W czytelny sposób

W wielu firmach zdarza się, że raporty generowane przez system informacji zarządczej, mimo że zawierają potrzebne informacje, nie są wykorzystywane. Jest to konsekwencja niedostosowania prezentacji informacji do oczekiwań pracowników, gdzie różnego rodzaju zestawienia są dla nich nieczytelne.

Dobry system informacji zarządczej to taki, który posiada przyjazny interfejs użytkownika oraz przedstawia informację w jak najbardziej czytelnej formie. Standardem staje się prezentacja danych w postaci graficznej, która powinna być odpowiednio dobrana do potrzeb informacyjnych związanych z zadaniami wykonywanymi przez pracowników na danym stanowisku pracy oraz ich percepcyjnych predyspozycji. Zwłaszcza dla kadry kierowniczej ekrany powinny pełnić rolę kokpitu menedżerskiego (management dashboard) pozwalającego na wizualizację w postaci podobnej do pulpitów sterowniczych, dostarczając informację w pełni dostosowaną do ich zadań oraz obowiązków. Powinny być tak zaprojektowane, aby na pierwszy "rzut oka" dostarczać istotne informacje.

Elementem takiej prezentacji powinny być okna kontrolne przedstawiające poszczególne procesy, bazując na wybranych, kluczowych wskaźnikach wydajności (KPI - key performance indicators), prezentowanych choćby w postaci różnego rodzaju alertów. Umożliwiają one menedżerom analizowanie i pozyskiwanie natychmiastowej informacji ilustrowanej graficznie według zadanych kryteriów. Okna kontrolne pozwalają na monitorowanie zarówno całych procesów, jak również poszczególnych ich etapów. Ekrany tak zaprojektowane powinny dawać możliwość pozyskania, jeśli zaistnieje taka potrzeba, również bardziej szczegółowych informacji.

Generowane przez system informacji zarządczej raporty powinny być czytelne i intuicyjne w odbiorze. Informacje w nich zawarte powinny być prezentowane nie tylko w formie tabelarycznej, ale również za pomocą rozmaitych wykresów. Umiejętne wykorzystanie właściwych form do prezentacji informacji zawartych w raportach pozwala na precyzyjne wskazanie mocnych i słabych czynników związanych z funkcjonowaniem firmy. Natomiast trzeba uważać na tendencyjną lub skomplikowaną prezentację informacji, która często będąc wynikiem braku wiedzy o właściwym zastosowaniu wizualizacji, może przyczynić się do pewnych uproszczeń, a w konsekwencji do podjęcia błędnych decyzji.

Dla menedżera ważny jest również zróżnicowany dostęp - korzystając z urządzeń mobilnych, takich jak notebook, palmtop czy telefon komórkowy, w dowolnym czasie i w dowolnym miejscu powinien mieć on zagwarantowany dostęp do informacji zawartych w różnych raportach. Wymaga to zapewnienia w systemie informacji zarządczej funkcjonalności pozwalającej na szybkie, ale bezpieczne połączenie się z nim. Jest to możliwe przez zagwarantowanie spersonalizowanych uprawnień zarówno w dostępie do poszczególnych funkcji systemu informacji zarządczej, jak i raportów. Informacja pozyskana z tego typu systemów jest bardzo cenna dla firmy i powinna być chroniona, ponieważ wskazuje na jej słabe i mocne strony.

Dodatkowym atutem systemu informacji zarządczej jest możliwość eksportu wygenerowanych raportów do formatu akceptowalnego przez standardowe oprogramowanie biurowe (np. MS Office), znajdujące się prawie na każdym stanowisku komputerowym. Ułatwia to dystrybucję opracowań wśród pracowników firmy, którzy powinni się z nimi zapoznać.

Świadomy wybór

Mimo powstawania coraz nowszych systemów informacji zarządczej, organizacja gospodarcza wybierając konkretne rozwiązanie, obok uwzględniania aktualnych modeli prowadzenia działalności biznesowej czy też antycypowanych rozwiązań, powinna przede wszystkim przeprowadzić dokładną analizę rzeczywistych potrzeb informacyjnych. Decyzja o wdrożeniu takiego systemu powinna być świadoma i obejmować całościowe traktowanie problematyki procesów informacyjnych związanych z zarządzaniem firmą.

Dr Helena Dudycz jest adiunktem w Katedrze Teorii Informatyki Instytutu Informatyki Ekonomicznej Akademii Ekonomicznej we Wrocławiu.