FINALISTA KONKURSU

Can-Pack to przedsiębiorstwo wielooddziałowe, w którym papierowe dokumenty często musiały przechodzić między najważniejszymi lokalizacjami: Kraków, Brzesko, Bydgoszcz. Firma jest scentralizowana i należało ograniczyć wysyłanie dokumentów papierowych. Wdrożono zatem mechanizm cyfrowego przetwarzania dokumentów papierowych. Faktura zakupowa podlega skanowaniu w recepcji, gdzie jest przypisany kod kreskowy, wersja papierowa przechodzi do archiwum.

Zeskanowana faktura podlega rozpoznawaniu OCR, a następnie tworzony jest cyfrowy dokument, który umieszczany jest w systemie SAP i wstępnie księgowany. Do niego dołącza się obraz faktury, system automatycznie łączy fakturę z zamówieniem i dokonuje weryfikacji. Dla faktur transportowych wprowadzono dodatkowe rozszerzenie, które paruje fakturę ze zleceniem transportowym. Opracowano także automatyzację weryfikacji – osoba merytorycznie odpowiedzialna za zakup przegląda dekrety, sprawdza fakturę i zatwierdza ją do dalszego przetwarzania. W firmie obowiązują różne strategie zatwierdzania, zależne od kwoty faktury i klienta. Dzięki takiej organizacji dokument wprowadzony w Krakowie jest od razu widoczny np. w Brzesku i może bardzo szybko przejść wszystkie etapy zatwierdzenia.

Główny serwer SAP jest zainstalowany w Brzesku, to centralna instalacja dla całej grupy Can-Pack. Stąd obsługiwane są również spółki zagraniczne, m.in. w Maroku, Indiach i Rosji. Wdrożenie centralnego obiegu dokumentów objęło oddział zagraniczny Can-Pack w Finlandii, gdzie uzyskano największe korzyści z usprawnienia weryfikacji faktur. W Can-Pack przetwarza się ponad 100 tys. faktur zakupowych rocznie. Producentem oprogramowania jest firma FIS Informationssysteme und Consulting GmbH, która ma gotowe rozwiązania przystosowane do systemu SAP. Takie oprogramowanie wdrożono w Can-Pack.