Numery, znaki i sygnatury

Ważną cechą ułatwiającą pracę jest automatyczna numeracja i kontrola poprawności przypisania dokumentów. W kancelarii prowadzonej w systemie mieszanym (jednocześnie stosowany jest dziennik w uproszczonej formie, a dokumenty przypisuje się do sprawy, tak jak w systemie bezdziennikowym) system obiegu musi uwzględnić konieczność podawania sygnatur zarówno dziennika korespondencyjnego (przy wejściu dokumentu w obieg), jak i sprawy, do której dany dokument jest przypisany (to przypisanie wykonuje właściwy referent). System powinien także zawierać mechanizm automatycznego tworzenia sprawy, jeśli dany dokument ją otwiera. Razem z powstaniem nowej wersji dokumentu lub nowego dokumentu w danej sprawie proces obiegu powinien uruchamiać się automatycznie, powinny być też zapisywane informacje o dostępie oraz punktach zatrzymania.

Znaleźć zastępstwo

Dobry system musi także rozwiązywać problemy nieobecności pracowników. Gdy osoba odpowiedzialna za załatwianie sprawy jest nieobecna, w obiegu powinny się znaleźć informacje o pracownikach, którzy ją mogą zastąpić. W praktyce bardzo często umieszcza się tutaj przełożonego danej osoby, ale należy wziąć pod uwagę konieczność zatwierdzeń przez dwie osoby (zgodnie z zasadą podpisu na dwie ręce). Jeśli więc przełożony nieobecnego pracownika dokonał pewnych czynności w jego zastępstwie (na przykład było to zatwierdzenie merytoryczne faktury), pozostałe akcje (takie jak zatwierdzenie do wypłaty) musi potwierdzić inna osoba. Obieg powinien uwzględniać także takie przypadki i sprawdzać dostępność, np. poprzez odpytanie ERP za pomocą API.

Masz nowe dokumenty

Ważną cechą systemu obiegu jest mechanizm powiadomień. W gąszczu dokumentów łatwo coś przeoczyć, dlatego w zaplanowanym obiegu powinny znaleźć się reguły powiadomień o obecności nowych dokumentów. Powiadomienia mogą także być wyzwalane przy zmianie statusu lub gdy dokument czeka na danym etapie zbyt długo. Razem z powiadomieniami powinien zostać wdrożony system monitoringu, za pomocą którego pracownicy mogą poznać stan załatwiania danej sprawy. Podobnie jak przy wyszukiwaniu, narzędzie to musi uwzględniać uprawnienia danego użytkownika.

Dobre wyszukiwanie

Systemy obiegu dokumentów posiadają narzędzia do pełnotekstowego wyszukiwania dokumentów, przy czym wyszukiwarka ta musi uwzględniać polską fleksję (by zapytanie "pies" spowodowało wyświetlenie także tych dokumentów, w których wystąpiło słowo "psa"). Przeszukiwanie treści jest potężnym narzędziem przy poszukiwaniu właściwego dokumentu, dlatego warto do systemu wprowadzać także skany dokumentów już po rozpoznaniu OCR, na przykład pliki PDF z warstwą tekstową.

Niektóre systemy potrafią organizować dowolne pliki, w tym także dźwięki, obrazy i klipy wideo, a nawet rysunki w programach inżynierskich, takich jak AutoCAD. Program może także zawierać opcje tworzenia podglądów dokumentu w przeglądarce internetowej, narzędzia do szybkiej konwersji oraz eksportu w innym formacie.

Jednocześnie narzędzia wyszukiwania muszą uwzględniać uprawnienia danego użytkownika, by nie przedstawiać wyników wyszukiwania dokumentów, do których dany użytkownik nie posiada uprawnień.

Procedury i audyty

Jeśli firma zamierza wdrożyć system zarządzania jakością, niezbędne będzie zrealizowanie środowiska, które umożliwi publikację, dystrybucję oraz organizację dokumentów tego systemu. Oprogramowanie musi odzwierciedlać strukturę dokumentacji systemu zarządzania jakością, posiadać mechanizm publikacji procedur oraz załączników wraz z wersjonowaniem, a także rejestrować odczytanie procedury i obsługiwać audyty wewnętrzne, w tym dokumentacje działań korygujących niezgodności. Najprostszą wersją jest portal z niezbędnymi dokumentami, rejestrujący ich odczytanie i obsługujący formularze planowania audytów, wprowadzanie sprawozdań online oraz automatyczne powiadomienia.