Dążenie do doskonałości

Chcąc być konsekwentnym w działaniu, po MS-Windows pragniemy przedstawić kolejny produkt firmy Microsoft, na dodatek „chodzący pod oknami" - program EXCEL. Ten mniej znany od LOTUS-a 1-2-3 arkusz kalkulacyjny posiada możliwości, które w pełni potwierdzają jego nazwę: „Dążenie do doskonałości".

Chcąc być konsekwentnym w działaniu, po MS-Windows pragniemy przedstawić kolejny produkt firmy Microsoft, na dodatek „chodzący pod oknami" - program EXCEL. Ten mniej znany od LOTUS-a 1-2-3 arkusz kalkulacyjny posiada możliwości, które w pełni potwierdzają jego nazwę: „Dążenie do doskonałości".

Wprowadzenie

Jak twierdzi producent, w tym programie „nawet najtrudniejsze zadanie staje się łatwe". Za pomocą licznych funkcji analitycznych i niesamowicie rozbudowanych opcji graficznych, można zaprezentować swoje dane na tysiąc i jeden sposobów. Wszystko to dostępne za jednym "kliknięciem" myszy. Chcieliśmy sami się o tym przekonać i na własnych błędach i pomyłkach sprawdzić hasła reklamowe twórców programu.

Ograniczenia sprzętowe

Kłopoty sprzętowe pojawiły się już podczas instalacji MS-Windows. Nasz komputer wprawdzie miał 1 MB RAM, lecz „widocznych" było tylko 640 KB. Znając minimalne wymagania EXCEL-a poprosiliśmy zaprzyjaźnionego pana Marka o konsultację techniczną. Diagnoza była jednoznaczna. Trzeba rozszerzyć pamięć operacyjną. Zgoda. Tylko jak to szybko załatwić. Pomogli nam "wspaniali mężczyźni" z Zakładu Techniki Mikroprocesorowej "AGRO-ART" Sp.z o.o., Warszawa, ul.Obrońców 27, tel. 17-86-44. Wykonali wymiany układów PAO od ręki. Tym sposobem dysponując 4 MB RAM mogliśmy przystąpić do właściwej pracy.

Przygotowania

Wymagania sprzętowe EXCEL-a są następujące: MS-Windows 3.0, PC/AT - minimum procesor 80286 i 1 MB RAM, twardy dysk z minimum 2,5 MB wolnego miejsca, stacja dyskietek 5,25-calowych 1,2 MB lub 3,5-calowych 1,44 MB, monitor EGA, VGA lub Hercules i mysz. Bez tego niewielkiego urządzenia traci się całą przyjemność pracy z EXCEL-em. Nasze zasoby sprzętowe odpowiadały tym wymaganiom 2 nawiązką. Po ćwiczeniach z LOTUS-em i MS-Windows na 20 MB dysku C wolnych pozostało niecałe 5 MB. Więcej wolnego miejsca było na dysku D. Czyli byliśmy gotowi do instalacji.

Materiały

Pudełko z EXCEL-em zawiera 2 kopie samego programu i 2 kopie wersji DEMO: na dyskietkach 3,5-calowych 1,44 MB i 5,25-calo-wych 1,2 MB. Wersję DEMO wolno kopiować i rozdawać za darmo zainteresowanym. Ponadto oprócz umowy rejestracyjnej otrzymujemy podręczniki:

• „Getting Started" - do przeczytania w pierwszej kolejności

• „User's Guide" - pokaźny, z opisami i przykładami

• „SOLVER User's Guide" - opis programu pomocniczego SOL-VER

• „Q+E User's Guide" - opis programu pomocniczego Q+E

• „Using Help for LOTUS 1-2-3 Users" - dla tych co znają LOTUS-a

• „Quick Reference" - krótki opis pomocniczy

• „Function Reference" - wykaz wszystkich funkcji makro.

Sporo czytania. My zaczęliśmy od podręcznika ..Getting Started", zawierającego instrukcje instalacyjne.

Zaczynamy

Instalacja jest wyjątkowo prosta wkładamy dyskietkę oznaczoną „Setup" do napędu A, wywołujemy Windows, uruchamiamy program - A:SETUP - i wykonujemy polecenia ukazujące się na ekranie. Pierwszą dyspozycją jest podanie nazwiska i firmy użytkownika, następną - potwierdzenie katalogu instalacyjnego C:EXCEL. Kolejne pytanie dotyczy opcji, które zostaną przegrane na twardy dysk:

• MS EXCEL - to sam program

• MS EXCEL Tutorial - służy do nauki programu

• DIALOG EDITOR - pomocny przy tworzeniu aplikacji do baz danych

• MACRO TRANSLATOR - do przenoszenia makrorozkazów przygotowanych w Lotus 1-2-3

• MACRO LIBRARY files - biblioteki makrorozkazów

• MS EXCELSOLVER-oblicza „co by było - gdyby" (ang.„What-If'), • Q+E - do dynamicznej obsługi baz danych różnych typów.

W tym momencie wróciły kłopoty. Jako początkujący użytkownicy chcieliśmy wybrać wszystkie opcje. Program wyświetlił komu-"mwSi;iSpuuScuJ5256-HH braknie miejsca na dysku C. Cofnęliśmy się do momentu wyboru katalogu na dysku, by napisać D:EX-CEL. Niestety, mając zainstalowane polskie znaki w MS-Windows - POLWIN 1.1 (opis w numerze CW PL13/91), nie dysponowaliśmy znakiem . Być może nie potrafiliśmy go znaleźć. Musieliśmy całkowicie zrezygnować z dalszej instalacji, w MS-Windows przywrócić klawiaturę USA i ponownie wywołać SETUP EXCEL-a. Teraz już poszło gładko. Po potwierdzeniu wszystkich opcji zaczęło się kopiowanie, a my rozegraliśmy kilka partyjek SOLITER-a, w MS-Windows oczywiście. Jeśli używa się komputera z procesorem „386", to takie rzeczy są możliwe.

Do rzeczy

Program SETUP sam dba o to, by utworzyć grupę ikon dla EX-CEL-a (rys. 1). Jest ich cztery: EX-CEL, DIALOG EDITOR, MACRO TRANSLATOR, Q+E. Dalsza praca odbywa się pod kontrolą MS-Windows, czyli że jednocześnie mogą pracować inne programy, np. CLIPBOARD i PAINTBRUSH potrzebne nam do tworzenia ilustracji dla tego artykułu. Przed uruchomieniem EXCEL-a przywróciliśmy polskie litery, żeby sprawdzić ich obecność w programie. Wygląd ekranu EXCEL-a wymaga objaśnienia (rys. 2). Na samej górze wyświetlona jest nazwa programu wraz z tradycyjnymi obiektami każdego okienka. W drugim wierszu znajdziemy MENU BAR, czyli listę funkcji podstawowych, znaną z LOTUSA 1-2-3. Prosimy nie mylić tego BAR-a z barem. Tak jest określana linia specjalna.

w trzecim wierszu jest tzw. TOOL BAR, czyli linia zakodowanych narzędzi pomocniczych. Czwarty wiersz, tzw. FORMUŁA BAR, zawiera informację o adresie i zawartości bieżącej komórki. Reszta ekranu przypomina z wyglądu LOTUS-a. Z zasadniczą różnicą. Wyświetlany arkusz początkowy nazywa się SHEET1 i znajduje się we własnym okienku ze wszystkimi tego konsekwencjami. Znakomite opisy ekranów EXCEL-a są wydrukowane w książeczce „Quick Reference".

16384x256

Arkusz kalkulacyjny EXCEL oparty jest na tych samych zasadach co LOTUS 1-2-3, na co zresztą powołują się twórcy programu w dokumentacji. Ma 16384 wiersze i 256 kolumn. Bieżącą komórkę określa się jednym „kliknięciem" myszy. Zakres zaznacza się w prosty sposób: umieszcza się w jednym rogu zakresu, wciska klawisz myszy i nie puszczając go prowadzi kursor przeciwnego rogu, podświetlając cały zakres. Przy wpisywaniu danych do komórki też wykorzystuje się mysz. W czwartym wierszu na ekranie, tam gdzie wyświetlana jest zawartość bieżącej komórki, można bardzo precyzyjnie ustawić kursor w postaci cienkiej pionowej linii na tym znaku, który chcemy zmienić. Ułatwia to bardzo pracę.

Formatowanie

Formatowanie tekstu dopuszcza zmianę czcionki w bieżącej lub w kilku zaznaczonych komórkach - funkcja FORMAT FONT.

Formatowania kolumny, czyli zmiany jej szerokości dokonuje się ustawiając kursor na brzegu kolumny w wierszu z literowymi oznaczeniami kolumn. Kiedy kursor zamieni się w krzyżyk, wystarczy wcisnąć klawisz myszy i trzy-mając przesuwać kursor do żądanej szerokości.

Formatowania wiersza, czyli precyzyjnego określenia jego wysokości, dokonuje się podobnie lub korzystając z funkcji FORMAT ROW.

Formatowanie liczb w całej kolumnie wpierw wymaga zaznaczenia kolumny. Należy umieścić kursor tam, gdzie literowe oznaczenie kolumny i „kliknąć" myszą. Cała kolumna zostanie podświetlona. Następnie wybrać funkcję FORMAT NUMBER i żądany format liczb, korzystając z proponowanych lub tworząc własny.

komputerowe WIEŚCI

Najlepiej poznaje się program ćwicząc. My postanowiliśmy wprowadzić kilka informacji

o nieistniejącym tygodniku. Wprowadzenie samych liczb odbyło się tak samo, jak w LOTUS-ie. Wzory poprzedza się znakiem =. Aby program traktował lata jak tekst, należało je poprzedzić znakiem pionowej kreski. Tak zrobiliśmy

i program to przyjął, gdyż mogliśmy te etykiety ustawić pośrodku za pomocą funkcji FORMAT ALIGNMENT lub odpowiedniego obiektu w linii narzędziowej (TOOL BAR). Niemniej, jak widać na ilustracjach (rys. 3) ten znak pojawia się wszędzie, jakby był częścią etykiet. Być może jest to związane z polskimi znakami na klawiaturze. Sprawiły one nam niemało kłopotów. Na przykład, znak * znaleźliśmy dopiero na klawiaturze numerycznej. Raz zaprogramowany wzór dochodu powieliliśmy za pomocą funkcji EDIT COPY. Dużą frajdę sprawiło nam tworzenie ramki z radosną nowiną, że tygodnik w roku 2000 będzie najpoczytniejszym w kraju. Służy do tego obiekt narzędziowy z TOOL BAR-u, tak samo, jak inny do robienia strzałek. Na koniec funkcją FORMAT PATTERN zmieniliśmy wypełnienie wiersza 2 i tabelka była gotowa.

Wydruki...

Do tego służy funkcja FILE PRINT. Zanim jednak to się stanie.

dobrze jest obejrzeć wydruk (FILE PRINT PREVIEW) i dokonać ewentualnych zmian, np. marginesów. Znowu wykorzystuje się do tego mysz przesuwając dowolnie marginesy i obserwując efekt na ekranie. Opcji druku jest bardzo dużo, w tym drukowanie kratki i nazwy arkusza w nagłówku strony.

...i wykresy

Dopiero próbując tworzyć wykresy przekonaliśmy się, co znaczy „dążenie do doskonałości w wydaniu EXCEL-a. Ten program chyba nie ma ograniczeń. My ograniczymy się do podania, jak powstał nasz wykres z wynikami finansowymi. Wywołaliśmy funkcję FILE NEW. Zmieniliśmy typ wykresu na tzw. 3-D Column, czyli trójwymiarowy wykres słupkowy (rys. 4) funkcją GALLERY 3-D i format 1. Dodaliśmy legendę (CHART ADD LEGEND), czyli opis trzech słupków pojawiających się dla każdego roku oraz tytuł i opis osi X (CHART ATTACH TEXT i Chart Title/Category X Axis). EX-CEL grupuje nasze dane w tzw. serie danych, zaś każdy słupek reprezentuje punkt w tej serii. Tytuł i legenda zyskały ramki. Największy problem był z uzyskaniem etykiet lat. Ponieważ etykiety nie znajdowały się tuż nad danymi, pro

gram pierwotnie na wykresie umieścił numery punktów w serii. Wyglądało to nieelegancko. Musiał być sposób na umieszczenie tych etykiet na wykresie. Oto co trzeba było zrobić:

- za pomocą funkcji WINDOW ARRANGE uzyskać obok siebie okienka z arkuszem i wykresem i uczynić roboczym okienko wykresu

- wybrać funkcję CHART EDIT SE-RIES Sprzedaż X-labels

- wpisać wzór =TE5Tl.XLS! i kiuv sorem zaznaczyć zakres komórek $B$3:$K$3 zawierający etykiety lat (z braku znaku $ na klawiaturze z polskimi znakami odpadało wpisanie całego wzoru).

Drukowanie odbywa się poprzez funkcję FILE PRINT z możliwością wcześniejszej edycji. Zamiast drukować wykres oddzielnie lepiej dołączyć go do arkusza i otrzymać piękne sprawozdanie (rys. 5). Wykresów może być kilka, na dodatek różnych, wszystkie natychmiast reagujące na zmiany wartości danych, co łatwo obserwować organizując ekran tak, by widać było i arkusz, i wykresy

Wielki brat

Autorzy EXCEL-a przewidzieli, iż wielu użytkowników wcześniej pracowało LOTUS-em 1-2-3.

Zostało to uwzględnione w programie. Wciśnięcie klawisza /powoduje natychmiastowe pojawienie się okienka HELP (rys. 7), które tłumaczy jaki jest odpowiednik instrukcji LOTUS-a w EXCEL-u lub demonstruje odpowiednią in-strukcję EXCEL-a. Ponadto EXCEL czyta i zapisuje zbiory w formacie 1-2-3. Dołączony program MA-CRO TRANSLATOR tłumaczy ma-krorozkazy 1-2-3 na standard EX-CEL-a. Takie podejście znacznie ułatwia przystosowanie się do EX-CEL-a użytkownikom LOTUS -a.

Ograniczenia tekstowe

Każda godzina spędzona z EX-CEL-em zwiększała nasze przekonanie, że mamy do czynienia ze znakomitym oprogramowaniem nowej generacji. Czuliśmy się coraz wspanialej i zarazem robiło nam się coraz smutniej. Byliśmy świadomi faktu, że nie damy rady opisać nawet połowy opcji i funkcji tego programu. Co krok odkrywaliśmy nowe ciekawe możliwości. Gdyby chcieć je wszystkie przedstawić, zabrakłoby miejsca w COMPUTERWORLD PL. Zatem ' nawet nie wspomnimy o działaniach na bazach danych i programie Q+E, ani o łączeniu arkuszy, ani o tzw. forecasting, ani o programowaniu i makrorozkazach. To w następnym wydaniu naszej gazety. Na koniec tylko kilka słów

o programie typu Add-In o nazwie SOLVER. Jego zadaniem jest odpowiadać na pytania „What-If', czyli „co by było, gdyby". Np. ile powinny wynosić wpływy z ogłoszeń

i inne, żeby dochód wyniósł 25 mld zł, przy zastrzeżeniu, że wpływy inne nie mogą przekro-

Mlcrosoft Excel

czyć 5 mld (20%) dochodu. Po wywołaniu funkcji FORMUŁA SOL-VER i podaniu parametrów zadania (rys. 8), program wyliczył, że wpływy z ogłoszeń powinny wynieść 10218 mln, zaś wpływy inne 2894 mln zł.

Czytając slogany reklamowe mieliśmy wątpliwości, czy zapew-' nienia producenta potwierdzi i praktyka. Potwierdziła. Kolejny produkt Microsoft, który wywołał nasz zachwyt. Nie przesadzamy. Wystarczy samemu sprawdzić.

Microsoft EXCEL for Windows, 3.0 był testowany na zestawie amerykańskiej firmy UCR SYSTEM PC/AT 386, 4MB PAO, 20 MHz, z monitorem SAMSUNG SVGA,! drukarką PANASONIC KX-P1124 i myszą LOGITECH Series 9.


TOP 200