Dokument > informacja > wiedza

Wielu producentów dostarczających tradycyjne narzędzia do zarządzania dokumentami posuwa się obecnie krok dalej - opracowuje rozwiązania umożliwiające zarządzanie wiedzą (knowledge management) - w szczególności tą wiedzą, która nie została spisana w konkretnych dokumentach.

Wielu producentów dostarczających tradycyjne narzędzia do zarządzania dokumentami posuwa się obecnie krok dalej - opracowuje rozwiązania umożliwiające zarządzanie wiedzą (knowledge management) - w szczególności tą wiedzą, która nie została spisana w konkretnych dokumentach.

U podstaw dziedziny określanej mianem knowledge management leży przekonanie, że w każdej organizacji znajdują się ogromne zbiory wiedzy z różnych dziedzin, zawarte nie tylko w systemach informatycznych, ale przede wszystkim w głowach zatrudnionych w niej pracowników. Narzędzia z zakresu KM mają umożliwić współczesnym firmom uporanie się z takimi problemami, jak wymiana informacji i wiedzy między działami firmy a indywidualnymi pracownikami, którym ta wiedza jest w danej chwili potrzebna, skrócenie czasu, jaki jest wymagany do odszukania niezbędnych informacji, a także zminimalizowanie strat wynikających z utraty pewnej wartości intelektualnej w przypadku odejścia pracowników z firmy.

Identyfikacja problemu

Problematyka KM kojarzy się najczęściej z możliwością odnalezienia właściwego dokumentu wówczas, gdy jest on potrzebny. Toteż chcąc zrealizować wdrożenie systemu KM, w rzeczywistości firmy poszukują systemu zarządzania dokumentami. I chociaż rzeczywiście systemy zarządzania dokumentami mogą odegrać bardzo dużą rolę w ułatwieniu dostępu do przechowywanych w dokumentach informacji, to należy się zastanowić, czy odnalezienie żądanego dokumentu rzeczywiście stanowi maksymalne zapotrzebowanie użytkownika na poszukiwaną informację. Czy nie miałaby większej wartości dla tego użytkownika informacja, kto przygotował ten dokument? Jaką wiedzę posiada twórca tego dokumentu i jakie inne dokumenty opracował bądź zamierza opracować?

W istocie znacznie częściej poszukuje się ekspertów w danej dziedzinie niż tworzonych przez nich dokumentów. Na wiedzę składają się nie tylko dane i informacje, ale również kontekst, w jakim należy te informacje odczytywać (perspektywa nadająca właściwe znaczenie danej informacji). Poznanie tego kontekstu i jego skonfrontowanie z treścią posiadanego dokumentu niesie dużo większą wartość niż dostęp do dokumentu.

KM jest właśnie tą dziedziną, która ma umożliwiać kompleksowe wyszukiwanie wiedzy. W tym celu posługuje się zaawansowanymi narzędziami, umożliwiającymi grupowanie zbliżonych tematycznie (kontekstowo) dokumentów, określanie relacji pomiędzy treścią dokumentów a pracownikami firmy, a także pozwalającymi na bezpośrednią komunikację między pracownikami firmy.

Technologia KM ma pomóc w rozwiązaniu trzech podstawowych problemów współczesnych firm. Pierwszy polega na tym, że wiele cennych pomysłów i informacji tworzonych przez pracowników firmy bądź też działające w niej zespoły robocze "ukrytych" jest na dyskach twardych ich komputerów. Drugi problem polega na tym, że poszczególne zespoły więcej czasu poświęcają na czynności administracyjne i koordynacyjne niż na rzeczywistą, konstruktywną pracę. Trzeci, stanowiący efekt dwóch poprzednich, to fakt, że pomimo posiadania wielu informacji, sumaryczna wiedza firm o ich sytuacji rynkowej, sytuacji segmentu, w którym działają itp., jest znacznie mniejsza niż suma wszystkich informacji zawartych w ich systemach informatycznych.


TOP 200