Dobry plan kluczem do sukcesu kadr

Odpowiednio zaplanowana polityka szkoleniowa pozwala na świadome i celowe wpływanie na umiejętności, zachowania i postawy pracowników lub użytkowników rozwiązań informatycznych. Pozwala również zwiększyć atrakcyjność firmy jako pracodawcy.

Planowanie polityki szkoleniowej, a także organizacji i specyfiki szkoleń informatycznych oraz tych z pogranicza IT i biznesu, to proces ważny, ale niedoceniany. Polityka szkoleniowa stanowi usystematyzowany plan określający kierunek i sposób wpływania na umiejętności i postawy pracowników. Polityka szkoleń ma też za zadanie zwiększać atrakcyjność firmy jako pracodawcy i dzięki temu przyciągać do siebie utalentowanych pracowników. Jest to szczególnie ważne w kontekście rekrutacji pracowników IT, od których bardzo często zależy innowacyjność firmy oraz możliwość uzyskania przewagi konkurencyjnej. Odpowiednio ukształtowana polityka szkoleniowa może też zwiększać atrakcyjność danych rozwiązań informatycznych w ocenie użytkowników biznesowych.

Planowanie polityki szkoleniowej w firmie z branży IT należy rozpocząć od przeanalizowania misji i wizji firmy. Następnym krokiem jest analiza celów organizacji - na poziomie strategii i operacji. Warto zaznaczyć, że firmy z branży IT lub działy IT mają inne cele operacyjne niż większość firm działających w bardziej tradycyjnych sektorach. Dzieje się tak przede wszystkim z uwagi na specyfikę pracy dostawców rozwiązań IT, która często polega na układaniu koncepcji, ich analizie i konsultowania ich z użytkownikami. W kolejnym kroku zdefiniowane cele strategiczne przekładane są na język kompetencji.

Język kompetencji IT

W toku definiowania planu szkoleń IT niezbędne jest precyzyjne określenie wszystkich kompetencji zespołu niezbędnych dla realizacji celów organizacji. Konieczne jest zdefiniowanie umiejętności i wiedzy, jakimi powinni dysponować pracownicy, a także sposobu i zakresu wykorzystania kompetencji związanych z systemami informatycznymi. Inne będą bowiem wymagania względem pracowników korzystających z oprogramowania księgowego, inne dla użytkowników systemów wspierających sprzedaż, a jeszcze inne - dla administratorów. Takie podejście gwarantuje, że pracownicy podążający według przyjętej ścieżki rozwoju kompetencji będą docelowo wyposażeni w wiedzę niezbędną, aby osiągać postawione przed nimi cele zarówno operacyjne, jak i strategiczne.

Już na tym etapie warto również wyznaczyć osoby odpowiedzialne za późniejszą za organizację i przeprowadzanie szkoleń. Niezbędne jest też określenie w jakim zakresie realizacja planów szkoleniowych będzie oparta na własnych zasobach, a w których obszarach przeprowadzenie szkolenia zostanie zlecone firmie zewnętrznej.

Przyczyny porażek i niepowodzeń

Na etapie planowania szkoleń może dojść do popełnienia błędów, które później mogą okazać się brzemienne w skutkach dla całej firmy. Typowe błędy związane z planowaniem szkoleń IT dotykają różnych szczebli organizacji. Występują na zarówno na poziomie celów szkolenia oraz kluczowych wymagań, określenia zakresu i przebiegu prac, a często także zapewnienia wymaganych zasobów oraz harmonogramu prac. Problemem okazuje się też niewystarczające planowanie zarządzania zasobami, które będą potrzebne do realizacji szkolenia - dotyczy to zasobów ludzkich, finansowych, czasowych oraz organizacyjnych. Warto pamiętać też o potrzebie ustalenia harmonogramu szkoleń oraz delegowania odpowiedzialności za czynności niezbędne do ich organizacji.

Jednym z najczęściej popełnianych błędów jest jednak niewłaściwe określenie grupy pracowników, do których adresowane będzie konkretne szkolenie, co wiąże się z błędną identyfikacją potrzeb szkoleniowych potencjalnych odbiorców szkolenia. Niewystarczająca waga przywiązywana jest też do rozwoju kompetencji miękkich dla informatyków. Okazuje się jednak, że efektywność bardzo wielu pracowników zajmujących stanowiska informatyczne zależą od umiejętności współpracy i komunikacji z osobami zatrudnionymi w innych komórkach organizacyjnych.

Jak wybrać szkolenia?

Właściwa diagnoza potrzeb i optymalnych kierunków rozwoju kompetencji jest jedną z najważniejszych kwestii towarzyszących procesowy kształtowania polityki szkoleniowej. Warto więc poznać niektóre z narzędzi ułatwiających ustalenie realnych potrzeb zespołu i całej organizacji biznesowej. Jedną z najczęściej wykorzystywanych metod jest wywiad. Polega ona na przeprowadzeniu rozmów z pracownikami oraz menedżerami poszczególnych działów. Wywiad powinien być przeprowadzany na podstawie przygotowanego wcześniej kwestionariusza dostosowanego do specyfiki działania firmy lub działu. Zaletą wywiadu jest możliwość doprecyzowania obszarów, co do których istnieją wątpliwości. Jest to jednak metoda bardzo czasochłonna. Kolejnym ze sposobów jest przeprowadzenie badania ankietowego. Pytania ankietowe mogą być zamknięte lub otwarte, zadawane wprost lub poprzez określenia stopnia danej umiejętności/postawy. Zaletą ankiet jest oszczędność czasu; wadą - brak możliwości doprecyzowania odpowiedzi.

Typowe błędy popełniane na etapie kształtowania polityki szkoleniowej dotyczą:

- analizy specyfiki firmy oraz jej celów

- wyboru grupy, do której adresowane będą szkolenia

- oceny potrzeb odbiorców szkolenia

- określenia harmonogramu i celów szkolenia

- odpowiedzialności za organizację szkoleń

- zarządzania zasobami niezbędnymi do realizacji planowanych szkoleń

- powielania schematów szkoleniowych

- braku zaleceń poszkoleniowych oraz metod ewaluacji szkolenia

Trzecia z popularnych metod - tzw. development center - polega na obserwowaniu przyszłego uczestnika szkolenia w trakcie symulacji zadań. Obserwacja dotyczy wcześniej opracowanej listy wskaźników i zachowania pracowników. Zaletą tej metody jest możliwość uzyskania informacji na temat konkretnych zachowań pracowników. Wadą tej metody jest to, że czasami obserwowany pracownik nie zachowuje się naturalnie i trudno ocenić jego rzeczywiste zachowania w pracy. Często wykorzystywane w procesie oceny kierunków rozwoju kompetencji pracowników są również testy kompetencyjne. Dają one informacje na temat poziomu umiejętności pracownika wymaganych na danym stanowisku. Wiarygodność testów jest różna, jednak jest to ciekawe uzupełnienie np. do wywiadu. Możliwość spojrzenia na kwestię potrzeb szkoleniowych z różnych perspektyw i przy niewielkim nakładzie czasu oraz środków dają tzw. grupy fokusowe - sesje, w których biorą udział przedstawiciele wszystkich stanowisk w danym dziale lub firmie. Podczas takich spotkać, za pomocą tzw. burzy mózgów lub odpowiadania na zadane pytania próbuje się zrozumieć bieżące problemy danej organizacji. Trudność może natomiast sprawić zebranie wszystkich zainteresowanych w jednym terminie.

Motywacja i zaangażowanie

Motywowanie pracowników do aktywnego udziału w szkoleniu jest kluczowe dla powodzenia planu rozwoju kadr. Zaangażowaniu pracowników sprzyja m.in. użycie nowoczesnych metod i programów szkoleniowych - w tym m.in. gier oraz symulacji biznesowych. Mimo swej zabawnej formy z reguły przynoszą one lepsze rezultaty niż typowe wykłady. Gry i symulacje rozwijają jednak przede wszystkim umiejętności praktyczne - zdarza się więc, że konieczne jest prowadzenie bardziej typowych szkoleń. Innym ciekawym narzędziem szkoleniowym są kursy wideo. Wykorzystanie sekwencji filmowych sprawdza się jako wstęp do przekazania wiedzy dotyczącej np. funkcjonalności systemu informatycznego i uzupełnienie warsztatów z obsługi oprogramowania.

Istotnymi, choć często bagatelizowanymi czynnikami wpływającymi na motywację pracowników uczestniczących w szkoleniach są też kwestie typowo organizacyjne. Należą do nich m.in. wybór miejsca szkolenia, określenie czasu trwania oraz przebiegu kursu, dobór trenerów prowadzących szkolenie, a nawet wykorzystanie odpowiedniego sprzętu. Warto też pamiętać, że powielanie istniejących wzorców i schematów szkoleniowych, a także powtarzanie tych samych szkoleń powoduje zwykle demotywację uczestników i przynosi efekty odwrotne od zamierzonych.

Paweł Korzyński jest menedżerem zespołu w firmie PGB Human Resources oraz wykładowcą Akademii Ekonomicznej w Poznaniu.