Zmienić nawyki organizacyjne

To jest najtrudniejsze zadanie. Wymaga znalezienia wysoko ulokowanego w hierarchii firmy sponsora. Pierwszym krokiem powinno być przypisanie danym ich właścicieli. Może to się wiązać z koniecznością wcześniejszego przypisania właścicieli systemom. Operacja jest żmudna i wymaga sporych umiejętności negocjacyjnych, często łamie bowiem wcześniejsze przyzwyczajenia, odbiera jednym niektóre prawa i obowiązki, a daje innym. Właściciele danych będą odpowiedzialni za wskazanie wszystkich kluczowych dla dalszych prac zasad ich składowania, zwłaszcza czasu ich przechowywania zgodnie z aktualnymi przepisami prawa oraz warunków i czasu ich przywracania w przypadkach awarii (czasów RTO). Właściciele odegrają też ważną rolę w klasyfikacji danych. Klasyfikacja jest ważna dla dalszych prac, pozwala bowiem skonstruować politykę zarządzania danymi zgodną z przepisami prawa, z wymogami biznesu co do ich dostępności, wreszcie pozwala uwzględnić zwykle ostre wymogi budżetu. Oto dwie ważne rady:

• Przeprowadź wstępny audyt danych, by dokładnie wiedzieć, jakie dane, gdzie, jak długo są przechowywane.

• Zorganizuj klasyfikację danych, by mogła stać się procesem ciągłym, opartym na procedurach i osobach odpowiedzialnych za ich przestrzeganie, centralnie zarządzanym, zgodnym ze strategicznymi wymogami biznesu (takimi jak zgodność z przepisami prawa).

Zobacz również:

• Rząd Ghany pracuje nad regulacjami dotyczącymi AI
• 9 cech wielkich liderów IT

Jeżeli to możliwe, policz dokładne koszty przechowywania danych na różnych urządzeniach i przedstaw je właścicielom danych. Uwzględnij amortyzację, serwis, energię elektryczną, koszt zajętej powierzchni, pracę własną pracowników IT. Najlepiej zwróć się w tej sprawie do kontrolingu. Należy wspólnie z zarządem postawić nieprzekraczalne limity kosztów każdego działu. Egzekwuj procedury, przyjęte zasady i ogólnie dyscyplinę pracy. Wszyscy muszą wiedzieć, że przechowywanie danych kosztuje i każdy jest odpowiedzialny, by nie było wśród nich śmieci.

Upewnij się co do wymogów biznesu w sprawie szybkości udostępniania danych

Niektóre systemy przetwarzają ogromne ilości danych i wymagają ultraszybkich, nieraz liczonych w mikrosekundach, czasów dostępu do dysków. Tak jest w maklerskich systemach High Frequency Trading czy w niektórych systemach telekomunikacyjnych. Dla tych systemów może okazać się konieczne przygotowanie możliwie najszybszych, choć drogich dysków, np. SSD. Jeżeli dane nie wymagają aż tak krótkich czasów dostępu, można dla nich przygotować dyski wolniejsze, np. FC, SAS lub SATA.

Scentralizuj systemy pamięci masowej w obrębie całej firmy

Badania pokazują, że nie tylko duże firmy w ostatnich trzech latach w znacznej części nabyły lub zamierzają nabyć macierze dyskowe i zastąpić nimi dotychczasowe. Konsolidacja zasobów pamięci masowej pozwala nie tylko na wymianę technologii na nowszą, bardziej wydajną i niezawodną, ale również na udostępnienie scentralizowanych zasobów pamięci w postaci tzw. sieci SAN większości, a w niektórych przypadkach nawet wszystkim systemom w firmie. Korzyści są widoczne natychmiast: centralne i bardziej efektywne zarządzanie, lepsze wykorzystanie zasobów, zwiększona niezawodność.

Wprowadź w firmie zarządzanie cyklem życia informacji (ILM - Information Lifecycle Management)

ILM to sposób postępowania z informacją w firmie odzwierciedlający realną wartość informacji na przestrzeni czasu. Informacja zwykle jest ważna w chwili utworzenia, jednak z czasem jej wartość maleje, aż ma już tylko wartość archiwalną albo w ogóle ją traci. Informacja, która nie ma dla firmy wartości, powinna być usunięta z systemu, gdyż utrudnia jego działanie. Wartość informacji zależy nie tylko od czasu, ale także od wielu innych czynników, np. od tego, kto ją wyprodukował. Dlatego planując wprowadzenie ILM, trzeba wszystko dokładnie przemyśleć, pamiętając, że będzie ona funkcjonowała wiele lat. Należy uwzględniać potrzeby biznesu, w tym przewidywaną częstotliwość i czas dostępu do danych, wymogi bezpieczeństwa, przepisy prawa i zarządzeń wewnętrznych firmy, zwłaszcza minimalny czas składowania danych. Warto pamiętać, że polityka bezwzględnie powinna być uzgodniona z właścicielami danych i z prawnikami firmy. Pozwoli to zmniejszyć ryzyko błędów. Wprowadzenie ILM dobrze jest powiązać z wcześniejszym sklasyfikowaniem danych. Obie te operacje, klasyfikacja danych i wprowadzenie ILM, pozwolą na naprawdę skuteczne wprowadzenie HSM. Jest wiele narzędzi, które ułatwiają wprowadzenie ILM i powiązać je poszczególnymi warstwami pamięci, co umożliwia równoczesne wdrożenie HSM. System SAP świetnie wspiera ILM.