Informacja oparta o dane gromadzone w systemach informatycznych stanowi strategiczną podstawę funkcjonowania firmy w przestrzeni gospodarczej. Bezpieczeństwo przetwarzanych danych staje się nierzadko przyczyną niechęci, czy też braku zainteresowania nowoczesnym modelem zarządzania infrastrukturą IT, zakładającym korzystanie z wyspecjalizowanych dostawców usług utrzymania i serwisu IT. W tym kontekście i z punktu widzenia top managera traktującego dział informatyki jako monolit, przekazanie zewnętrznemu partnerowi odpowiedzialności za część zadań IT może się wydawać nietrafionym rozwiązaniem. Czy niechętni zmianom szefowie mają rację?

Nowoczesne organizacje dzielą odpowiedzialność IT na tą związaną z ciągłością działania oraz tą, której zadaniem jest szybkie realizowanie potrzeb zmieniającego się biznesu. Każdy obszar wymaga innych kompetencji i odmiennych metod działania. Utrzymanie środowiska IT to stabilny zespół dostępny 7/24, dobrze zdefiniowane procesy i procedury, aktualna dokumentacja środowiska oraz wiedza i doświadczenie w zakresie utrzymania i serwisu infrastruktury i oprogramowania. Prace rozwojowe wymagają natomiast przede wszystkim znajomości biznesu firmy oraz dostępnych narzędzi, które mogą ten biznes wspierać. Współczesny dział IT musi zajmować się bieżącym utrzymaniem infrastruktury IT, pracą nad usuwaniem przestojów i awarii sprzętowo-systemowych, i równocześnie ciągle podnosić kompetencje, aby planować i proponować rozwój środowiska IT z wykorzystaniem najnowszych technologii i trendów rynkowych nadążając za wyzwaniami stawianymi przez biznes. Łączenie tych funkcji może być poważnym ograniczeniem dla rozwoju organizacji oraz powodować wzrost ryzyka operacyjnego.

Odpowiedzią na realne problemy działów IT, które w różnej skali występują w każdej organizacji, jest właśnie outsourcing usług IT. Oczywiście kluczową kwestią jest podjęcie współpracy z doświadczonym partnerem, który posiada wyspecjalizowaną kadrę i właściwie zorganizowaną pracę. Czasy, w których informatyk był „od wszystkiego” minęły. Dzisiaj specjalizacja zespołów to klucz do efektywnej organizacji. W IT Solution Factor zauważyliśmy te zmiany i zbudowaliśmy strukturę, która gwarantuje skuteczną realizację zadań, związanych z zapewnieniem obsługi informatycznej w obszarach, w których nasi klienci potrzebują wsparcia. Dedykowane zespoły świadczące pomoc w ramach pierwszej linii zgłoszeń, które nie tylko mają za zadanie rejestrować zgłoszenia od użytkowników, ale i skutecznie rozwiązywać ich problemy, budować i udostępniać bazę wiedzy to bardzo ważny element systemu obsługi. Właśnie ci specjaliści są w bezpośrednim kontakcie z użytkownikiem końcowym i to oni odpowiadają za właściwe zarządzenie zgłoszeniami. Monitorują systemy i są w stanie szybko reagować, również w trybie 24/7/365. Jeżeli problem okazuje się poważniejszy i wymaga głębszej wiedzy specjalistycznej do działania wkracza druga, a w razie potrzeby trzecia linia wsparcia, czyli najwyższej klasy administratorzy systemów i inżynierowie. Wszystko po to, aby jak najszybciej rozwiązać problem i zapobiec pojawieniu się go w przyszłości. Wsparciem jest też komplet działań serwisowych, związanych z naprawami sprzętu, zarówno gwarancyjnymi jak i pogwarancyjnymi. Gdy dodamy do tego regularne szkolenia, dzięki którym kompetencje zespołów są stale podnoszone, młody i zorientowany na sukces zespół wsparty najnowocześniejszymi technologiami i narzędziami, uzyskamy dostęp do kompetencji, które trudno byłoby samodzielnie zbudować na własne potrzeby. Kompleksowe podejście do obsługi daje największe korzyści, a co najważniejsze jest połączone ze wzrostem jakości świadczonych usług, co wielokrotnie podkreślają nasi klienci. Kontrakt z firmą zewnętrzną rozwiązuje również problem z nieobecnością pracownika IT wynikającą z choroby, kwarantanny, urlopu bądź innych powodów. Mamy zapewnioną niezakłóconą ciągłość obsługi.

Dla przykładu, aby lepiej to zobrazować, przyjrzyjmy się przedsiębiorstwu, w którym funkcjonuje kilka bądź kilkanaście działów z dużą liczbą stanowisk komputerowych, pracujących z wieloma systemami i aplikacjami. Infrastruktura IT w tym przypadku wymaga zastosowania profesjonalnych rozwiązań, najwyższej jakości sprzętu oraz niemal stałego nadzoru nad poprawnością jej działania. W przypadku drobnej awarii wewnętrzny dział IT może sobie z tym poradzić, inaczej jednak przedstawia się sytuacja, gdy mamy do czynienia z szeroką awarią, z poważniejszym problemem, który wymaga zaangażowania specjalistów dysponujących odpowiednią wiedzą i umiejętnościami z różnych dziedzin. Aby powstałe zagrożenie dla prowadzonej działalności szybko wyeliminować, konieczna jest współpraca osób o różnych kwalifikacjach i z dużym doświadczeniem czego wewnętrzne działy IT, z racji swej specyfiki, nie są w stanie zapewnić. Straty powstałe w wyniku awaryjnego funkcjonowania firmy mogą być bolesne i często niewspółmiernie większe niż koszty współpracy z zewnętrznym dostawcą. Dostawca usług z racji swojego doświadczenia, pracy z wieloma różnymi organizacjami i środowiskami IT oraz doświadczeniu w rozwiązywaniu szerokiego spektrum problemów, jest gwarantem najszybszego dostarczenia skutecznego rozwiązania. Umiejętność szerokiego patrzenia na środowisko IT pozwala też skutecznie doradzać w zakresie rozwoju obszaru IT.

Podkreślenia wymaga tu fakt, że nie mówimy o firmie zapewniającej jedynie serwis IT, a o partnerze biznesowym, który funkcjonuje w ramach współpracy wielopłaszczyznowo. Zna wyzwania biznesowe swojego klienta, wie w którym obecnie znajduje się on punkcie, zna jego potrzeby i aspiracje rozwojowe. To wszystko pozwala mu spojrzeć na środowisko IT przez aktualne i przyszłe potrzeby biznesowe i zagwarantować mu stabilny rozwój. Bycie partnerem dla swojego klienta to niezwykle ważny aspekt współpracy, bo zrozumienie drugiej strony pozwoli uzyskać efekt synergii i osiągnąć satysfakcję z uzyskanych efektów. Partner zewnętrzny gwarantuje, że sfera IT stanie się efektywnym narzędziem dla zdobywania przewagi konkurencyjnej i ogromnym wsparciem dla biznesu, a nie potencjalnym źródłem problemów i zagrożeń, a w przyszłości kotwicą hamującą rozwój organizacji. Cena, którą zapłacimy za zewnętrzną obsługę informatyczną jest niewspółmierna do korzyści, które uzyskamy. Korzyści to nie tylko znaczące obniżenie kosztów stałych, ale również zmniejszenie ryzyka w biznesie oraz zapewnienie swojej firmie optymalnych warunków dla jej rozwoju. Dzisiejszy rynek pracy to wciąż jeszcze rynek pracownika i to długo jeszcze się nie zmieni. Ciężko jest o wysoko wykwalifikowanych specjalistów i inżynierów, a ich szkolenie jest bardzo kosztowne. To wszystko wskazuje na bardzo wysokie koszty utrzymania i rozwoju własnego działu IT, warto więc skoncentrować jego działania na rozwoju biznesu.

Nowoczesne usługi informatyczne, świadczone przez dziedzinowych specjalistów to odejście od myślenia tylko o serwisie sprzętowym i reagowaniu jedynie na pojawiające się problemy. To dzisiaj szansa na stabilny rozwój i sukces rynkowy dla firm i instytucji. Przyszłość należy do organizacji, które będą umiały wykorzystać swój potencjał intelektualny i właściwie podejmować strategiczne decyzje. Optymalizacja kosztów, w tym kosztów utrzymania i rozwoju środowiska IT oraz szukanie sposobów na skuteczne skupienie się na podstawowej działalności organizacji to coś, co bez przerwy powinno zajmować uwagę menedżera.