Czy "workflow" znaczy to samo co "groupware"? cz. I

''Rozpoczęta praca zmierza ku nieuchronnemu końcowi niezależnie od miejsca, stosowanej aplikacji czy nieobecnych pracowników''.

''Rozpoczęta praca zmierza ku nieuchronnemu końcowi niezależnie od miejsca, stosowanej aplikacji czy nieobecnych

pracowników''.

Tak jednym zdaniem można by zdefinować modny nie tylko na Zachodzie termin workflow, tłumaczony na język polski jako przepływ czynności. Oparte na sieciach komputerowych technologie workflow zdają sie zmierzać w nowym kierunku: po prostej instalacji dają możliwość uruchamiania procedur biznesowych, śledzenia ważnych statystyk, przydzielania priorytetów głównym zadaniom oraz inicjowania stosownych działań - i to wszystko bez interwencji człowieka.

Poniższy artykuł prezentuje trzy różne koncepcje implementacji przepływu czynności, które mogą być wykorzystane przez projektantów sieci, konsultantów, integratorów i administratorów.

Daje też odpowiedź na pytanie, dlaczego workflow to nie to samo co groupware.

Przepływy czynności to ciągle gorący temat na poziomie przedsiębiorstwa. Bliskość produktów typu workflow i groupware tworzy jednak chaos wypełniony nadmiarem funkcjonalności. Nic dziwnego, że użytkownicy bardzo często mylą oba pojęcia. Zamieszanie to, spotęgowane przez rosnące oczekiwania użytkowników, powoduje, że warto wyjaśnić czym się różni workflow od groupware.

Sam termin workflow wywołuje obrazy wygładzonych cykli produkcyjnych. Ale jeśli workflow to przepływ czynności, to co to jest groupware? Do czego pasuje? Co było wcześniej - groupware czy workflow? Na wiele z tych pytań postaram się odpowiedzieć poniżej.

Trochę historii

Początkiem rewolucji komputerów osobistych było wyartykułowanie potrzeb urzędników: dostarczenie wydajnych narzędzi do pracy osobistej na biurko pracownika. Użytkownikom spodobała się idea korzystania w codziennej pracy - aczkolwiek od siebie niezależnie - z arkusza kalkulacyjnego, edytora tekstów, baz danych i innych aplikacji.

Nieco później ludzie rozpoznali potrzebę dzielenia danych między aplikacje, co doprowadziło do rozwoju zintegrowanego oprogramowania. Już w 1986 r. przodujący producenci oprogramowania zaczęli oferować procesory tekstów z kompatybilnym arkuszem kalkulacyjnym i zintegrowaną bazą danych w jednym pakiecie. Przy niezależnie pracujących komputerach zintegrowane oprogramowanie oferowało dużą oszczędność czasu i eliminowało kłopotliwą konieczność migracji aplikacji.

Wraz z łączeniem komputerów w coraz większe sieci użytkownicy zaczęli rozglądać się za oprogramowaniem, które pozwoliłoby im interakcyjnie dzielić dokumenty i dane z innymi członkami organizacji. Ten typ oprogramowania, nazywany w literaturze oprogramowaniem współpracującym (collaborative software), groupware, a nawet workflow, stworzono w celu rozwiązania trudności związanych z przenoszeniem dokumentów i danych z jednej aplikacji użytkownika do innej.

Każdy urzędnik zdaje sobie sprawę, że transformacja dokumentu jest związana z czasem. Przesyłanie złożonych dokumentów, które zawierają dane i grafikę, z jednej aplikacji do innej, jest jeszcze trudniejsze, jeśli nie niewykonalne. Jednak konieczność skierowania dokumentu do następnej osoby w łańcuchu produkcyjnym jest nieunikniona.

Groupware

Groupware - oprogramowanie, które oferuje pojedynczą, zintegrowaną bazę operacyjną - jest traktowane jako rozwiązanie dla ludzi, których praca jest związana z dokumentami. Koncepcja groupware zakłada, że każda osoba zaangażowana w ten proces będzie używała ograniczonej liczby aplikacji, pochodzących zwykle od tego samego producenta.

Groupware jest uważane za rozsądne rozwiązanie do realizacji ograniczonych celów, np. do swobodnego przepływu dokumentów w oddziałach albo w środowisku produkcyjnym z ustaloną liczbą zadań do wypełnienia. Działa dobrze, gdy w grupie panuje konsensus co do tego, jakiego oprogramowania użyć, i wiara, że za jego pomocą można uzyskać pożądane wyniki.

Groupware wzbudza niekłamane zainteresowanie użytkowników, gdyż przypisuje mu się zdolność do rozwiązywania wielkich problemów. Grupy ludzi z podobnymi problemami domagają się efektywnych rozwiązań. Łatwiej im jest dostosować do niego swoje środowisko, niż zaakceptować zewnętrzne zmiany.


TOP 200