To właśnie dlatego tak wiele polskich firm w latach 2007–2013 sięgnęło po fundusze europejskie i wdrożyło nowe technologie.

Wśród przedsiębiorców szczególną popularnością cieszyły się Regionalne Programy Operacyjne oraz Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka, a konkretnie działania: 8.1 – wspieranie działalności gospodarczej w dziedzinie gospodarki elektronicznej i 8.2 – wspieranie wdrażania elektronicznego biznesu typu B2B, w tym systemów klasy ERP, Workflow, EDI, CRM itp. Jak informuje Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości, na same działania 8.1 elektroniczny biznes i 8.2 systemy B2B na początku września br. alokacja środków wynosiła odpowiednio 390 mln I 400 mln euro. Do tej pory Instytucja pośrednicząca zawarła z beneficjentami pomocy umowy na kwoty 1 211 mln zł (działanie 8.1) i 823 mln zł (działanie 8.2).

Jednak aby pozyskać środki na realizację innowacyjnych pomysłów z obszaru IT, nie wystarczy tylko wyciągnąć rękę po pieniądze. Projekt informatyczny, którego wdrożenie jest współfinansowane ze środków UE, rządzi się swoimi prawami. Choć za realizację projektu odpowiedzialny jest oczywiście przedsiębiorca, to obu stronom powinno zależeć na osiągnieciu wspólnego celu.

Projekt europejski w IT krok po kroku

Do dobrych praktyk zalicza się współpracę przedsiębiorcy aplikującego o środki europejskie z zewnętrznym konsultantem, nawiązaną już na etapie przygotowania wniosku o dofinansowanie. Doradca, znając zasady pozyskiwania funduszy unijnych i znając technologie IT, rozwieje wątpliwości związane m.in. z celem inwestycji czy doborem odpowiednich środków. Warto również skorzystać z zewnętrznego doradztwa, realizując wdrożenie, i potraktować je jako audyt projektu.

Dla firmy dostarczającej i wdrażającej oprogramowanie, gdy zakup systemu jest współfinansowany w ramach projektu UE, szczególnie ważna jest ścisła współpraca z kierownikiem projektu po stronie klienta. Beneficjent funduszy unijnych zatrudnia lub powołuje spośród dotychczasowych pracowników kierownika projektu. Będzie on odpowiedzialny za szeroko pojęte zarządzanie projektem, realizację, komunikację z instytucją pośredniczącą, monitoring harmonogramu rzeczowo-finansowego, promocję, ewaluację. Klient powinien zwrócić szczególną uwagę, aby takie stanowisko było ujęte w biznesplanie, zwłaszcza gdy jest rozbudowany, a dostawca rozwiązań klasy ERP, CRM, EDI jest tylko jednym z uczestników projektu UE. Drugą niezbędną osobą w projekcie unijnym jest specjalista odpowiedzialny za sporządzanie sprawozdań do instytucji wdrażającej/zarządzającej tzw. wniosków o płatność, przygotowywanych w dedykowanej do tego aplikacji – „generatorze wniosków”. Te czynności najczęściej powierzane są osobom związanym z księgowością i finansami firmy.

Sam fakt podpisania umowy o dofinansowanie również powinien odbywać się przy konsultacjach z dostawcą oprogramowania, zwłaszcza w zakresie terminów realizacji poszczególnych etapów prac. Przedsiębiorca będący beneficjentem pomocy ze środków europejskich powinien też od samego początku dokumentować zadania – począwszy od zebrania ofert od dostawców i dokumentacji wyboru najkorzystniejszej oferty na dostawę usług, poprzez podpisywanie umów z dostawcami zgodnymi ze specyfikacjami technicznymi projektu, dokumentowanie poniesionych wydatków, protokołowanie odebranych etapów prac, itp. Innymi słowy, przedsiębiorca powinien być świadomy praw i obowiązków stron umowy związanych z realizacją projektu w zakresie zarządzania, rozliczania, monitorowania, sprawozdawczości i kontroli, a także w zakresie informacji i promocji. Do zadań przedsiębiorcy należeć będzie przechowywanie dokumentacji projektowej przez 10 lat. Prawdziwym wyzwaniem będzie jednak konieczność zapewnienia trwałości rezultatów projektu – efekty przedsięwzięcia muszą być utrzymane w ciągu od trzech do nawet pięciu lat od zakończenia projektu.