Do niedawna wszystko było proste - celem nadrzędnym było pełne zatrudnienie. Głównym zaś problemem zaprzątającym głowy "organizatorów" - znalezienie zajęcia dla osób już pracujących, bądź planowanych do zatrudnienia. Podjęte w tych warunkach, w połowie lat 70., przez warszawski Instytut Badań Systemowych PAN, prace nad skomputeryzowaniem projektowania systemów zarządzania, miały jedynie charakter "zagospodarowania" pracowników Instytutu. Efektem tych prac były kolejne wersje programu Diana, coraz częściej wdrażane na nowszych i efektywniejszych komputerach (Odra 1204, 1305, 1325, Robotron R-20, IBM-360, Honeywell Bull HB-64, PC AT).

Pracownicy pisali kolejne prace nukowe, zdobywali kolejne stopnie naukowe i... sfrustrowani wyjeżdżali kolejno za granicę, nie widząc możliwości zastosowania swojego, w ich mniemaniu dobrego i pożytecznego produktu. W podejmowaniu decyzji o emigracji, skutecznie pomagał im system wynagradzania pracowników PAN. Na ogół wszyscy, po opuszczeniu PRL czy RP odnoszą do dziś sukcesy zawodowe. Jedynym człowiekiem, który przetrwał w Instytucie cały dwudziestoletni okres prac nad tworzeniem i doskonaleniem pakietów wspomaganego komputerowo projektowania struktur organizacyjnych, opartego na DIAgnostycznej ANAlizie, jest dr inż. Edward Michalewski - główny architekt programu Diana.

Tak jak miejsce urodzenia człowieka może zaważyć na jego drodze życiowej, tak i miejsce powstania programu komputerowego może zdeterminować jego losy, niezależnie od wartości i możliwości samego programu. W tym przypadku, promowanie produktu na rynku nie mieściło się ani w celach statutowych instytutu naukowego, ani w jego budżecie. W efekcie, dopiero kolejni użytkownicy pakietu DIANA wymuszali na twórcach jego "przyjazność", powodującą, że pełne wykorzystanie ostatnich wersji nie wymaga już (poza podstawami) wiedzy informatycznej. Lista użytkowników liczy obecnie ponad 50 firm, wśród których można wymienić: Zakłady Lniarskie "Żyrardów" S.A., Cieszyńską Fabrykę Farb i Lakierów POLIFARB S.A., Zarząd Portu Szczecin-Świnoujście, Warszawską Fabrykę Pomp i Armatury, Oddział III PKO w Warszawie ("Rotunda"), Centralę Narodowego Banku Polskiego.

Istota Diany

Teraz kilka słów o samym produkcie zespołu z IBS PAN. Ostatnia jego wersja, Diana-9, jest pakietem programów dla popularnych PC-tów, należącym do klasy CASE-tools (Computer Aided Software ngineering), z wyodrębnionymi trzema blokami funkcjonalnymi: analizy diagnostycznej, projektowania struktur organizacyjnych oraz projektowania podsystemów informatycznych.

Analiza diagnostyczna, będąca tu podstawą projektowania, polega na przyjęciu następującej kolejności postępowania:

- określenie stanu faktycznego systemu zarządzania (analiza)

- zbudowanie dla niego modelu (synteza)

- wszechstronna analiza parametrów systemu w badanym obiekcie (ocena).

Model systemu zarządzania oparty jest na wielopoziomowej, polihierarchicznej sieci powiązań informacyjnych. Poziom najniższy to w rzeczywistości elementarne czynności wykonywane przez poszczególnych pracowników z wyróżnioną hierarchią: zadań, podzadań i operacji. Drugi poziom zawiera zbiór pracowników oraz ich wzajemne powiązania wynikające z wykonywanych przez nich czynności. Ma naturalną hierarchię typu: dyrektor naczelny, zastępcy itd. Trzeci poziom powiązań informacyjnych jest siecią komórek organizacyjnych z powiązaniami wynikającymi zarówno z powiązań czynności, jak i pracowników. Jego hierarchia wynika w sposób naturalny ze struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa. W czwartym, najwyższym poziomie znajduje się sieć celów funkcjonowania struktury i odpowiadających im zasobów. Powiązania powstają tu z relacji: cele-komórki-zadania, natomiast hierarchia wynika ze stopnia ważności celów. W sieciach powiązań, na każdym z poziomów, istnieją ich węzły i łuki, opisywane szeregiem parametrów. W tej postaci model nadaje się już do analizy i oceny.

Z 64 objawów nieprawidłowości w funkcjonowaniu struktury, wykrywanych na tym etapie można wymienić takie jak: "ślepe uliczki" informacyjne, "wąskie gardła", nierównomierne obciążenie komórek, źródła błędów i opóźnień, rozbieżność hierarchii stanowisk, nieodpowiedni przydział ludzi, brak powiązań z celami, dublowanie czynności, brak synchronizacji w czasie, dysfunkcjonalność, ukryte sytuacje konfliktowe, nieodpowiednie predyspozycje, nieodpowiedni podział komórek, nieodpowiednie zasoby itd. Macierz diagnostyczna określa zespół przyczyn wywołujących te nieprawidłowości, co pozwala nie tylko na umiejscowienie źródła niedomagań, ale i na zastosowanie środków do ich usuwania (na modelu).

Projekt struktury organizacyjnej

Najbardziej istotnym etapem projektowania struktury organizacyjnej jest określenie przez zespół projektantów tzw. zalążków, czyli kilku ważnych i charakterystycznych stanowisk pracy, na poziomie komórek organizacyjnych. Realizacja struktury (algorytmem typu cluster - analysis) ściąga do tych zalążków inne stanowiska powiązane z nimi ajsilniej. Miarą jakości tworzonych komórek jest tzw. "siła powiązań", charakteryzująca zwartość czynności wykonywanych wewnątrz komórek. Parametrem jakości całego projektu struktury jest z kolei tzw. miara rozproszenia, mierząca konieczność kontaktów komórek organizacyjnych ze sobą. Algorytm dąży do minimalizacji miary rozproszenia i maksymalizacji siły powiązań. Realizacja tego procesu dla kolejnych, wyższych poziomów struktury pozwala otrzymać kompletny projekt organizacyjny przedsiębiorstwa. Diana-9 pozwala na optymalizację struktury organizacyjnej również wybranych segmentów obiektu takich jak wydziały, piony, departamenty, przy zachowaniu niezmienionej struktury pozostałych segmentów.

Osobnym problemem jest wydzielenie z całej sieci powiązań informacyjnych takiej części, która najbardziej nadaje się do informatyzacji. Granica obszaru zinformatyzowanego przebiega najczęściej wewnątrz segmentów przedsiębiorstwa, czasem także wewnątrz komórek organizacyjnych, obejmując tylko te czynności i operacje, dla których istnieje ekonomiczne oraz organizacyjne uzasadnienie zastosowania narzędzi informatycznych. Pakiet, za pomocą szeregu udogodnień, pozwala wprowadzić formalny opis podsystemu informatycznego i zasymulować go. Po uzyskaniu zadowalających wyników podsystem generowany jest w kodzie źródłowym (język C) i w zależności od stopnia zaawansowania informatyki w danym systemie zarządzania, może zostać dołączony do istniejących podsystemów lub po kompilacji, być wykorzystany jako podsystem autonomiczny.

Dziś i jutro Diany

Do niewątpliwych zalet pakietu Diana-9 należy zaliczyć istnienie w nim bloku analizującego jednocześnie cechy psychosocjologiczne pracowników oraz system ich powiązań organizacyjnych. Jest to rozwiązanie powstałe dzięki współpracy z Instytutem Psychologii UW i Zakładem Socjologii i Organizacji PAN, niespotykane w innych tego typu programach narzędziowych.

W celu ułatwienia wdrażania projektów rozwiązań organizacyjnych na obiektach rzeczywistych pakiet został zaopatrzony w blok pozwalający uzyskać pełną dokumentację wyników pośrednich i wyniku statecznego. Pozwala to w sposób ciągły monitorować istniejącą strukturę organizacyjną przedsiębiorstwa oraz bazę danych wszystkich pracowników. Każda zmiana danych, wprowadzonych podczas instalowania programu, jest na bieżąco oceniana; pakiet stanowi tu swoiste narzędzie restrukturyzacji, będące jednocześnie naturalnym elementem systemu zarządzania.

Diana-9 jest aktualnie dostępna w wersji DOS, co dla użytkowników przekonanych i przyzwyczajonych już do Windows jest rozwiązaniem "nieudanym". Dr Michalewski planuje uruchomienie wersji "okienkowej" Diany do końca 1995 r., co na pewno podniesie przyjazność" i atrakcyjność pakietu, przy zachowaniu wszystkich walorów użytkowych.

Warta odnotowania jest także cena wersji użytkowej pakietu: 75 mln zł, obejmująca również koszt instalacji, przeszkolenia użytkownika oraz półroczny nadzór autorski. Za 10% tej ceny można nabyć wersję dukacyjną wraz z podręcznikiem, pozwalającą przeprowadzić badania wybranego fragmentu struktury organizacyjnej własnej instytucji. W przypadku podjęcia później decyzji o zakupie wersji żytkowej koszt jej zakupu pomniejszany jest o cenę wersji edukacyjnej. Ta sama zasada dotyczy także uczestników szkoleń, organizowanych przez IBS (cena 9 mln zł), w ramach których uczestnik otrzymuje wersję edukacyjną.

CASE-tool Diana można polecić nie tylko wielu przedsiębiorstwom państwowym restrukturyzującym swoje systemy zarządzania, w związku z nie wprowadzaną prywatyzacją, ale także wszystkim innym firmom, poszukującym efektywnego modelu organizacyjnego, który wykorzysta dotychczasowe i przyszłe pola działania. Jest to rozwiązanie tańsze i na pewno bezpieczniejsze niż eksperymentowanie na "żywym organiźmie" przedsiębiorstw, nawet z udziałem najlepszych zagranicznych ekspertów.

Diana-9 jest pakietem programów klasy CASE-tool, działającym na komputerach PC AT, umożliwiającym przeprowadzenie własnymi siłami wszechstronnej analizy diagnostycznej systemu zarządzania, przeprowadzenie na jej podstawie zmian usprawniających oraz zaprojektowanie nowej struktury organizacyjnej. Na każdym etapie projektowania pozwala sprawdzić efektywność rozwiązania.

Na podstawie analizy parametrów, opisujących powiązania na wszystkich poziomach sieci informacyjnej, Diana-9 znajduje punkty rzeczywiście zarządzające przedsiębiorstwem, niezależnie od narzuconej struktury organizacyjnej. Czasami okazuje się, że jest to osobnik umiejscowiony formalnie na dalszych szczeblach struktury organizacyjnej, popularnie zwany "szarą eminencją".

Racjonalna struktura zarządzania to taka, która pozwala w jak największym stopniu zrealizować zasadę "zamkniętych drzwi", tzn. umożliwia pracownikowi załatwienie całości spraw we własnej komórce, natomiast zmusza go do wyjścia jedynie w celu przekazania zakończonego zadania do innej komórki.