Kolejnym wartym uwagi systemem obsługi drukowania, rekomendowanym przez wielu producentów sprzętu drukującego jest SafeQ firmy Ysoft. Rozwiązanie to pozwala na znaczące zmniejszenie kosztów druku biurowego dzięki precyzyjnemu zliczaniu oraz wycenie przetwarzanych dokumentów. SafeQ umożliwia nadawanie uprawnień poszczególnym użytkownikom. W prosty sposób można określać, którzy pracownicy mogą drukować w kolorze lub w odcieniach szarości. Identyfikacja osób drukujących może odbywać się za pomocą kodu PIN, karty magnetycznej lub linii papilarnych. Rozwiązanie SafeQ znajduje szerokie zastosowanie w firmach, gdzie istotną rolę odgrywa druk poufny. Zadanie drukowania wysyłane jest z serwera SafeQ do wybranego urządzenia dopiero po pomyślnej weryfikacji tożsamości użytkownika.

Administrator ma do dyspozycji wiele przydatnych funkcji, dzięki którym elastycznie może dostosować uprawnienia użytkowników lub grup, aby określić co można drukować i z jakimi parametrami. Dzięki zaawansowanemu systemowi raportowania w dokładny sposób można określić punkty generujące zbyt duże koszty, aby móc je w łatwy sposób zoptymalizować.

Zobacz również:

• Nowe drukarki MFP Sharp - tanie i wydajne drukowanie dla MŚP

Jednak komercyjne oprogramowanie to nie wszystko. Na rynku znajdują się również produkty darmowe, które wspomagają drukowanie w sieci.

Najbardziej popularnym jest chyba HP Web JetAdmin, który jest bardzo dobrym narzędziem skierowanych dla przedsiębiorstw z większą ilością drukarek. Pozwala włączyć urządzenia drukujące i wielofunkcyjne do procesu monitorowania, dzięki czemu kontroluje zużycie materiałów eksploatacyjnych, a o ewentualnych problemach, czy kończących się tonerach powiadamia przy pomocy alertów mailowych. Dzięki narzędziom dostępnym w systemie Web JetAdmin osoby odpowiedzialne za zarządzanie infrastrukturą druku mogą zdalnie administrować i sterować całą flotą drukarek wykorzystując jedynie przeglądarkę internetową. Do tego dochodzi automatyzacja śledzenia, kontroli oraz analizy działania całej infrastruktury druku.

Funkcje zawarte w tym narzędziu pozwalają skutecznie na wydłużenie czasu pracy bez przestojów oraz obniżenie kosztów przez zwiększenie produktywności, co czyni ten produkt godnym uwagi, tym bardziej, ze HP Web JetAdmin jest darmowy.

Innym narzędziem dostępnym w podstawowej wersji bez dodatkowych opłat, które służy wyłącznie do monitorowania dokumentów wysyłanych do drukarki jest PaperCut Print Logger. To dość proste oprogramowanie służące do rejestrowania na bieżąco drukowania w systemach Windows. W czasie rzeczywistym dostarcza szczegółowe dzienniki aktywności dotyczące wszystkich drukarek. Parametrami, które potrafi śledzić są informacje na temat użytkownika, który wykonał wydruk, całkowita liczba stron, nazwiska i tytuły z właściwości dokumentu, atrybuty wydruku (m.in. rozmiar papieru, tryb kolorowy).

Wygenerowane dzienniki audytu są dostępne za pomocą przeglądarki internetowej w formacie HTML lub jako plik CSV dla dalszej analizy.