Dokumenty w ruchu

System obiegu dokumentów umożliwi usprawnienie pracy przedsiębiorstwa, automatyzując typowe, wielokrotnie powtarzalne czynności, związane z codzienną pracą organizacji.

Redakcja poleca:

Jak nie utonąć w papierach

Efektywne zarządzanie dokumentami i informacjami w nich zawartymi jest bolączką wielu polskich firm. Umiejętne wykorzystanie wiedzy pozwala zbudować przewagę nad konkurencją.

Dla każdego inne narzędzie

O przydatności aplikacji wspierającej zarządzanie procesami nie decyduje liczba posiadanych przez nią funkcjonalności, lecz ich zgodność z potrzebami organizacji.

O wiele więcej niż skanowanie

Przyjmowanie i przetwarzanie dokumentów papierowych często pochłania bardzo wiele zasobów. Firmę można usprawnić nie tylko optymalizując jej procesy biznesowe, ale także wspomagając samo przetwarzanie dokumentów.

Uprościć i usprawnić

Gdy firma zastanawia się nad usprawnieniem swojej pracy, zazwyczaj myśli o zmianach personalnych lub organizacyjnych, rzadko analizując jak naprawdę działa. Praktyka pokazuje, że optymalizacja procesów biznesowych przynosi zaskakująco dobre efekty.

Organizacja hipertekstowa

Rosnące wyzwania gospodarcze wymagają innowacyjnych metod zarządzania przedsiębiorstwami. Jedną z nich jest organizacja hipertekstowa, pozwalająca na korzystanie z zalet technologii ujednoliconej komunikacji i współpracy - UCC.

Obieg oszczędności

Rozsądnie dobrany i wdrożony system obiegu dokumentów umożliwia znaczące usprawnienie pracy. W pierwszej kolejności należy wdrożyć go w tych procesach, gdzie wykonywane są wielokrotnie powtarzalne czynności, związane z codzienną pracą organizacji.

W każdej firmie występuje typowy zestaw najczęściej wprowadzanych dokumentów - do tej grupy należą na przykład: faktura kosztowa, wniosek urlopowy oraz zakupowo-inwestycyjny i delegacja służbowa, a także pisma i inne dokumenty, właściwe dla danej organizacji. Obsługę dokumentów z tej grupy trzeba usprawnić w pierwszej kolejności. Należy przy tym dokonać optymalizacji obiegu, gdyż replikowanie istniejącego obiegu w elektronicznych narzędziach nie jest rozwiązaniem optymalnym - w każdym wdrożeniu implementację obiegu musi poprzedzić analiza struktury i działania danej organizacji.

Zamknąć gołębnik

Dokumenty przychodzące od zewnętrznych podmiotów powinny podlegać dekretacji zgodnie z właściwościami miejscowymi i rzeczowymi. Praktyka przegródek na dokumenty (zwanych popularnie "gołębnikiem") pokazuje, że wiele dokumentów leży tam dość długo. Tymczasem system obiegu dokumentów ma opcje powiadomienia za pomocą poczty elektronicznej albo odpowiedniego komunikatu o pojawieniu się nowego dokumentu, który z kolei może być wprowadzony pocztą elektroniczną oraz za pomocą faksu. Wymaga to dobrej ochrony przed niechcianymi wiadomościami, ale usprawnia wiele działań, gdyż umożliwia automatyczne dekretowanie dokumentów na podstawie typowych danych (nadawca, słowa kluczowe).

Gdy dokument został błędnie zadekretowany lub dotyczy kilku działów jednocześnie, proces zapoznawania się z nim w tradycyjnym systemie trwa dość długo. W systemach obiegu dokumentów nie ma potrzeby wykonywania kopii dokumentu, gdyż wiele osób może się zapoznać z jedną jego kopią - elektroniczną, dostępną online w systemie.

Systemy obiegu dokumentów informują pracowników o stanie każdego dokumentu w obiegu. Można w ten sposób szybko określić etap pracy nad dokumentem oraz identyfikować miejsca, w których obieg napotyka na problemy. W tradycyjnej pracy, związanej z dokumentami papierowymi, takie dane umykają analizom.

Kancelaria w komputerze

System obiegu dokumentów ułatwi pracę kancelariom, których zadania są regulowane przez odpowiednie przepisy. Urządzenia kancelaryjne, takie jak: dziennik, terminarz czy rejestr wydanych dokumentów, muszą być tworzone automatycznie, niezbędna jest automatyzacja rejestrowania i nadawania znaku sprawy oraz prowadzenie rzeczowego wykazu akt w systemie bezdziennikowym.

System może pobierać dane z różnych źródeł (najczęściej jest to skan, faks i poczta elektroniczna), rejestrując każde zdarzenie, podobnie rozwiązuje się komunikację wychodzącą. W wielu przypadkach niezbędne jest znakowanie kwalifikowanym znacznikiem czasu, by nastąpił skutek daty pewnej w rozumieniu przepisów Kodeksu cywilnego.

Dzięki temu, że dzienniki i spisy można łatwo przeszukać, system obiegu dokumentów umożliwia sprawne odnalezienie wszystkich żądanych dokumentów oraz spraw, których one dotyczą.


TOP 200