Gdy dokument został błędnie zadekretowany, lub dotyczy kilku działów jednocześnie, proces zapoznawania się z nim w tradycyjnym systemie trwa dość długo. W systemach obiegu dokumentów nie ma potrzeby wykonywania kopii dokumentu, gdyż wiele osób może się zapoznać z jedną jego kopią - elektroniczną, dostępną online w systemie. Systemy obiegu dokumentów informują pracowników o stanie każdego dokumentu w obiegu. Można w ten sposób szybko określić etap pracy nad nimi i identyfikować miejsca, w których obieg napotyka na problemy. W tradycyjnej pracy związanej z dokumentami papierowymi, takie dane umykają analizom.

System obiegu może być zaprogramowany w ten sposób, aby - w przypadku nieobecności pracownika - dokument został przekierowany do osoby zastępującej. W wielu firmach dokument papierowy czeka na powrót osoby, do której został zadekretowany - a to znacznie przedłuża czas pracy nad nim. Gdy czas odpowiedzi na dokument lub pracy z nim jest określony przez przepisy lub regulamin, zastosowanie systemu obiegu dokumentów ułatwi zapewnienie dotrzymania terminów.

Gdy masz ISO

Jeśli firma posiada system zarządzania jakością, istotna staje się dokumentacja dotycząca procesu publikacji oraz zapoznawania się z dokumentami przez poszczególnych współpracowników. W wersji papierowej wymagało to wykonywania dużej ilości kopii dokumentów oraz dodatkowych związanych z rejestracją ich używania. W systemie elektronicznym potwierdzenie zapoznania się pracownika z dokumentem może być wykonywane przez system na podstawie akcji użytkownika.

Warto zwrócić uwagę na szybkość pracy takiego systemu - nowa wersja dokumentu jest dostępna praktycznie natychmiast po publikacji, wszyscy pracownicy korzystający z niego otrzymują niezwłocznie powiadomienia pocztą elektroniczną lub poprzez odpowiedni komunikat w menu, raporty o zapoznaniu się z treścią są również dostępne szybko. Dobrze eksploatowany elektroniczny system obiegu dokumentów ma istotną cechę - każdy dokument w nim publikowany jest dostępny dla wszystkich osób z rozdzielnika we właściwej wersji. Wystarczy założenie, że najnowszy dokument jest zawsze publikowany w firmowym systemie, aby zapewnić dostępność najnowszej wersji dla wszystkich.

Systemy obiegu dokumentów mają system uprawnień, który kieruje dostępem poszczególnych użytkowników do dokumentów i ich grup. Prawidłowo wdrożony, zapewnia dwie ważne cechy: użytkownik otrzymuje tylko te dokumenty, które jego dotyczą, oraz wszystkie dokumenty dla użytkownika są pogrupowane pod kątem spraw (osobno faktury, urlopy itd.). Dzięki temu unika się nawału niepotrzebnej informacji i ułatwia organizację pracy. Dokładny raport dotyczący dostępu do danych zapewnia określenie, do jakich dokumentów każdy użytkownik miał dostęp.

Na pomoc kancelariom

System obiegu dokumentów ułatwi pracę kancelariom, których zadania są regulowane przez odpowiednie przepisy. Urządzenia kancelaryjne, takie jak dziennik, terminarz czy rejestr wydanych dokumentów, mogą być tworzone automatycznie. Automatyzacja rejestrowania i nadawania znaku sprawy, prowadzenia rzeczowego wykazu akt w systemie bezdziennikowym są bardzo cenione przez użytkowników. Nowoczesne systemy obiegu dokumentów mają wbudowany mechanizm pełnotekstowego, kontekstowego wyszukiwania wewnątrz treści dokumentów. Dzięki temu możliwe jest bardzo szybkie przeszukanie wszystkich umieszczonych dokumentów pod kątem występowania szukanych słów. Co ważniejsze, wyszukiwanie może być ograniczane pod względem typów dokumentów oraz ich lokalizacji. Pełnotekstowe wyszukiwanie dokumentów szczególnie dobrze sprawdza się w przypadku prowadzenia dużej ilości akt różnych spraw, w takich firmach jak kancelarie prawne lub firmy usługowe.