Digitalizacja to najlepsza strategia przetrwania

Łukasz Wróbel, wiceprezes i Chief Business Development Officer w firmie WEBCON

Bieżąca sytuacja pokazuje firmom, w jak dużym stopniu umiejętność szybkiego dostosowania procesów biznesowych do nowej rzeczywistości jest decydująca dla ich przetrwania na rynku. Chodzi o zdolność rzeczywistej zmiany sposobu działania i przezwyciężenie starych przyzwyczajeń – mówi Łukasz Wróbel, wiceprezes i Chief Business Development Officer w firmie WEBCON.

Sprawny system obiegu firmowych dokumentów chyba nigdy nie miał tak dużego znaczenia jak obecnie…

Elektroniczny obieg dokumentów był priorytetem dla przedsiębiorstw o rozproszonej strukturze geograficznej, np. dla firm wielooddziałowych. Korzyści wynikające z wdrożenia były dla nich oczywiste – od ograniczenia kosztów związanych z logistyką dokumentów po większą kontrolę nad procesami, a wraz z nimi nad typami dokumentów, które zostały objęte elektronicznym obiegiem. Dzisiaj – w sytuacji, gdy praca zdalna stała się koniecznością – znacznie więcej firm staje przed podobnymi wyzwaniami. Ograniczenia związane z pojawieniem się COVID-19 są katalizatorem przyspieszającym decyzje organizacji o digitalizacji procesów, jednak korzyści płynące z wdrożenia tego typu rozwiązań dalece wykraczają poza umożliwienie pracownikom komfortowej pracy zdalnej.

Co to za korzyści?

Po pierwsze, digitalizacja procesów – nie tylko tych związanych z papierowymi dokumentami – sprawia, że redukcja zatrudnienia staje się zdecydowanie mniej dotkliwa. Wiedza o przebiegu procesu biznesowego i o najlepszych praktykach pozostaje zapisana w systemie informatycznym, a nie w głowach pracowników. Dzięki temu ci, którzy zostają na pokładzie w przypadku redukcji, mogą poradzić sobie z zadaniami wcześniej realizowanymi przez kolegów także wtedy, gdy nie ma już kogo zapytać, jak to zrobić. Wiedza zdobyta przez firmę jako całość nie ginie.

Po drugie, onboarding nowych pracowników będzie o wiele łatwiejszy, gdy sytuacja wróci już do normy. Zamiast się przegryzać przez procedury i uczyć, jak to działa, nowy pracownik będzie „za rękę” prowadzony przez system wspierający dany proces biznesowy. Przez onboarding rozumiem tu doprowadzenie do sytuacji, gdy nowo zatrudniona osoba uzyskuje pełną efektywność.

Po trzecie i najważniejsze, digitalizacja procesów za pomocą właściwych narzędzi jest najbardziej efektywnym sposobem na realizację idei adaptable organization. Bieżąca sytuacja pokazuje firmom, w jak dużym stopniu umiejętność szybkiego dostosowania procesów biznesowych do nowej rzeczywistości jest decydująca dla ich przetrwania na rynku. Nie chodzi tu o umiejętność spisania nowych procedur działania w dokumencie i wysłania go pracownikom, ale raczej o zdolność rzeczywistej zmiany sposobu, w jaki firma działa, i przezwyciężenie starych przyzwyczajeń. Digitalizacja procesów ułatwia zarządom skuteczne egzekwowanie decyzji. Umożliwia ona również zbieranie danych o tym, jak zmiany wpływają na firmę i na tej podstawie bieżącego korygowania przyjętego kursu. Odpowiednie narzędzia wspierające procesy umożliwiają zwinną rekonfigurację – bez ryzyka destabilizacji pracy organizacji – i sprawiają, że kryzys staje się okazją do zwiększenia udziału firmy w rynku.

Nowoczesne, cyfrowe miejsce pracy, dobrze przystosowane do działania w sytuacjach kryzysowych (np. wymóg pracy zdalnej) – czyli jakie?

Miejsce pracy odpowiednio przygotowane na sytuacje kryzysowe czy awaryjne przede wszystkim zapewnia zdalny dostęp do zadań, spraw i dokumentów. Pozwala na bieżąco kontrolować postęp prac i ustalić, u kogo i na jakim etapie znajduje się dana sprawa. Upraszcza życie pracownika, automatyzując poszczególne zadania. Zadania te można jednocześnie łatwo adaptować i zmieniać w sytuacji, gdy wyjątkowo dynamicznie zmieniają się okoliczności prowadzenia biznesu lub gdy pojawia się pomysł na kolejne usprawnienie czy optymalizację. W sytuacji, gdy biznes poprosi o zmianę czy udoskonalenie, IT ma możliwość powiedzenia: „już się robi, będzie za chwilę”.

Firmy będące w awangardzie cyfrowej transformacji odrobiły ważną i trudną lekcję. Zrozumiały, że digitalizacja procesu niesie mnóstwo korzyści, ale może również paraliżować firmę. Często wspominam konferencję poświęconą zarządzaniu procesami biznesowymi sprzed kilku lat, w Londynie. Na tym spotkaniu osoby odpowiedzialne za optymalizację procesów biznesowych jednogłośnie stwierdziły, że z ich punktu widzenia największą przeszkodą przy wdrażaniu zmian w procesach jest… IT. To niedopuszczalna konsekwencja wyboru złych narzędzi, które nie oferują elastyczności wprowadzania zmian.

Częste skojarzenie wiążące się z hasłem „Automatyzacja procesów biznesowych” to „Roboty zastąpią ludzi i odbiorą im miejsca pracy”. Jak w przededniu recesji i wzrostu bezrobocia przekonywać do inwestycji w cyfrową transformację?

W dobie rozwoju ekonomicznego automatyzacja procesów powoduje uwolnienie wewnętrznych zasobów firmy i umożliwia wykorzystanie ich do innego celu. Dzięki temu firma nie musi szukać nowych pracowników na rynku pracy – co jeszcze chwilę temu było koszmarnie trudne – i wdrażać ich do pracy w organizacji. Może się zatem rozwijać.

W dobie recesji firmy są zmuszone redukować zatrudnienie, by przetrwać, i to się dzieje niezależnie od tego, czy automatyzacja zostaje wprowadzona czy nie. A wprowadzenie automatyzacji może być jedyną drogą, by przy ograniczonym zatrudnieniu firma mogła nadal poprawnie funkcjonować. Innymi słowy, to nie wozy strażackie wywołują pożary. Przeciwnie, są one narzędziami do ich gaszenia.

W ankiecie ubiegłorocznego raportu „Computerworld TOP200”, Edycja 2019 (dotyczyła ona roku 2018 – red.) wykazali państwo przychody w wysokości prawie 16,3 mln zł, o prawie 2 mln więcej niż w 2017 r. Jednocześnie prognozowali państwo przychody w 2019 r. na 20 mln. Czy ten cel udało się zrealizować?

Tak, z nawiązką. Od początku działalności firmy sukcesywnie zwiększamy przychody i udział w rynku. Wypracowane zyski inwestujemy w mocny rozwój produktu i biznesu, dzięki czemu już dzisiaj spora część naszych przychodów pochodzi z działalności międzynarodowej, prowadzonej w przeważającej mierze przez kanał partnerski. Jednocześnie w ubiegłym roku otworzyliśmy biuro w Stanach Zjednoczonych, pozyskując do współpracy legendę świata workflow, Mike’a Fitzmaurice’a. Kryzys traktujemy jako szansę na istotne zwiększenie udziału w rynku.

A jak przebiega ekspansja firmy w Ameryce? Pod jakim względem rynek amerykański różni się od polskiego?

Mimo że od wielu lat działamy na rynku europejskim, byliśmy w Ameryce Północnej praktycznie niewidoczni i nieznani. Tym bardziej jesteśmy zadowoleni, że WEBCON BPS obronił się sam. Ubiegły rok zakończyliśmy z kilkoma partnerami i nowymi klientami w Stanach Zjednoczonych. Bardzo dużo pracy jest jeszcze przed nami, ale już dzisiaj widzimy, że doświadczenia zebrane w Europie możemy z powodzeniem wykorzystywać po drugiej stronie oceanu. Amerykańskie firmy nieco inaczej kładą akcenty, są one jednak pod wrażeniem tego, w jakim tempie potrafimy budować aplikacje w WEBCON BPS oraz jak szybko i skutecznie możemy je zmieniać. Mogę śmiało powiedzieć, że zdaliśmy test i dzisiaj mamy pewność, że należy kontynuować tę – niemałą – inwestycję, gdyż koncepcja produktu świetnie wpasowuje się w oczekiwania amerykańskiego rynku.

Na co kładą państwo obecnie największy nacisk, rozwijając platformę WEBCON BPS?

Fundamentem platformy zawsze było dążenie, by możliwie najszybciej dostosowywać raz przygotowane aplikacje do zmieniających się wymagań. To właśnie dzięki temu paradygmatowi nasi klienci dzisiaj nam mówią, że dzięki naszej platformie byli w stanie relatywnie bezboleśnie dostosować się do pracy zdalnej. Jednocześnie wkładamy mnóstwo pracy w to, by samo tworzenie aplikacji w WEBCON BPS było tak szybkie, jak to możliwe – przy spełnieniu wszystkich wymagań stawianych przez departamenty IT, a związanych z możliwością audytowania, wydajnością, skalowalnością i bezpieczeństwem.

Wspólnie z naszymi klientami obserwujemy również, że trend citizen development, tak mocno promowany jeszcze kilka lat temu jako alternatywa dla dostarczania aplikacji przez działy IT, się nie sprawdził. Na przykład według badania CIMI Corporation Survey of Organizations z 2018 r., aż 54% tego typu inicjatyw okazało się niewypałem już w pierwszym roku. Dlatego stawiamy na rozwój koncepcji citizen assisted development. Polega ona na takim projektowaniu narzędzi do tworzenia aplikacji, by ułatwiały komunikację między działem IT a odbiorcami biznesowymi i w praktyce umożliwiały ich bezpośrednią współpracę, z jak największym zaangażowaniem biznesu w projekty informatyczne, realizowane dla usprawnienia jego funkcjonowania. Idea citizen assisted development zakłada jednak, że sama budowa aplikacji nadal odbywa się w departamencie IT. Dzięki temu późniejsze utrzymanie i rozwój aplikacji są bezproblemowo realizowane tam, gdzie są do tego odpowiednie zasoby.