Dobre zamknięcie

Przyczyny problemów

Zwykle na koniec lub już po zakończeniu projektu brakuje czasu, budżetu i zaangażowania zespołu w poprawne przeprowadzenie procedury zamknięcia. Zespół projektowy przechodzi do kolejnych zadań projektowych (z przyjemnością lub z konieczności). Przegląd zdobytej wiedzy (ang. lessons learned) odbywa się w głowie kierownika projektu i członków zespołu projektowego. Audyt projektu robiony jest pobieżnie i w przerwach między innymi zadaniami. Całe zaangażowanie zespołu projektowego skupia się na przekazaniu rozwiązania do klienta (wewnętrznego lub zewnętrznego) oraz uzyskaniu potwierdzeń/podpisów odbioru. Wszyscy intuicyjnie czują, że należałoby to zrobić lepiej. Może jednak warto po zakończeniu projektu "odrobić pracę domową" i zgodnie z metodologią prowadzenia projektów wykonać zadania, które pomogą nam w przyszłości?

Zamykanie w praktyce

Badania autora przeprowadzone na przełomie października i listopada 2008 wśród kierowników i konsultantów projektów informatycznych pracujących w polskich firmach informatycznych pokazują jednak dosyć pozytywny obraz procesu zamykania projektów informatycznych w Polsce. Ponad 90% respondentów potwierdziło, iż dokumentacja projektowa była dostarczana do klienta, z czego w 50% przypadków przed ostatecznym przekazaniem była jeszcze aktualizowana i weryfikowana. Taka praktyka może wynikać z dobrze podpisywanych umów (w których zawarte są klauzule o konieczności dostarczenia dokumentacji przed zamknięciem projektu, podpisaniem protokołów odbioru i wystawieniem faktur), ale również z przekonania dostawcy i odbiorcy, iż aktualna dokumentacja pomaga w późniejszym korzystaniu i udoskonalaniu rozwiązania.

Plan Projektu (czyli dokument opisujący cel projektu, założenia projektowe, główne produkty, kamienie milowe, działania wykonywane na projekcie i wykorzystywane zasoby), zdaniem 50% respondentów, był aktualizowany samodzielnie przez Kierownika Projektu lub wspólnie z zespołem projektowym. Znakomita większość ankietowanych kierowników i konsultantów projektów informatycznych miała również do czynienia z Raportem Zamknięcia Projektu. Prawie 70% osób, które wzięły udział w ankiecie, potwierdziło, iż Raport był tworzony dla wszystkich lub przynajmniej dla części z projektów, w których uczestniczyli. Tak się jednak składa, że 40% respondentów stwierdziło również, że Raport tworzony był samodzielnie przez Kierownika Projektu. Nie musi to być złą praktyką, gdyż to Kierownik Projektu prowadzi projekt, ale wskazane byłoby większe zaangażowanie zespołu projektowego oraz innych interesariuszy w przygotowanie raportu końcowego. Z pewnością pozwoli to zbudować obiektywną ocenę przebiegu i rezultatów projektu.


TOP 200