Przede wszystkim organizacja

Przez cały okres przygotowań do fuzji systemów IT w banku BPH PBK działał Komitet Sterujący, w którego skład wchodzili przedstawiciele zarządu, działu IT oraz osoby z departamentów merytorycznych. "Podczas cotygodniowych spotkań komitetu udawało się nam rozwiązywać większość problemów na styku informatyki i biznesu" - mówią przedstawiciele banku. Jedna z najtrudniejszych decyzji, jaką musiano podjąć, dotyczyła sposobu konwersji. Można było ją przeprowadzić jednorazowo lub etapami. Z punktu widzenia księgowego i narzędzi wykorzystywanych do konwersji bazy danych klientów dawnego PBK, lepszy był pierwszy sposób. Tu powstawał jednak problem efektu skali, kontroli nad działaniami kilku tysięcy osób, które brały udział w konwersji. Aby ułatwić komunikację z nimi, na początku 2002 r. wdrożono w dawnym PBK system Lotus Notes. Działał on już w BPH.

Aby zapanować nad ogromem projektu, stworzono w banku tzw. Zespół Koordynacji Konwersji - będący czymś na kształt sztabu, w skład którego weszli przedstawiciele wszystkich obszarów banku. Pracujące tam osoby podejmowały wszystkie decyzje podczas weekendu konwersyjnego. Zespół ten codziennie analizował stan realizacji zadań. Określono pięć kryteriów, które brano pod uwagę - gotowość centralnego ośrodka przetwarzania danych, gotowość systemów oddziałowych, poprawność procesu konwersji, prawidłową weryfikację księgową konwersji, gotowość systemów satelitarnych. "Ostateczną decyzję, czy postawione kryteria są spełnione w wystarczającym stopniu, aby można było przejść do punktu, z którego już nie ma odwrotu, w szybkim czasie podejmował wspólnie Zespół Koordynacji Konwersji i zarząd banku" - opowiada Henryk Baniowski.

Przedstawiciele Zespołu Koordynacji Konwersji, który w dniach 14-16 października przekształcił się w Centrum Operacyjne, mieli podgląd na trzy ekrany, na których obserwowano obciążenie maszyny systemu centralnego i serwerów oddziałowych, stan funkcjonowania sieci; miano także podgląd systemu w dziale help desk. Na czas konwersji przeniesiono go do tego samego budynku co call center, aby w miarę potrzeb można było zwiększyć jego 40-osobową załogę o pracowników centrum telefonicznego.

Porządki i plany

W trakcie przygotowań do fuzji IT zidentyfikowano w banku ok. 40-50 zbędnych systemów, które będą stopniowo "wyciszane". Obecnie bank korzysta z ponad 130 aplikacji. W przyszłym roku zaś mają się zacząć kolejne projekty. Od połowy 2002 r. wstrzymano bowiem wszystkie prace rozwojowe, zwłaszcza te dotyczące zmian w systemie Profile.

"Przedstawiciele departamentów merytorycznych zgłosili już ok. 70 nowych projektów. Dochodzą do tego jeszcze wewnętrzne projekty działu IT. Ich ostateczna lista nie została jeszcze sporządzona, bo nadal opracowujemy budżet na rok 2003. Będą one jednak ukierunkowane głównie na wsparcie klientów" - mówi Henryk Baniowski.

Bank chce także stworzyć system MIS (Management Information System) i wdrożyć rozwiązanie typu e-procurement, które scentralizowałoby i usprawniło dokonywanie zakupów w połączonym banku BPH PBK. Jeszcze w tym roku zakończy się projekt wdrożenia systemu HR firmy SAP. Obejmie on zarządzanie informacjami o 12,9 tys. pracowników banku.