Dobre praktyki w umowach wdrożeniowych

Konstruowanie umów dotyczących wdrożeń IT jest bardzo trudne, bo produkt jest złożony i często nie istnieje w momencie podpisania porozumienia.

Umowa wdrożeniowa jest nazwą, której używa się w języku powszechnym w kontekście do umów na opracowanie i zaimplementowanie rozwiązania komputerowego. W praktyce tego typu dokumenty łączą w sobie postanowienia charakterystyczne dla umowy o dzieło, umowy o świadczenie usług, umowy o przeniesienie autorskich praw majątkowych albo umowy licencyjnej oraz umowy sprzedaży.

Art. 353 (1) Kodeksu cywilnego wskazuje, że strony zawierające umowę mogą ułożyć stosunek prawny według swego uznania, byleby jego treść lub cel nie sprzeciwiały się ustawie i zasadom współżycia społecznego. Dlatego już w pierwszych rozmowach należy dobrze poznać wymagania klienta, określić zasady projektowania systemu, dostarczenia sprzętu, instalacji i uruchomienia, integracji systemu z innymi aplikacjami, szczegóły dotyczące licencji, przeniesienia praw autorskich, testów, szkolenia personelu i świadczenia usług serwisowych. Po co tyle ustaleń? Ponieważ umowy pisane są na złe czasy, a więc mają pomóc w sytuacji konfliktowej. Precyzyjne zapisy pomogą ją rozwiązać.

Mamy problem z produktem

Warto uświadomić sobie, że w IT doskonała umowa wdrożeniowa nie istnieje. Nie da się jej wypracować, nawet przy ogromnej wyobraźni, dokładności i znajomości materii. W większości przypadków dokładne opisanie założeń, wymagań, funkcji rozwiązania nie jest możliwe w momencie podpisania umowy, bo wiele szczegółów zmieni się albo wręcz dopiero zostanie uzgodnionych po rozpoczęciu prac. Sytuacje zdarzają się nawet po akceptacji analizy systemowej.

Przedmiot umowy trudno jest dokładnie określić, ponieważ gotowy produkt nie istnieje w momencie jej podpisania. Jest szyty na miarę potrzeb klienta.

Wielu klientów uważa, że na bieżąco w trakcie trwania projektu można zmieniać funkcje budowanego rozwiązania. To założenie nie ma nic wspólnego ze zwinną metodą tworzenia oprogramowania, bierze się raczej z niskich kompetencji klienta. W warunkach dużej konkurencji na rynku dostawcy i integratorzy godzą się na ten typ renegocjacji, często będąc przypartym do muru.

Ważne prawo autorskie

W przypadku oprogramowania należy w umowie uregulować sprawy przeniesienia autorskich praw majątkowych. Należy uwzględnić kwestie dotyczące obrotu prawami autorskimi, udzielenia licencji, prowadzenia usług serwisowych, doradczych czy autorskich szkoleń z wdrażanej technologii. Zgodnie art. 41 ust. 2 prawa autorskiego umowa będzie obejmowała jedynie te obszary, które są w niej wymienione. Brak informacji o jakimkolwiek polu eksploatacji w dokumencie prowadzi do uznania, że prawa nie zostały przeniesione.