Cztery firmy w jednej

Jednym z głównych producentów pomp i systemów pompowych jest duńska firma Grundfos, która produkuje i sprzedaje pompy w każdym zakątku świata, wspierając się szeroko informatyką.

Jednym z głównych producentów pomp i systemów pompowych jest duńska firma Grundfos, która produkuje i sprzedaje pompy w każdym zakątku świata, wspierając się szeroko informatyką.

Grundfos Pompy z Baranowa pod Poznaniem to przykład firmy, którą do informatyzacji skłoniła sytuacja ekonomiczna w Polsce. Przedsiębiorstwo to, będące liderem na rynku pomp z olbrzymią przewagą nad rozdrobnionymi bezpośrednimi konkurentami, długo nie musiało zastanawiać się nad wdrożeniem wyrafinowanych systemów IT.

W 2001 r. firma stanęła jednak w obliczu załamania rynku. Musiała o jedną trzecią zmniejszyć personel i przemyśleć dalszy model działania. "Jako lider nie musieliśmy obawiać się gwałtownej utraty pozycji. Jednak zdobycie każdego kolejnego procenta rynku wiązało się z ogromnym wysiłkiem i kosztami" - mówi Szymon Ułanowski, dyrektor finansowy, odpowiedzialny za IT w Grundfos Pompy.

Cztery firmy w jednej

Piotr Mrugalski, administrator działu IT

Dlatego też zarząd firmy postanowił zainwestować we wdrożenie nowoczesnych systemów informatycznych. "Chcieliśmy lepiej penetrować rynek, nie zwiększając przy tym zatrudnienia" - wyjaśnia Szymon Ułanowski. Firma działająca za pośrednictwem sieci ponad 180 partnerów postanowiła usprawnić współpracę z dystrybutorami i lepiej wspomóc ich w realizowanych przedsięwzięciach. Tak zaczął się duży projekt restrukturyzacyjny, w którym niebagatelną rolę odegrało IT. Najpierw, aby zwiększyć efektywność funkcjonowania przedsiębiorstwa, podzielono spółkę na cztery działy odpowiadające za obsługę głównych segmentów rynku (budownictwa, wodno-ściekowy, przemysłowy i pomp dozujących). Klienci z każdego z tych segmentów wymagają innego poziomu obsługi. Dystrybucja pomp do budownictwa mieszkalnego to sprzedaż, która wieloma cechami przypomina obrót towarami szybkozbywalnymi. Wymaga częstych wizyt w punktach sprzedaży, pilnowania zasad ekspozycji towarów i materiałów reklamowych oraz stałej walki o kolejne punkty sprzedaży. Sprzedaż dużych, wartych dziesiątki tysięcy złotych pomp dla oczyszczalni ścieków to działanie bardziej zbliżone do zarządzania projektami, wymagające m.in. sprawnego funkcjonowania w świecie inwestycji komunalnych. W przypadku takich przedsięwzięć ważnym elementem jest czas. "Ponieważ proces projektowania i dostarczania pomp trwa kilka miesięcy, jesteśmy zmuszeni do monitorowania rynku po to, by po wygraniu przetargu dostarczyć pompę na miejsce. Musimy wiedzieć więcej. Aby skrócić czas dostaw, staramy się utrzymywać pompy bliżej klienta, czyli u naszego dystrybutora" - mówi Szymon Ułanowski.

Wszystkie informacje na temat dystrybucji produktów Grundfosa są gromadzone w systemie CRM. Są tam zarówno dane pochodzące z komputerów naręcznych przedstawicieli handlowych odwiedzających dystrybutorów, jak i informacje na temat inwestycji w sektorze komunalnym (trafiają tam także informacje o ogłaszanych przetargach gromadzone przez oddzielną aplikację).

System czuwa też nad poprawnością decyzji o rabatach i upustach przyznawanych przez przedstawicieli. W przypadku przekroczenia założonych w polityce rabatowej wskaźników, CRM automatycznie przesyła decyzję przedstawiciela do kontrasygnaty przez przełożonego. "Wdrożenie tej aplikacji znacząco przyspieszyło proces decyzyjny i ułatwiło jego kontrolę" - mówi Piotr Mrugalski, administrator działu IT w Grundfos Pompy. Równocześnie zapewniło odpowiednią dawkę autonomii handlowcom. Wiedzą, że jeśli informacje o zamówieniu dało się wprowadzić do systemu, to jest ona poprawna pod względem formalnym. Przełożeni zaś mają aktualny wgląd w działania podejmowane przez personel.

Teraz zarząd chce zająć się wprowadzeniem nowej metody, tj. budżetowania potrzeb. "Budżetujemy już koszty, ale chcemy budżetować pracę - tj. na podstawie obserwacji na temat działań pracowników chcemy przewidywać nakłady wymagane do osiągnięcia zakładanych w przyszłości celów" - twierdzi Szymon Ułanowski. Firma chce także wyeliminować aplikacje pozostające poza CRM oraz systemem zintegrowanym Scala. W przyszłości polski oddział czeka zapewne migracja do korporacyjnego systemu SAP. Projekt ten powinien być o tyle prostszy, że najtrudniejszą rzecz - stworzenie mapy procesów - Grundfos ma już za sobą. Podobnie zresztą jest w przypadku całego projektu informatyzacji. "Dzięki informatyce udało się nam podzielić firmę na cztery działające równolegle piony i uczynić z nich samodzielne i dobrze funkcjonujące biznesy" - mówi Szymon Ułanowski. Dziś to konkurencja ma twardy orzech do zgryzienia. Może konkurować, wzmacniając zespoły przedstawicieli handlowych, albo pójść w ślady Grundfosa i zainwestować w IT.

Finalista w kategorii Handel i usługi

Grundfos Pompy sp. z o.o., Baranowo k. Poznania

Maurycy Ratajczyk, dyrektor generalny

Piotr Mrugalski, administrator działu IT

Liczba pracowników: 75

Liczba pracowników działu IT: 1

http://www.grundfos.com

Wykorzystywane rozwiązania

Scala 5.1 - system zintegrowany;

CSRM.2000 - zarządzanie relacjami z klientami i dostawcami;

Lotus Domino - aplikacje specjalistycznych i system pracy grupowej;

Aplikacja do kalkulacji kosztów metodą ABC;

Aplikacja do optymalizacji zapasów (ILiM);

Aplikacja do komunikacji z systemami kodów kreskowych (Selmar);

Aplikacja do zarządzania flotą samochodów (LeasePlan);

Documind (DSA) - zarządzanie obiegiem dokumentów

W celu komercyjnej reprodukcji treści Computerworld należy zakupić licencję. Skontaktuj się z naszym partnerem, YGS Group, pod adresem [email protected]

TOP 200