Duże aplikacje w małych firmach

Sektor MŚP coraz częściej sięga po narzędzia biznesowe z górnej półki. Powodem jest coraz silniejsza konkurencja rynkowa. Mniejsze firmy muszą więc działać efektywnie i często dostosowywać się do zmian rynkowych. Wszystko to za pomocą środków wielokrotnie mniejszych niż te, jakimi dysponują większe organizacje.

WIĘCEJ W RAPORCIE COMPUTERWORLD TOP200

Oczekiwania firm sektora MŚP względem systemów wspierających zarządzanie nie odbiegają dziś od korzyści oczekiwanych przez największe organizacje. Systemy takie, chociaż różne pod względem skali i technologii, to jeśli idzie o funkcjonalność, podążają krok w krok za oprogramowaniem dla największych przedsiębiorstw. Są nawet obszary, w których systemy dla małych i średnich firm wyznaczają trendy rynkowe.

Jeśli chodzi o rozwiązania klasy ERP, to z perspektywy dostawców oprogramowania potencjał polskiego sektora MŚP jest ogromny. Według danych GUS za 2010 rok tylko 6,6% firm zatrudniających do 50 osób korzystało z systemu wspierającego planowanie zasobów przedsiębiorstwa. W przypadku firm średnich, zatrudniających od 50 do 250 pracowników, odsetek ten wynosił 22%. Dla porównania, systemem klasy ERP dysponuje średnio 66% dużych firm. Nie zmienia to faktu, że rynek rozwiązań biznesowych dla sektora MŚP jest specyficzny.

Główne trendy w sektorze

Eksperci podkreślają, że w zakresie oprogramowania wspierającego zarządzania oczekiwania firm sektora MŚP zazwyczaj nie różnią się znacznie od oczekiwań większych przedsiębiorstw. System ma pełnić rolę centralnego rozwiązania gromadzącego informacje na temat wszystkich działań biznesowych, a najlepiej również dane z otoczenia biznesowego - od klientów, kontrahentów, a także informacje o konkurentach. Różne są jednak priorytety i skala działań takich systemów w mniejszych organizacjach.

"Firmy z sektora MŚP oprócz rozwiązań umożliwiających sprawne zarządzanie podstawowymi obszarami działalności potrzebują aplikacji pozwalających kontrolować relacje z kontrahentami, monitorowanie pracy i wyników handlowców, mobilną sprzedaż oraz sterowanie transportem i logistyką" - uważa Przemysław Gnitecki, wiceprezes SIMPLE. Jego zdaniem, klienci sektora MSP coraz częściej interesują się też zaawansowanymi funkcjami wspierającymi budżetowanie, planowanie zakupów czy realizację sprzedaży. Rośnie również zainteresowanie mechanizmami integracyjnymi oraz funkcjami, które pozwalają automatyzować powtarzalne działania.

"Wśród firm handlowo-usługowych poza standardowymi modułami sprzedaży gwałtownie rośnie zainteresowanie aplikacjami obsługującymi nowe kanały sprzedaży, w tym kanał internetowy. W przypadku firm produkcyjnych, oprócz oczywistych modułów produkcyjno-magazynowych, duży nacisk kładzie się na księgowe rozliczenia produkcji, odpowiednie zarządzanie zasobami i czasem pracy" - dodaje Arkadiusz Mazur, kierownik działu opieki posprzedażnej w InsERT. Mniejsze firmy coraz częściej sięgają po rozwiązania pozwalające uporządkować i skutecznie zarządzać relacjami z klientami.

Mała firma małej firmie nierówna

To główne trendy na rynku. Natomiast duże różnice występują między oczekiwaniami poszczególnych firm sektora MŚP. Jego potrzeby w dużej mierze warunkuje specyfika ich działalności. "Obserwujemy wyraźną tendencję do indywidualizacji potrzeb użytkowników - nawet firmy z tej samej branży inaczej użytkują taki sam system. W przeciwieństwie do wcześniejszych tendencji dodawania do oprogramowania jak największej liczby funkcji teraz stawia się na otwartość systemu. Ważniejsze staje się indywidualne podejście do potrzeb klienta" - uważa Arkadiusz Mazur.

Różne priorytety i odmienne podejście do wykorzystania systemów klasy ERP w małych i średnich organizacjach to w dużej mierze efekt ostrej konkurencji rynkowej, która oznacza m.in. konieczność szybkiego podejmowania decyzji i sprawnego reagowania na zmiany otoczenia biznesowego. "Przedsiębiorstwa z sektora MŚP często są dostawcami dla dużych przedsiębiorstw, dlatego muszą dostosowywać działania do zleceniodawców. W związku z tym firmy te poszukują narzędzi, które pozwoliłyby im na bieżącą kontrolę kondycji we wszystkich obszarach i błyskawiczną kalkulację kosztów podjęcia się konkretnych zleceń. Co więcej, narzędzia te mają umożliwiać im podejmowanie szybkich i trafnych decyzji, determinujących przetrwanie na konkurencyjnym rynku" - mówi Janusz Małgorzaciak, ekspert rozwiązań ERP w dziale aplikacji biznesowych Microsoft Dynamics polskiego oddziału Microsoft. Mniejsze firmy oczekują jednak przede wszystkim szybkich efektów wdrożenia nowych rozwiązań. Liczą się korzyści, które bezpośrednio przekładają się na oszczędności lub budowanie przewagi konkurencyjnej.

Nowe obszary funkcjonalne

Firmy, które wykorzystują już rozwiązania IT do prowadzenia działalności pozostają stale głodne kolejnych korzyści z ich stosowania. Oprogramowanie dla MŚP sięga więc coraz głębszych procesów biznesowych. "Koncentracja na korzyściach biznesowych, a nie na samych systemach i technologiach IT, jest charakterystyczna dla całego rynku i dominuje również w segmencie MŚP. Firmy średniej wielkości i mniejsze mają coraz wyższe oczekiwania, jeśli chodzi o wsparcie procesów i logikę biznesową" - podkreśla Paweł Jędrusik, wiceprezes SAP Polska. Według niego, małe i średnie przedsiębiorstwa są bardzo otwarte zarówno na nowe funkcjonalności systemów ERP, jak i rozwiązania dodatkowe, o ile są one w stanie dostarczyć firmie określone korzyści.

"Dzisiaj już nikt nie mówi o przenoszeniu danych między systemami sprzedażowym i księgowym. Systemy muszą być jednolite, a raz wprowadzona informacja w czasie rzeczywistym powinna być widoczna w różnych obszarach systemu. Także obsługa sprzedaży, magazynu czy księgowości to dzisiaj zdecydowanie za mało. Każdy system to potrafi" - mówi Wojciech Borkiewicz, kierownik ds. rozwiązań ERP w Comarch. Podkreśla też, że w ostatnich latach klienci sektora MŚP doceniają zwłaszcza narzędzia ułatwiające prowadzenie działalności za pośrednictwem kanałów elektronicznych. "Klienci potrzebują narzędzi, które pozwolą im lepiej działać w internecie, automatyzować działania w ramach współpracy z kontrahentami i szybciej podejmować dobre decyzje biznesowe" - dodaje.

Takie oczekiwania klientów w dużej mierze determinują strategię rynkową producentów oprogramowania biznesowego dla sektora MŚP. Oferowane rozwiązania coraz częściej mają możliwość opcjonalnego, szybkiego uzupełnienia ich funkcji o wiele wyspecjalizowanych modułów dostosowanych do specyfiki branży i potrzeb konkretnej firmy. Przejawia się to również w rosnącej liczbie predefiniowanych rozwiązań dla MŚP zoptymalizowanych pod kątem specyficznych procesów branżowych. Mniejsze firmy coraz częściej sięgają także po systemy obsługiwane z poziomu urządzeń mobilnych. "Jestem przekonany, że firmy MŚP są w pełni gotowe na rozwiązania mobilne, zwłaszcza w zdalnym wsparciu sprzedaży i serwisie w terenie, jak i na cloud computing, choć tu będą podchodzić z ostrożnością do utrzymania w chmurze podstawowego wsparcia biznesowego" - mówi Paweł Jędrusik.

Biznes oparty na informacji

W sektorze MŚP wzrasta też zainteresowanie Business Intelligence. To oznacza zaś, że nawet małym firmom przestają wystarczać proste raporty i analizy wbudowane w oprogramowanie ERP. "Potrzebują one narzędzi umożliwiających lepszą kontrolę finansów i wgląd w efektywność prowadzonych działań oraz porównywanie intratności poszczególnych zleceń. Najlepiej z opcją symulacji biznesowych, pozwalających na rozważenie kilku możliwych scenariuszy" - mówi Janusz Małgorzaciak. Konieczność prowadzenia wielowymiarowych analiz i prognoz biznesowych często powoduje potrzebę wdrożenia rozbudowanych narzędzi, wprost wywodzących się z rozwiązań korporacyjnych. "Przedsiębiorstwa sektora MŚP sięgają po analitykę biznesową w jej coraz bardziej zaawansowanych formach, włącznie z takimi innowacjami jak technologia in-memory" - dodaje Paweł Jędrusik.

Na rynku rzeczywiście przybywa skierowanych do mniejszych przedsiębiorstw rozwiązań analitycznych, opartych na mechanizmach przetwarzania danych bezpośrednio w pamięci operacyjnej. Obok SAP, który do sektora MŚP kieruje odpowiednio zeskalowaną wersję rozwiązań HANA, rozwiązania analityki in-memory oferuje klientom m.in. Comarch. Przemysław Gnitecki podkreśla jednak, że nadal bardzo mały odsetek firm MŚP posiada wyspecjalizowane rozwiązania analityczne. "Buduje się dopiero w tym sektorze świadomość posiadania takiego systemu. Wymusza to coraz większa konkurencja. Małe firmy wahają się czasami, czy stać je na takie rozwiązanie, podczas gdy większe są już świadome, że bez narzędzi BI będą ustępować konkurencji" - twierdzi wiceprezes SIMPLE.

Systemy źródłem przewagi

Jednym z ważniejszych założeń dotyczących oprogramowania biznesowego dla firm MŚP jest także ergonomia i prostota obsługi. To istotne zwłaszcza w organizacjach, gdzie jedna osoba łączy wiele obowiązków i musi sprawnie korzystać z różnorodnych funkcjonalności systemu. To jednak tylko jeden z przejawów rosnącej świadomości klientów z sektora MŚP. "Firmy średniej wielkości wykazują się pełną świadomością konieczności inwestowania w elementy pozwalające na osiąganie przewagi rynkowej oraz rozwoju nawet w okresach gorszej koniunktury rynkowej. W przypadku zintegrowanych rozwiązań IT wspomagających zarządzanie zauważamy rosnące oczekiwania w zakresie elastyczności oprogramowania" - twierdzi Andrzej Morawski, wiceprezes zarządu BPSC.

Sektor MSP oczekuje możliwości swobodnego określania zakresu funkcjonalności, a także sposobu użytkowania i dalszego rozwoju systemów biznesowych. Kluczowe jest więc zarówno podejście dostawcy, jak i techniczne możliwości oprogramowania. "Nawet jeśli w chwili podejmowania decyzji nie ma potrzeby wykorzystywania wszystkich możliwości systemu, to w przypadku rozwijających się przedsiębiorstw należy założyć, że w przyszłości potrzebne będą dodatkowe narzędzia. Ważne, aby ich pozyskanie odbyło się poprzez ewolucję, a nie w drodze rewolucji i wymiany systemu" - mówi Andrzej Morawski.

Nic więc dziwnego, że rozwiązania skierowane do mniejszych organizacji coraz częściej wykorzystują te same komponenty, co systemy korporacyjne. Takie podejście umożliwia pełną skalowalność oprogramowania w miarę rozwoju firmy. Innym rozwiązaniem są ułatwienia na poziomie migracji z mniejszego systemu do rozwiązania bardziej rozbudowanego. "W skrajnym przypadku możemy rozważać prawdziwość stwierdzenia, że mała firma potrzebuje tego samego co duża, tyle, że prościej i taniej" - konkluduje Wojciech Borkiewicz.

Komentarz

Agnieszka Rynkowska, dyrektor Microsoft Office Division

w Microsoft Poland

Bez względu na to, czym się zajmujemy, na jakim rynku działamy, niewątpliwie przyszło nam żyć w ciekawych czasach.

To fascynujące, ale jednocześnie niełatwe. Olbrzymie tempo zmian, dynamika rozwoju technologicznego, zaostrzająca się konkurencja i trudna sytuacja gospodarcza, która w jeszcze większym stopniu nasila walkę o każdego klienta - taka jest dzisiejsza rzeczywistość. Dodatkowo, status "zielonej wyspy" na gospodarczej mapie Europy przyciąga do Polski inwestorów i firmy zagraniczne, które widzą tu doskonały i wciąż chłonny rynek zbytu dla swoich produktów. Wydaje się, że potrzeba zwiększania efektywności oraz konkurencyjności firm nigdy dotąd nie była bardziej konieczna.

Kryzys niewątpliwie wymusza oszczędności. Warto jednak pamiętać, że nie drakońskie diety, ale mądra zmiana nawyków żywieniowych pozwala pozbyć się nagromadzonych kilogramów. Podobnie jest w biznesie. Redukując jedynie wydatki, w nadziei na oszczędności, ryzykujemy, że w wyścigu o klienta wyprzedzi nas konkurencja. W czasach kryzysu z całą pewnością należy rozważnie ograniczać wydatki, ale jednocześnie szukać innych sposobów na podnoszenie efektywności i produktywności, co pozwoli nam utrzymać albo nawet podnieść jakość produktów i usług, a jednocześnie zmniejszyć koszty operacyjne. Takim sposobem, po który coraz chętniej sięgają firmy MŚP, widząc w nim szansę na wyróżnienie się i zbudowanie przewagi konkurencyjnej, są rozwiązania informatyczne wspierające biznes.

Jako konsumenci potrafimy w pełni korzystać z dobrodziejstw sieci, komunikacji mobilnej i nowinek elektroniki konsumenckiej. W naszych małych i średnich firmach jednak często tkwimy nadal w XX wieku, wierząc, że to, co było dobre wiele lat temu, nadal się sprawdza oraz pozwala prowadzić sprawny i efektywny biznes. Wielokrotnie tłumaczymy to dostępnością do kapitału. Rzeczywiście, przedsiębiorstwa MŚP nie dysponują takimi środkami jak duże firmy, często są jednak o wiele bardziej elastyczne i mogą znacznie szybciej reagować na zmieniające się warunki otoczenia.

Rozwiązaniem, oferowanym w formie usługi, które pozwala małym i średnim przedsiębiorstwom korzystać z nowoczesnych aplikacji wspierających ich biznes w sposób elastyczny i konkurencyjny kosztowo oraz niewymagający praktycznie żadnych nakładów inwestycyjnych, jest Microsoft Office 365. To kompleksowy pakiet aplikacji, który łączy sprawdzone rozwiązania z korzyściami, jakie daje model usługowy przetwarzania w chmurze. Office 365 obejmuje Microsoft Exchange Online do obsługi poczty e-mail i kalendarzy, Microsoft

SharePoint do udostępniania i współdzielenia plików oraz współpracy, a także Microsoft Lync, dzięki któremu możliwe jest między innymi przesyłanie wiadomości błyskawicznych oraz organizowanie spotkań online.

Brak bariery wejścia i konieczności ponoszenia nakładów inwestycyjnych, większa elastyczność i możliwość dostosowywania narzędzi IT do aktualnych potrzeb firmy, zawsze najnowsze wersje aplikacji bez konieczności ich zakupu i aktualizacji, administracja usługą i zapewnienie jej dostępności oraz należytego zabezpieczenia po stronie dostawcy - to tylko niektóre z korzyści, jakie wynikają z zastosowania rozwiązań w chmurze, w tym Office 365. Nie bez przyczyny zresztą rozwiązania cloud computing coraz częściej wymieniane są wśród najbardziej korzystnych form przetwarzania danych i wsparcia informatycznego firm, również przez firmy analityczne i konsultantów. Pozycję tę zapewnia im właśnie elastyczność, niskie koszty i wygoda, jaką oferują.


TOP 200