Magazynów produkcyjnych w Dworach SA jest ok. 200, jednak dla ułatwienia zarządzania w systemie zdefiniowano kolejnych ok. 800 tzw. magazynów wirtualnych. "Tak duża liczba magazynów to praktyczne rozwiązanie problemu produkcji w toku, która stanowi dużą część majątku obrotowego w Dworach SA. Dzięki temu podejściu firma zyskuje proste, a jednocześnie dostatecznie «drobnoziarniste» narzędzie do śledzenia postępu procesów produkcyjnych oraz ich kosztów" - twierdzi Krzysztof Kuliński z Supry, główny autor modelu rachunku kosztów w Dworach SA.

Jednym z poważniejszych problemów w rachunku kosztów w Dworach SA są rozgałęzione, a przy tym przeplatające się wzajemnie marszruty produkcyjne. Przykładowo, produkowany przez Dwory SA styren może być sprzedawany jako taki lub służyć jako półprodukt w procesie wytwarzania owipianów - komponentów do produkcji styropianów. Ten sam styren może jednak być wykorzystany do produkcji lateksów - sprzedawanych w takiej postaci lub wykorzystywanych w Dworach SA jako materiał wsadowy przy produkcji kauczuków syntetycznych. Równolegle styren jest wykorzystywany w Dworach SA do produkcji polistyrenu, trafiającego do producentów elementów z tworzyw sztucznych.

Dodatkowym źródłem komplikacji w rachunku kosztów w Dworach SA jest liczba wariantów produktów finalnych. Biorąc pod uwagę możliwe do uzyskania kombinacje składników i procesów technologicznych oraz wynikające z nich właściwości wyrobów (m.in. ponad 30 odmian kauczuków, ok. 20 rodzajów lateksów), kolory, formę (bloki o różnych wymiarach, granulat itp.) oraz sposoby pakowania (palety, worki itp.), Dwory SA muszą być gotowe do analizy ponad 300 tys. (już wstępnie zagregowanych) kosztowych pozycji analitycznych.

Bez taryfy ulgowej

Przygotowując rachunek kosztów dla Dworów SA, Supra zdecydowała się wykorzystać wiedzę ludzi bezpośrednio nadzorujących procesy produkcyjne oraz doskonalone latami i zapisywane w tzw. książeczkach produkcyjnych normy i obserwacje technologiczne. "Zaproponowany przez Suprę model kosztowy jest bardzo bliski rzeczywistości i może służyć jako podstawa do prognozowania kosztów i marż w przeliczeniu na linie produktowe, a nawet produkty. Pion finansowy jest bardzo zadowolony" - mówi Janusz Sikora.

Oczywiście, można było się skupić wyłącznie na czynnikach istotnych kosztowo, co niejednokrotnie ma miejsce podczas skomplikowanych wdrożeń w branży wytwórczej. Również i w Dworach SA były ku temu podstawy. Przykładowo, trzy podstawowe surowce stanowią znakomitą większość kosztów materiałowych. Podobnie 15-25% wszystkich procesów produkcyjnych na poszczególnych liniach technologicznych reprezentuje gros kosztów operacyjnych. "Celowo uniknęliśmy tego uproszczenia, mając na uwadze późniejsze wdrożenie funkcji budżetowych, a zwłaszcza kontrolingowych. Analiza samych odchyleń dla kluczowych składników kosztów nie pozwala na identyfikację ich przyczyn - do tego potrzebny jest pełny obraz struktury kosztów. Poza tym dokładne opisanie wszystkich procesów produkcyjnych za pomocą algorytmów jest wartością samą w sobie i może służyć do wielu rzeczy, np. jako podstawa do budowy siatki wynagrodzeń" - tłumaczy Krzysztof Kuliński.

Wdrożenie modułu kosztowego w Dworach SA zbiegło się w czasie z zasadniczą restrukturyzacją firmy, w wyniku której z jednego dużego organizmu wydzielono kilkanaście spółek zależnych, a zatrudnienie spadło z 6,5 tys. do 1,7 tys. osób. Wdrożenie było także okazją do uproszczenia struktury kosztów, m.in. redukcji liczby wyjątków w definiowaniu kosztów. "Najciekawsze jest chyba to, że opracowany na początku wdrożenia model kosztowy był w jego trakcie wielokrotnie dostosowywany do wszystkich zachodzących w firmie zmian. System ASIMS+ okazał się pod tym względem niebywale elastycznym narzędziem" - przekonuje Janusz Sikora.

Na wdrożenie rachunku kosztów w Dworach SA krakowska Supra potrzebowała pół roku - od lipca do grudnia 1998 r. W jego wyniku firmie udało się ograniczyć okres rozliczania większości kosztów z 30 do 2, 3 dni, co przy zakupach materiałowych rzędu 500 mln zł jest źródłem ogromnych oszczędności, ponieważ daje pole do optymalizacji zakupów i logistyki wewnętrznej. Również dzięki systemowi wynik finansowy jest znany najpóźniej do siódmego dnia następnego miesiąca. Produktem ubocznym rozliczeń kosztów jest baza analityczna o dużym stopniu szczegółowości, którą można wykorzystywać jako źródło danych archiwalnych do analizowania. Do analiz i raportowania w Dworach SA jest stosowany system analityczny krakowskiej firmy Asoft.

Dzięki precyzyjnej znajomości kosztów, oczywiście w połączeniu z umiejętną polityką produktową, Dwory SA, mimo swojej skali oraz kryzysu w branży chemicznej, odnotowują dodatni wynik finansowy. Firma jest jednym ze znaczących eksporterów w branży, eksportuje ok. 1/3 produkcji.

Ambitne plany

Gdy okazało się że rachunek kosztów w ASIMS+ działa poprawnie, Dwory SA rozpoczęły przygotowania do wdrożenia systemu w pozostałych obszarach działalności. W drugim etapie, który trwał od początku 1999 r. do mniej więcej połowy 2000 r., do ASIMS+ przeniesiono księgowość, rozliczenia materiałowe i rejestr środków trwałych. Nawet w tym ostatnim, wydawałoby się prostym przypadku wdrożenie było sporym wyzwaniem: firma zajmuje ponad 300 ha (do niedawna ok. 500 ha), a na jej terenie zlokalizowano kilkadziesiąt budynków, setki budowli, ponad 150 km torów kolejowych oraz tysiące kilometrów rurociągów - łącznie kilkadziesiąt tysięcy obiektów. W trzecim etapie trwającym od połowy 2000 r. do końca 2002 r. wdrożono sprzedaż wraz z pełną obsługą eksportu, kadry i płace oraz budżetowanie i kontroling.

W ciągu najbliższych dwóch kwartałów Dwory SA planują kolejną zmianę jakościową w dziedzinie kosztów. Firma chce analizować koszty już nie tylko w przeliczeniu na produkt czy klienta, lecz na poziomie pojedynczego kontraktu, a nawet pojedynczej wysyłki. Realizacja tego pomysłu będzie wymagać zbierania i analizowania znacznie większej ilości danych niż dotychczas oraz usprawnienia obiegu informacji. Konieczne będzie wdrożenie systemu kodów kreskowych i systemu obiegu dokumentów. Mimo konieczności poniesienia sporych wydatków, inwestycja ta powinna się per saldo opłacić - choćby przez polepszenie planowania zakupów i koordynacji dostaw surowców. "Era wielkich cięć kosztów minęła, jednak optymalizacja małymi kroczkami również się opłaca - każdy procent oszczędności to przy naszej skali produkcji duże pieniądze" - konkluduje Stanisław Kula.

Z wdrożonego w Dworach SA systemu ASIMS+ korzysta ok. 300 użytkowników, z czego 150-200 intensywnie. Z hurtowni danych korzysta ok. 500 użytkowników.