Firmy średnie i duże

Większe firmy inwestując w sprzęt drukujący wybierają zwykle urządzenie odpowiadające ich potrzebom. Do niedawna można było w nich znaleźć przypadki opisane powyżej, gdzie w biurach, w większości były drukarki lokalne podłączone bezpośrednio do komputerów. Aktualnie ceny drukarek sieciowych są na tyle niskie, że sytuacja znacznie się zmieniła. Wpływ na to ma nie tylko dostępność sprzętu. Należy pamiętać, że możliwość wykorzystania pojedynczej drukarki przez wielu użytkowników niesie za sobą również spore oszczędności. Po pierwsze nie trzeba wyposażać każdego stanowiska komputerowego w drukarkę, a po drugie łatwiej można zarządzać i kontrolować środowisko drukarek sieciowych.

Zaawansowane urządzenia oprócz opcji druku posiadają również dodatkowe funkcje, które usprawniają pracę podczas obsługi dokumentów. Zwykle wyposażone są w moduł skanera, który może wysyłać zeskanowane dokumenty mailem lub zapisywać na skonfigurowany udział sieciowy.

Zobacz również:

• Nowe drukarki MFP Sharp - tanie i wydajne drukowanie dla MŚP

Zarządzanie środowiskiem druku

Wykorzystanie drukarek sieciowych znacznie ułatwia pracę i redukuje konieczność podłączania wielu urządzeń do pojedynczych komputerów. Jednak każdą z nich trzeba zarządzać osobno. Podstawową metodą konfiguracji i zarządzania jest zwykle panel zarządzania dostępny na samym urządzeniu lub interfejs WWW, gdzie w prosty sposób można ustawić wszystkie niezbędne opcje.

Jednak zarządzanie każdym urządzeniem z osobna może się okazać kłopotliwe, szczególnie przy większej ilości drukarek. Dlatego chcąc centralnie zarządzać wszystkimi drukarkami w sieci należy podłączyć je i skonfigurować na serwerze wydruku. Konfigurując print serwer oparty na systemie serwerowym Microsoft można w kilku prostych krokach umożliwić drukowanie wszystkim użytkownikom podłączonym do sieci. Plusem takiego rozwiązania jest także możliwość zainstalowania bezpośrednio na serwerze wszystkich niezbędnych sterowników do systemów używanych w infrastrukturze oraz przypisanie odpowiednich uprawnień do drukowania lub samego podłączenia do drukarki. W razie potrzeby istnieje również możliwość stworzenia puli drukarek, którą użytkownicy będą widzieli w swoim systemie jako pojedyncze urządzenie, jednak w rzeczywistości praca wydruku zostanie obsłużona przez jedną z kilku drukarek. Dzięki łatwym w obsłudze i intuicyjnym przystawkom można określić podstawową konfigurację drukarki oraz jej funkcje dodatkowe (np. obsługę dupleksu), a wszelkie zmiany konfiguracyjne będą niewidoczne dla użytkownika, dopóki urządzenie jest udostępnione przez serwer wydruków.

Pod pojęciem zarządzania środowiskiem druku kryje się jednak o wiele więcej elementów. Składową całego systemu zarządzania są przede wszystkim aplikacje usprawniające pracę, a także wszystkie procesy związane z drukowaniem, kopiowaniem i skanowaniem dokumentów, Dodatkowo dochodzi również aspekt bezpieczeństwa przetwarzanych przez system druku informacji. Największe korzyści może przynieść firmie wdrożenie kompleksowego systemu obsługi i zarządzania środowiskiem druku.

Na rynku znajduje się wiele różnego rodzaju oprogramowania pozwalającego zarządzać flotą drukarek. Firmy zewnętrzne zajmujące się tworzeniem tego typu oprogramowania dla urządzeń drukujących i wielofunkcyjnych dostarczają systemy , które pozwalają kontrolować co jest drukowane, generować statystyki, obniżać koszty eksploatacji drukarek, a także zabezpieczać je przed nieautoryzowanym wykorzystaniem. Poniżej znajduje się zestawienie kilku przykładowych systemów z uwzględnieniem ich najważniejszej funkcjonalności.

Do kompleksowej obsługi infrastruktury drukowania, w której znajdują się drukarki oraz urządzenia wielofunkcyjne służą produkty Documaster których producentem jest firma Euroimpex S.A. Cały system składa się z kilku elementów podzielonych funkcjonalnie, a ich wdrożenie pozwala zredukować koszty, zabezpieczyć wydruki przed nieautoryzowanym dostępem oraz zarządzać całą flotą drukarek.

Moduł Documaster Multiaudit obniża koszty drukowania i kopiowania dokumentów poprzez precyzyjne rozliczanie użytkowników. Zbiera informacje o każdym wydruku, kopii, użytkowniku i koszcie, przypisując je w odpowiednie miejsce struktury organizacyjnej oraz do odpowiedniego urządzenia. Documaster Multiaudit dostarcza pełne dane do analizy, audytu oraz optymalizacji floty urządzeń.

Documaster Easyoffice poprawia bezpieczeństwo informacyjne oraz zarządzanie prawami dostępu do urządzeń. Bezpieczeństwo systemu osiągane jest dzięki rozbudowanemu systemowi zarządzania prawami dostępu do urządzeń. Moduł pozwala na identyfikację użytkowników przy urządzeniach, która odbywa się za pomocą kart (chipowych, zbliżeniowych), numeru PIN lub czujników biometrycznych.

Kolejny moduł, Documaster Service umożliwia nadzorowanie oraz automatyczną inwentaryzację urządzeń zainstalowanych w infrastrukturze. Może pracować w sieciach lokalnych oraz rozległych dając administratorowi IT wygodne narzędzie do nadzorowania infrastruktury nawet w odległych lokalizacjach. Moduł umożliwia bieżące monitorowanie stanu urządzeń, przy czym potrafi wykonać diagnostykę występujących problemów, a system alertów wysyłanych do zdefiniowanych użytkowników pozwala na zminimalizowanie czasu przestoju urządzenia, na którym wystąpił problem.

System Documaster daje również możliwość uruchomienia wydruku podążającego (follow me printing), redukując przestoje w oczekiwaniu na drukowanie. Dodatkowo cały system pozwala na integrację urządzeń z systemami ERP, workflow czy OCR.

Inny zestaw oprogramowania służącego do obsługi i zarządzania infrastrukturą drukowania w firmie to PrintoScope, którego producentem jest firma Solution4Office Sp. z o.o. Cały system składa się z czterech modułów, z których każdy spełnia określoną funkcję.

Printoscope Cost Control (PCC) odpowiedzialny jest za monitorowanie, gromadzenie, administrację oraz prezentację danych. Moduł zbiera informacje o dokumentach, które są drukowane w firmie. W celu analizy kosztów i obciążenia poszczególnych drukarek definiuje się w nim strukturę organizacyjną firmy i przypisuje pracowników. Dodatkowo w celach statystycznych i rozliczeniowych administrator dla każdego urządzenia drukującego i kopiującego definiuje koszt wykonania wydruku kolorowego i czarno-białego oraz koszt wykorzystywanego w czasie drukowania papieru.

Kolejny moduł Printoscope Terminal Server (PTS)realizuje funkcje autoryzacji dostępu do urządzeń drukujących oraz druk wędrujący. Bezpieczny dostęp do funkcji drukowania i kopiowania możliwy jest dzięki integracji oprogramowania Printoscope z panelem sterującym urządzenia lub dodatkowego urządzenia (Printoscope Terminal – PT) umieszczonego tuż przy urządzeniu drukującym. Identyfikacja użytkownika może być realizowana przy użyciu karty zbliżeniowej lub użyciem kodu PIN.

Archiwizacja i podgląd treści wydruków możliwy jest dzięki modułowi Printoscope Printouts Repository (PPR) . Daje on możliwość odzyskania archiwalnych wydruków i komisyjnego przeglądania ich treści. Wydruki wykonywane przez użytkowników są archiwizowane w repozytoriach w takiej postaci, w jakiej zostały wysłane do urządzenia drukującego. Do optymalizacji przestrzeni, w której zapisywane są wydruki moduł wykorzystuje mechanizm deduplikacji, a wszystkie dane w celach bezpieczeństwa przechowywane są w postaci zaszyfrowanej.

Ostatni z dostępnych modułów Printoscope Pre Paid (PPP) jest odpowiedni raczej dla firm o specyficznej działalności, które potrzebują uruchomienia usługi kopiowania i drukowania w systemie przedpłatowym. Użytkownicy mogą przy pomocy kart zbliżeniowych korzystać bezpośrednio z funkcji kopiowania oraz przesyłać do późniejszego wydrukowania prace poprzez dedykowany serwis WWW. Przy czym usługi wykonywane są przy posiadaniu przez użytkownika odpowiednich środków na koncie powiązanym z kartą.

Cały system Printoscope pozwala na optymalizację wydruków realizowanych w firmie. Dzięki mechanizmom znajdującym się w poszczególnych modułach wydruki realizowane są w bezpieczny sposób bez niepotrzebnych przestojów, a gdy zaistnieje taka konieczność zawsze można powrócić do archiwalnych dokumentów..