks. Technologia jest zintegrowana i zapewnia nowe usługi (np. wspólne użytkowanie plików z danymi).

*Poczta elektroniczna oszczędza czas. Współpracownicy nie muszą odwiedzać się w celu spotkania, strefy czasowe przestają być istotnym ograniczeniem, zaś szybszy dostęp do informacji jest w gospodarce rynkowej na wagę złota.

Problemy

Mimo że przyszłość technologii E-mail na świecie wydaje się być świetlana, Raport podkreśla także problemy, które mogą wyniknąć, jeśli E-mail pozostawić spontanicznemu rozwojowi:

*Różnorodność sprzętowa i programowa sprawia, że coraz trudniej o wzajemną kompatybilność rozwiązań. Czasem zakup systemu wiąże się z przyjęciem rozwiązania dedykowanego, które poniewczasie okazuje się np. nieskalowalne.

*Wczesne systemy E-mailu były rozwijane przed wprowadzeniem jednolitego standardu. Wprawdzie opracowano sposoby "zmuszenia" ich do współpracy poprzez odpowiednie łącza (gateway), ale miało to być rozwiązanie przejściowe. Tymczasem pojawiają się nowe, niestandardowe wyroby mające własne systemy adresowania bądź nadawania nazw.

Możliwe rozwiązania

Najlepszym rozwiązaniem byłaby pełna standaryzacja. Szkopuł w tym, czy zaproponowany standard zostałby powszechnie zaakceptowany? Faworytem jest X.400 (powszechnie stosowany standard Internetu). Mimo że krytykuje się go za brak bezpieczeństwa i niezawodności, to jest obsługiwany przez imponującą liczbę aplikacji. Wśród nich najważniejszymi są: poczta, wymiana danych (wraz z usługami handlowymi poprzez E-mail) oraz dostęp do usług biurowych.

Marzenia użytkowników

Według Raportu, na liście najbardziej oczekiwanych cech poczty elektronicznej znajdują się:

*Zapewnienie dostępu dla przemieszczających się użytkowników.

*Zaadaptowanie standardu X.500, który ustala drogę dotarcia do adresata.

*Określenie sposobu autoryzacji dokumentów (tak aby można było wysłać za pośrednictwem E-mailu np. fakturę bądź upoważnienie).

*Użycie powszechnie uznawanej architektury dokumentów biurowych ODA (Office Document Architecture).

*Stworzenie bardziej "przyjacielskiego" środowiska do obsługi E-mailu (np. wewnętrzne wywoływanie go z typowych aplikacji).

Inne uwagi

Raport stwierdza, że użytkownicy skłonni są zaaprobować nowe rozwiązania, jeśli tylko przyniosą one zysk w postaci zwiększenia funkcjonalności E-mailu. Prawdopodobnie dotychczasowe systemy nie spełniały oczekiwań użytkowników. Inną sprawą jest fakt, że po krótkim okresie fascynacji, wielu pracowników rezygnuje z intensywnego użycia poczty elektronicznej (ok. 50% używa jej mniej niż raz dziennie, skarżąc się często na brak aplikacji wykorzystujących bezpośrednio nową technologię informacyjną). Raport radzi, aby nie oceniać pochopnie roli E-mailu w firmie w której pracujemy, lecz przyjrzeć się uważnie jej strukturze i potrzebom.


TOP 200