Dokument to podstawa
-
- Andrzej Gontarz,
- 25.10.2004
Wymagająca Unia
Zachętą do sięgnięcia przez banki po rozwiązania związane z dokumentacją elektroniczną były wymierne korzyści możliwe do uzyskania poprzez zastosowanie tej formy działalności. Wśród nich wymienić można np. możliwość obsłużenia większej ilości transakcji czy zmniejszenie kosztów obsługi rachunków. Co może być impulsem do zwrócenia większej uwagi na perspektywę wykorzystania dokumentu elektronicznego w polskiej administracji?
Wydaje się, że jednym z głównych czynników wymuszających na polskiej administracji wdrożenie systemów elektronicznego obiegu dokumentów mogą być znowu wymagania związane z członkostwem naszego kraju w Unii Europejskiej. Rada Unii Europejskiej chce, aby w obiegu elektronicznym odbywał się już sam proces tworzenia unijnego prawa. W tym celu tworzony jest system Europejskiej Wymiany Dokumentów (EWD). Każdy kraj musi wykonać jego własną część. W Polsce zadanie to Ministerstwo Nauki i Informatyzacji powierzyło firmie Rodan Systems. Niedawno zakończyła ona wdrażanie Systemu Przepływu i Archiwizowania Spraw i Dokumentów Elektronicznych Rady Unii Europejskiej EWD-Polska.
System ten ma obejmować docelowo wszystkie ministerstwa, służyć kilkunastu tysiącom urzędników i obsługiwać każdego miesiąca kilka tysięcy dokumentów. Jego zadaniem ma być usprawnienie pracy polskich specjalistów uczestniczących w pracach legislacyjnych Unii Europejskiej. Będzie on służył koordynacji działań rządu polskiego nad wypracowaniem wspólnego, polskiego stanowiska w sprawach będących przedmiotem europejskich inicjatyw legislacyjnych. Za jego pośrednictwem mają być prowadzone konsultacje, uzgodnienia, przesyłane potrzebne do tego dokumenty, udostępniane poszczególne, kolejne wersje zapisów. Zaletą tego systemu ma być zgromadzenie w jednym miejscu pełnej wiedzy na temat zagadnień, jakimi zajmują się eksperci w ramach prac legislacyjnych Unii Europejskiej.
Z drugiej strony, impulsem dla większego zainteresowania się możliwościami wykorzystania dokumentów elektronicznych w całej polskiej administracji powinien być system IDA (Interchange of Data between Administration). Z chwilą przystąpienia do Unii Europejskiej Polska powinna włączyć się w paneuropejski system wymiany informacji. Obowiązujące w nim standardy i narzędzia tworzone są właśnie w ramach programu IDA, a właściwie już IDA II. Należy mieć nadzieję, że udział strony polskiej w tych pracach będzie obecnie bardziej aktywny niż w okresie przedakcesyjnym.
Sami sobie
Popularyzacji idei dokumentu elektronicznego będzie służyć z pewnością również wiele inicjatyw odejmowanych w obrębie samej administracji polskiej. Urząd Zamówień Publicznych przygotowuje np. system, który ma przyczynić się do eliminacji papieru w trakcie przygotowania i prowadzenia przetargów. Jego tworzenie finansowane jest z funduszy PHARE.
Cały proces postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ma się odbywać przez Internet. Powstaje specjalny portal zamówień publicznych, poprzez który będzie się odbywała wymiana wszystkich dokumentów związanych z przetargami. Za jego pośrednictwem będzie też można prowadzić aukcje elektroniczne.
System będzie posiadał osobne moduły dla zamawiających i wykonawców. Będzie można zainstalować odpowiednią aplikację na komputerze i dopiero po skompletowaniu całej oferty przesłać ją przez Internet. Zamawiającemu program będzie pomagał przy oszacowaniu wartości zamówienia, wysłaniu ogłoszenia, przygotowaniu specyfikacji istotnych warunków zamówienia, wstępnej weryfikacji ofert czy nawet ich wyborze. Wykonawcy pomoże znaleźć odpowiednie oferty, pobrać specyfikację, wypełnić formularz zgłoszeniowy. Oferta będzie musiała być opatrzona bezpiecznym podpisem elektronicznym.
Do całkowitego wyeliminowania dokumentów papierowych przygotowuje się także Polska Służba Celna. Od 21 października br. przy realizacji odpraw celnych będzie można posługiwać się podpisem elektronicznym. Polscy celnicy są pod tym względem w czołówce europejskiej, wprowadzają podpis elektroniczny jako jedni z pierwszych w Unii Europejskiej. Działania związane z informatyzacją procedur celnych prowadzone były u nas już na początku lat dziewięćdziesiątych. W drugiej połowie lat dziewięćdziesiątych stworzony został zintegrowany system celny, kompatybilny z systemami służb celnych w krajach Unii Europejskiej. Obecnie polska administracja celna stoi przed kolejnymi wyzwaniami, związanymi m.in. z planowanymi w UE zmianami w organizacji służb celnych. Przygotowaniem do nich ma być właśnie m.in. przejście na bezpapierową obsługę procedur celnych z wykorzystaniem dokumentów elektronicznych.
Zakres wykorzystania dokumentów elektronicznych w administracji decyduje w dużym stopniu o skali i jakości usług publicznych świadczonych przez Internet.
Z tegorocznej, czwartej edycji europejskiego badania e-government (Webbased Survey on Electronic Public Services), przeprowadzonego przez Cap Gemini Ernst & Young wynika, że w piętnastu "starych" krajach członkowskich Unii Europejskiej e-usługi dla ludności są wciąż trudniej dostępne niż dla firm. W obu grupach z kolei usługi związane z możliwością ściągania podatków i innych należności na rzecz państwa są na wyższym pozio-mie zaawansowania niż usługi polegające na świadczeniach ze strony administracji na rzecz obywateli (np. zezwolenia, rejestracje).
Zasięg usług e-administracji w tych krajach wciąż rośnie, ale tempo wzrostu w ostatnim czasie spadło. Ich poziom jest i tak jednak bardzo wysoki w porównaniu z tego typu ofertą na gruncie polskim. Wynosi on obecnie prawie 70%. W ciągu ostatnich dwunastu miesięcy największe postępy poczyniła Austria.
Komisja Europejska będzie zachęcała wszystkie państwa członkowskie Unii do zwiększenia starań na rzecz rozwijania aplikacji umożliwiających pełną transakcyjność usług w pełnej ich gamie, zarówno na rzecz firm, jak i dla obywateli. Zdaniem unijnych urzędników ma to się przyczynić do zwiększenia społecznej akceptacji dla idei e-government.
Jakie korzyści można osiągnąć na gruncie administracji publicznej z posługiwania się na dużą skalę dokumentami elektronicznymi? Powszechnie za najważniejszy atut takiego rozwiązania uważa się umożliwienie obywatelom załatwiania spraw na odległość (bez wychodzenia z domu). Zapomina się natomiast o jeszcze jednym, bardzo ważnym aspekcie sprawy. W przypadku dokumentu elektronicznego tak naprawdę nową, rodzącą zupełnie nowe skutki jakością nie jest nowa forma fizyczna nośnika umożliwiająca nową formę komunikacji, lecz możliwości związane z gromadzeniem, zarządzaniem i dostępem do informacji zawartych w tych dokumentach.
Dokumenty wprowadzone do elektronicznego obiegu dają szansę szybszego, bardziej wszechstronnego dotarcia do zgromadzonej na nich wiedzy niż dokumenty pozostające w tradycyjnych, teczkowych repozytoriach. Dokumenty w elektronicznym systemie stanowią w gruncie rzeczy nieprzebrane zasoby danych, informacji, wiedzy, które można wykorzystywać na różny sposób - zarówno dla usprawnienia obsługi obywateli, jak i podejmowania strategicznych decyzji związanych z rozwojem państwa czy miasta. Można je w tym celu odpowiednio obrabiać, przetwarzać, klasyfikować, przeszukiwać, tworzyć na ich bazie różnorodne raporty, zestawienia, lokalizować stosowne procesy itp. I w tym zakresie należy w dużej mierze upatrywać poważnych korzyści związanych z zastosowaniem nowej, elektronicznej formy dokumentów.
