Czego przedsiębiorcy oczekują od oprogramowania?

Jak spośród wielu ofert wybrać oprogramowanie, które będzie idealne dla firmy? Swoją opinię na ten temat mają właściciele małych i średnich firm.

Prowadzenie firmy bez korzystania z rozwiązań informatycznych jest trudne, a często niemożliwe. Jak jednak wśród wielu dostępnych na rynku ofert wybrać rozwiązanie, które będzie idealnie pasować dla naszej firmy? Na jakie cechy oferowanych produktów należy zwrócić uwagę? Swoją opinię na ten temat mają właściciele małych i średnich przedsiębiorstw.

Wspomaganie zarządzania w firmie programami komputerowymi jest w Polsce normą. Zróżnicowana jest jednak skala wykorzystywania tego typu narzędzi. Część firm poprzestaje na prostych programach do księgowania lub fakturowania, część sięga po bardziej rozbudowane systemy CRM. Jedni korzystają z programów opartych na licencjach do instalowania na komputerach, inni próbują najnowszych rozwiązań , do których używania wystarczy przeglądarka i wykupiony abonament. Jednak bez względu na stopień zaawansowania wybranego oprogramowania, chodzi przede wszystkim o zapanowanie nad chaosem informacyjnym w przedsiębiorstwie.

"W dzisiejszych czasach najważniejsza jest informacja" - potwierdza Wojciech Dorożyski z drukarni Duży Format, która obecnie pracuje nad własnym pakietem usprawniającym zarządzanie. "W związku z tym przepływ informacji w naszej firmie oraz czas realizacji zlecenia jest jednym z kluczowych czynników wpływających na zadowolenie klientów. Dzięki temu oprogramowaniu pracownicy z poszczególnych działów naszej firmy będą mieli wgląd w informacje, na jakim etapie realizacji jest dane zlecenie. To przedsięwzięcie usprawni nasze działania i zneutralizuje chaos informacyjny w firmie" - tłumaczy Wojciech Dorożyski.

Duży Format zdecydował się na zamówienie systemu skrojonego na miarę, dopasowanego do indywidualnych potrzeb. Nad podobnym rozwiązaniem pracuje też sieć cukierni Lenkiewicz. W tym przypadku nacisk położony jest jednak na zarządzanie produkcją. "Program ten ułatwi nam politykę magazynową oraz usprawni proces produkcji ciast i lodów. Pracownik nie będzie miał możliwości pomyłki przy dozowaniu półproduktów, gdyż system sam, według określonej receptury, wyda z magazynu dokładnie tyle półproduktów ile potrzeba na daną partię towaru" - wyjaśnia Michał Lenkiewicz.

Takie rozwiązanie nie jest jednak idealne dla wszystkich. Stworzenie systemu dostosowanego do indywidualnych potrzeb przedsiębiorstwa to duży wydatek. Ponadto w większości mniejszych firm dobrze sprawdzają się też uniwersalne rozwiązania, pomagające usprawnić przepływ informacji między organizacją a otoczeniem oraz wewnątrz samej organizacji. O tym, że mogą one okazać się pomocne, przekonani są nawet przedsiębiorcy, którzy ich nie używają. "Nie korzystam z oprogramowania wspomagającego zarządzanie firmą, ponieważ korzystam z usług dobrego doradcy podatkowego. Z całą pewnością jednak podmiotom handlowym przydałoby się oprogramowanie pozaksięgowe poprawiające relacje i kontakt z klientami, umożliwiające szybki przepływ informacji handlowych, a zatem wpływające pozytywnie na poziom sprzedaży i jej jakość" - mówi Aleksandra Łukomska-Smulska, prowadząca mikrofirmę Renifer zajmującą się sprzedażą odzieży.

Jerzy Okoński z toruńskiej firmy turystyczno-gastronomicznej Fort IV zwraca uwagę na jeszcze jeden, być może w niektórych sytuacjach najważniejszy aspekt - intuicyjność obsługi programu. "Zdarzyło się kilka razy, że posiadaliśmy znakomite pod względem technicznym oprogramowanie, którego obsługa była bardzo trudna, a proces szkolenia droższy od samego programu" - mówi Jerzy Okoński.

Przedsiębiorcy są coraz bardziej przekonani, że każda firma powinna dzisiaj rozważyć zainwestowanie w rozwiązanie wspierające prowadzenie biznesu. Przed decyzją warto jednak zadać sobie kilka pytań. Jakie procesy w firmie chcemy usprawnić? Jakie potrzeby zaspokoić? Jak zaawansowani są nasi pracownicy w obsłudze programów tego typu? Czy zależy nam na integracji poszczególnych elementów pakietu, czy chcemy skorzystać jedynie z jednego modułu? Warto poświęcić trochę więcej czasu na dokonanie właściwego wyboru, aby później móc zaoszczędzić czas przy wykonywaniu biznesowych zadań.