Zadaniem systemu informacji zarządczej nie jest samo przekazywanie informacji, ale dostarczanie ich w sposób regularny, skuteczny i czytelny, umożliwiający szybkie podejmowanie decyzji operacyjnych i strategicznych.

Celem działania organizacji gospodarczej jest przede wszystkim maksymalizacja zysku, zwiększanie udziału w rynku i wzrost wartości dla jej właściciela/akcjonariuszy. Realizacja tak postawionego celu wymaga koordynowania i monitorowania wszystkich obszarów funkcjonowania firmy. Aby to zrealizować, trzeba pozyskiwać na bieżąco przekrojowe informacje dotyczące prowadzonej działalności. Jest to skutecznie wspomagane przez właściwie dobrany do potrzeb i specyfiki firmy oraz dobrze zaimplementowany system informacji zarządczej (SIZ; ang. Management Information System - MIS). Jest to rozwiązanie informatyczne generujące odpowiednie informacje w sposób uporządkowany na podstawie ogromnej ilości danych pochodzących ze wszystkich wydziałów firmy oraz rozpowszechniające je we właściwym czasie pracownikom, w celu podejmowania decyzji menedżerskich.

W rzeczywistości gospodarczej mamy do czynienia z systemem informacji zarządczej tylko wtedy, gdy następuje wszechstronne i szczegółowe przetwarzanie danych zachowujących ciągłość w czasie, bazujące m.in. na algorytmach agregacji, dekompozycji i interpretacji oraz gdy są stosowane czytelne formy prezentacji wszystkich informacji. Zadaniem takiego systemu nie jest sam fakt przekazywania informacji, ale dostarczanie informacji w sposób regularny (cykliczny), skuteczny i czytelny, umożliwiający szybkie podejmowanie decyzji operacyjnych i strategicznych.

Generowane raporty powinny dostarczać informacje obejmujące te same przedziały czasowe, aby menedżer mógł bezpośrednio porównywać kolejne opracowania. Zapewnia to pełną spójność i porównywalność w czasie wszystkich raportów, co sprawia, że opracowania z poprzednich okresów są równie użyteczne, co bieżące. Dzięki temu możliwe jest rozpatrywanie informacji pochodzącej z kilku okresów, porównywanie jej oraz zestawianie tak, aby widoczne były kierunki zmian i tendencje rozwoju firmy. Pozwala to również na zwiększenie obiektywizmu przeprowadzanych analiz. Nie powinno się tworzyć, poza niespodziewanymi sytuacjami wymagającymi natychmiastowej analizy, raportu za każdym razem w innym układzie. Do skutecznego zarządzania firmą nie są przydatne informacje jednorazowe, oderwane od kontekstu, prezentujące stan na konkretną datę.

Według potrzeb

Nawet najlepsze programy komputerowe pozwalające na szybkie, jednokrotne sporządzanie raportów, czy też arkusze kalkulacyjne umożliwiające wykonywanie różnorodnych operacji na liczbach i przeprowadzanie ich analiz, nie są rozwiązaniami realizującymi zadania systemu informacji zarządczej.

Rozwiązanie informatyczne dedykowane kadrze kierowniczej powinno dostarczać informacji potrzebnych w danym procesie decyzyjnym. Przy czym, nie jest ważna liczba raportów, które powstają w ciągu roku, ale jaka jest ich użyteczność i przydatność w bieżącym zarządzaniu firmą. Opracowania te powinny dostarczać informacji o różnym stopniu szczegółowości, uwzględniając potrzeby pracowników, zależne od szczebla zarządzania. Istotna tutaj jest również możliwość uzyskania informacji we właściwym czasie w odpowiedzi na pytania biznesowe zadane w trybie ad hoc. Praktycznie każde rozwiązanie informatyczne przeznaczone do analizy danych ma podobny zestaw standardowych scenariuszy obejmujących podstawowe wskaźniki oceny funkcjonowania organizacji gospodarczej. Dlatego ważne jest, czy system informatyczny pozwala na samodzielne tworzenie potrzebnego modelu przeprowadzenia analiz.

Truizmem w tym miejscu jest już pisanie, że sprawnie działający system informacji zarządczej powinien dostarczać prawdziwe informacje, dotyczące aktualnie zachodzących procesów i zdarzeń w organizacji gospodarczej. To wymaga właściwego systemu raportowania, ale również zagwarantowania odpowiedniej jakości danych. Kłopotem dzisiaj nie jest już uzyskanie danych, ponieważ można nieomal błyskawicznie otrzymać dostęp do różnego rodzaju baz danych, ale problemem może być ich jakość, która decyduje o możliwościach uzyskania prawdziwej informacji, która będzie istotna w rozpatrywanej sytuacji decyzyjnej. Jeżeli jakość danych jest niska, to należy zastanowić się, czy w ogóle warto podejmować się wdrożenia systemu informacji zarządczej, ponieważ w takich warunkach zastosowanie nawet najlepszych programów nie rozwiąże problemów firmy. Informacje pozyskane na bazie takich danych mogą być nieprawdziwe.

Stąd, aby efektywnie móc skorzystać z możliwości systemu informacji zarządczej, trzeba w firmie zapewnić rozwiązanie informatyczne pozwalające zarówno na przetwarzanie i zarządzanie potrzebnymi danymi, jak i gwarantujące poprawną ich jakość, dokładność oraz integralność. Umożliwi to profesjonalne wykorzystanie źródeł danych - poprzez zapewnienie dostępu do wszystkich koniecznych danych (wymaganych do przeprowadzenia wielokryterialnych analiz) niezależnie od ich miejsca przechowywania, wyrafinowane ich przetwarzanie oraz zastosowanie inteligentnych procedur do wnioskowania, symulacji i analizy.

Na czas

Kolejnym czynnikiem decydującym o przydatności raportów wygenerowanych przez system informacji zarządczej jest czas realizacji tych opracowań. Jest to często uzależnione od przygotowania danych zawartych w bazach firmy. Może się okazać, że lepsza jest nawet najprostsza analiza, której wyniki są dostępne szybko niż zaawansowana (z użyciem wyrafinowanych narzędzi typu OLAP), której rezultaty otrzymywane są później w stosunku do tempa zmian związanych z prowadzoną działalnością.

Dobry system informacji zarządczej w firmie to taki, który zapewni dostarczanie jakościowej informacji we właściwym czasie, wpływając bezpośrednio na wszystkie podejmowane decyzje. Szybka i precyzyjna informacja pozwala skutecznie reagować na wszelkie zmiany zachodzące zarówno wewnątrz firmy, jak i w jej otoczeniu. Informacje takie są bardzo potrzebne, aby we właściwym momencie dostrzec zarówno szansę na zdobycie przewagi na rynku (podejmując decyzje np. powodujące zwiększenie produkcji, sprzedaż czy też inwestycję związaną z rozwojem firmy), jak i zagrożenie dotyczące funkcjonowania firmy (natychmiastowa reakcja może pozwolić utrzymać się na rynku).