Osiągnięcie pełnej przejrzystości kosztowej nie jest jednak łatwe. Po pierwsze, wymaganie od szefów działów IT koncentracji na finansach oznacza oczekiwanie od nich sprawdzenia się w dziedzinie, którą nigdy się nie zajmowali. Naturalnym odruchem osoby odpowiedzialnej za pamięci masowe w firmie, obciążonej obowiązkiem comiesięcznej aktualizacji prognoz kosztowych, jest poszukiwanie narzędzia, które zrobi to automatycznie. Wtedy budżety IT mogą stać się zasobem, który odzwierciedla rzeczywiste koszty wykorzystania infrastruktury i pozwala na automatyczne aktualizacje, a nie szybko dezaktualizującym się i nie wnoszącym żadnej wartości dokumentem. Oferta takich narzędzi na rynku jest coraz szersza; oferowane są nie tylko przez mniejsze, wyspecjalizowane firmy, ale też przez większych dostawców, takich jak IBM, CA i HP. De facto obecne są na rynku od 2000 roku, ale dopiero teraz osiągają pewną dojrzałość. Tego rodzaju programy wydają się dobrze przystosowane do oferowania w modelu oprogramowania jako usługi.

Optymalizacja kosztów

W wielu firmach programy umożliwiające zarządzanie finansami zastępują setki arkuszy kalkulacyjnych. Wdrożenie wymaga zgromadzenia danych ustrukturyzowanych i nieustrukturyzowanych z całego przedsiębiorstwa, oczyszczenia ich i sprowadzenia do wspólnego mianownika, aby mogły zostać poddane analizie. Dysponując tego rodzaju informacjami, dział IT może lepiej uzasadnić biznesową opłacalność inwestycji w technologię. Nie chodzi jedynie o raportowanie kosztów, lecz o ich optymalizację.

Uzyskanie informacji na temat kosztów utrzymania poszczególnych serwerów pozwala zidentyfikować kandydatów do konsolidacji lub wirtualizacji, aplikacje, z których należałoby zrezygnować i kontrakty serwisowe, które mogą nie być warte odnowienia. Dyrektorowi działu IT często trudniej jest przekonać zarząd do rezygnacji z systemów, które służyły przez wiele lat, niż do zainwestowania w nowości. Odpowiednie narzędzia mogą mu w tym pomóc.

Na podstawie: Ann Bednarz: Do you know how much your IT costs? - Network World.