Depapieryzacja administracji publicznej
- Monika Tomkiewicz,
- 05.11.2010, godz. 05:44
Co roku pracodawcy drukują i przekazują pracownikom 140 mln dokumentów RMUA. Kiedy się to zmieni? Prawdopodobnie nie wcześniej niż w 2013 r. kiedy obywatele będą mieli e-dowody…
6000 drzew rocznie jest wycinanych, aby pracodawcy mogli wydrukować co miesiąc dokument RMUA uprawniający do bezpłatnego leczenia w publicznej służbie zdrowia.
Urzędowa schizofrenia
Przesyłanie drogą elektroniczną RMUA znacznie ułatwiłoby pracodawcom dostarczanie dokumentów i obniżyło koszty związane z drukowaniem, a pracownikom ułatwiłoby ich przechowywanie. Problem w tym, że pracownik, który musi potwierdzić prawo do ubezpieczenia w placówkach opieki medycznej nadal potrzebuje formularza papierowego opatrzonego odręcznym podpisem szefa kadr.
Przesyłanie drogą elektroniczną RMUA znacznie ułatwiłoby pracodawcom dostarczanie dokumentów i obniżyło koszty związane z ich drukowaniem. Problem jednak w tym, że pracownik nadal potrzebuje formularza papierowego opatrzonego podpisem szefa kadr.
Na zmianę przepisów i "depapieryzację" czekają też urzędy. W większości z nich są już wdrożone systemy elektronicznego obiegu dokumentów i - jak przyznają pracownicy wielu z nich urzędów - są one wykorzystywane nawet przez 90% pracowników. Niestety równolegle z dokumentacją elektroniczną, która znacznie przyspiesza obieg spraw, urzędy muszą oni prowadzić dokumentację papierową. Choć technologicznie i mentalnie urzędy są gotowe na rezygnację z papieru z dnia na dzień, nie mogą tego zrobić dopóki nie zmieni się instrukcja kancelaryjna.
Przykłady urzędów bez papieru
Na szczęście są też pozytywne przykłady. Za dwa miesiące wejdzie w życie rozporządzenie liberalizujące obieg elektronicznych faktur, którego od dłuższego czasu domagali się przedsiębiorcy. Od 1 stycznia przyszłego roku faktury będzie można przesyłać w dowolny sposób, np. w pliku PDF mailem. Nie będzie konieczności zabezpieczania ich podpisem elektronicznym, ani spełniania wymogów dotyczących elektronicznej wymiany danych (EDI). Dla firm to oszczędność pieniędzy. Koszt obsługi faktur elektronicznych jest bowiem trzy razy niższy niż obsługi faktur papierowych. To również prawie kontener papieru mniej generowanego przez średniej wielkości firmę.