Popularność narzędzi analitycznych wspomagających prognozowanie zależy przede wszystkim od tego, jak szybko analitycy - dziś do planowania i harmonogramowania używający MS Excela - spostrzegą, że arkusz kalkulacyjny to narzędzie zbyt proste, by na jego podstawie przewidywać przyszłe zdarzenia w skali całej firmy.

Współczesny biznes wymaga coraz więcej danych analitycznych. Powoli standardowym wyposażeniem każdego przedsiębiorstwa stają się narzędzia controllingowe, hurtownie i minihurtownie danych, a więc systemy pozwalające na analizę zdarzeń zachodzących w przeszłości. Konsultanci odwiedzający potencjalnych użytkowników tego typu rozwiązań kuszą klientów coraz to większą liczbą prekonfigurowanych raportów. Jednak kolejne narzędzia umożliwiające analizę zdarzeń z przeszłości przestają już wystarczać.

Rosnąca konkurencja wymusza na firmach poszukiwanie narzędzi, które na podstawie danych historycznych, a także w oparciu o wiedzę ekspercką pozwalałyby na prognozowanie zdarzeń, które mogą nastąpić w przyszłości. Niestety, standardowe rozwiązania analityczne pozwalają jedynie na tworzenie hipotez i sprawdzanie ich wg rzeczywistych danych. Już sama architektura narzędzi typu BI, zakładająca korzystanie z wcześniej prekonfigurowanych źródeł danych i dystrybucję raportów, według wypracowanych wcześniej szablonów, przynajmniej po części uniemożliwia przewidywanie przyszłych zdarzeń.

Koszty pod ścisłą kontrolą

Tymczasem współczesny biznes wymaga zastosowania systemów umożliwiających wiarygodne prognozowanie. Opiera się na nich coraz więcej procesów biznesowych współczesnych organizacji. Marże w sieciach handlowych są dziś na tyle niskie, że aby zachować rentowność, firmy muszą bardzo dokładnie przewidywać popyt na towary i na podstawie tych prognoz optymalizować zasoby magazynowe i trasy samochodów dostarczających towary. Podobnie dzieje się także w wielu gałęziach przemysłu.

Konkurencja między zakładami przemysłowymi, nawet z sektorów uchodzących dotychczas za dość "wolne", wzrosła do tego stopnia, że coraz częściej konkurują one między sobą nie tylko jakością samych produktów, zbliżoną w przypadku największych konkurentów, ale także pewnością i terminowością dostaw. Przed potrzebą wdrożenia takiego właśnie narzędzia, które pozwalałoby na optymalizację zapasów, stanęła niedawno Huta Aluminium Konin - Impexmetal. Jako relatywnie niewielki zakład, który prawie 75% swojej produkcji sprzedaje za granicą, musi stale poszerzać swoją ofertę i szukać nowych nisz, pozwalających na wzrost sprzedaży. Oczywiście proces ich produkcji podlega ścisłym rygorom kontroli kosztów.

Niezależnie od tego Huta Aluminium Konin - Impexmetal musi gwarantować pewność dostawy na najwyższym światowym poziomie, który przekracza dziś 90%. To wymusiło na zakładzie gruntowną modernizację przede wszystkim procesu planowania produkcji. Przez lata wszystko odbywało się w oparciu o zlecenia wprowadzane ręcznie do systemu ERP. Aplikacja uruchamiała produkcję, wystawiała potrzebne dokumenty księgowe i aktualizowała budżet.

Niestety sam proces planowania bazował na intuicji kierowników poszczególnych zakładów, planujących zużycie surowców potrzebnych do odlewu elementów. W przypadku zmieniającego się dynamicznie zakresu zleceń oraz czynników zewnętrznych, takich jak zlecenia realizowane równolegle, efektywne planowanie było praktycznie niemożliwe. Każde kolejne doprecyzowanie zamówienia powodowało opóźnienia w jego realizacji, które z czasem się nawarstwiały. Sam proces harmonogramowania zajmował bardzo dużo czasu, a informacje powstałe w jego wyniku były nieprecyzyjne.

Taka organizacja pracy uniemożliwiała także wykorzystanie oszczędności wynikających z łączenia i optymalizacji zamówień. Nie pozwalała na komasację zleceń, bilansowanie mocy produkcyjnych czy prognozowanie wykorzystania zasobów. Zaprojektowanie tego typu funkcji w oparciu o działający w firmie system ERP JDEdwards albo prostą hurtownię danych było niemożliwe. Dlatego też od razu pod uwagę wzięto przede wszystkim wyspecjalizowane narzędzia do planowania produkcji. Ostatecznie zarząd zdecydował się na wdrożenie Factory Planner firmy i2 Technologies, który odpowiada za harmonogramowanie zleceń, poprzez sprawdzenie dostępności zasobów i urządzeń, śledzenie ciągów produkcyjnych i wąskich gardeł powstających w trakcie realizacji zamówień, a także kolejkowanie zleceń pozwalające na optymalizację procesu produkcji.

Do korzystania z podobnych rozwiązań zmuszone jest także coraz więcej zakładów energetycznych, które odpowiadają za zbilansowanie popytu i podaży energii oraz zgłoszenie, z odpowiednim wyprzedzeniem, zapotrzebowania na energię elektryczną. Narzędzia prognostyczne używane są m.in. w Zakładzie Energetycznym Płock, umożliwiając szacowanie popytu energii na podstawie danych o strukturze demograficznej, pogodzie czy porze roku. Narzędzia tego typu wykorzystywane i "dostrajane" przez kilka lat mogą już wkrótce okazać się źródłem przewagi konkurencyjnej na liberalizującym się rynku energii.

Nieśmiertelny MS Excel

Myli się jednak ten kto uzna, że w związku z rosnącą presją rynku narzędzia umożliwiające prognozowanie już upowszechniły się w polskich firmach. Nadal w większości firm procesy planowania, prognozowania i budżetowania opierają się przede wszystkim na wiedzy ekspertów i rozwiązaniach wykorzystujących Microsoft Excel. "Nie można nawet powiedzieć, że firmy nie próbują w jakiś sposób realizować procesów związanych z prognozowaniem. Po prostu robią to w sposób nieusystematyzowany, a czasem niejako obok narzędzi IT odpowiadających za analizę danych w przedsiębiorstwie" - mówi Wojciech Winnicki z Infovide. Excel ma wiele zalet. Zapewnia odpowiednią elastyczność, która pozwala na dokonywanie nawet najbardziej skomplikowanych analiz. "Często procesy zaszyte w hurtowni danych są mniej elastyczne, gdyż wymagają wcześniejszej konfiguracji. MS Excel ma tu choćby tę przewagę, że pewne algorytmy można zaimplementować samodzielnie" - twierdzi Wojciech Winnicki. Jest przy tym narzędziem dobrze znanym przynajmniej wśród osób odpowiedzialnych za tworzenie prognoz.

Jednak powszechny dostęp to nie jedyna przyczyna popularności arkusza kalkulacyjnego. Ta wynika w dużej mierze ze specyfiki procesów wykorzystujących prognozowanie. Są one zwykle ściśle powiązane z tworzeniem budżetu i jako takie mają sporadyczny charakter. "W większości przedsiębiorstw budżetowanie odbywa się raz do roku, a cele zapisane w budżecie rzadko są weryfikowane w trakcie realizacji" - mówi Tomasz Kotowski z Sybase.

Do obsługi realizowanych rzadko procesów faktycznie może wystarczyć arkusz kalkulacyjny. A potrzeba ich automatyzacji nie jest na tyle paląca, żeby angażować firmę w kosztowny projekt analityczny, obarczony ryzykiem niepowodzenia.

Niestety, oparcie prognozowania na arkuszu kalkulacyjnym ma wady. Wyniki obliczeń dokonanych przez ekspertów zwykle pozostają poza jakimikolwiek systemami analitycznymi. Co więcej, prowadzi to często do wyważania otwartych drzwi, tj. równoległego tworzenia na własne potrzeby różniących się nieco od siebie małych aplikacji wspomagających prognozowanie, z których każda udostępnia dane w nieco innym formacie. Bywa że i same wyniki przewidywań podlegają różnym manipulacjom i są naginane do rzeczywistych wyników, po to by ukryć ewentualne rozbieżności - nawet jeśli te były raczej konsekwencją zmian w otoczeniu, a nie niewiedzy ekspertów dokonujących prognoz.

Typowy opór

Przeszkody we wprowadzaniu narzędzi do prognozowania mają też charakter obiektywny. Wiele firm wciąż nie dysponuje dostatecznie dużym, co najmniej dwuletnim zbiorem danych historycznych, co rzutowałoby na poziom i dokładność prognoz. Popularyzację systemów wspomagających rozwój narzędzi prognostycznych utrudnia stopień ich skomplikowania. Oprócz wiedzy biznesowej ich wdrożenie wymaga zwykle ogromnej wiedzy z zakresu statystyki i ekonometrii, a tej wciąż nie ma w wielu firmach.

Poważnym ograniczeniem jest tu sceptycyzm potencjalnych użytkowników. "Jeśli taki system nie ma konkretnego użytkownika, który zasila go danymi i na bieżąco wpływa na jego kształt, to znacznie rośnie ryzyko, że nie będzie wykorzystywany" - mówi dyektor IT w jednym z zakładów korzystających z narzędzi do prognozowania. Właśnie taki problem miała jego firma. W przedsiębiorstwie od prawie 10 lat działała hurtownia danych, a jej użytkownicy oswoili się z wyrafinowanymi narzędziami analitycznymi. Wdrożenie systemu do prognozowanie sprzedaży wydawała się naturalną konsekwencją rozwoju systemów analitycznych w przedsîębiorstwie. Niestety, wdrożenie systemu nałożyło się na pewne zmiany w zespole odpowiedzialnym za analizy. Zmienili się członkowie zespołu odpowiedzialnego za analizy. W rezultacie system do prognoz sprzedaży wdrożony przed prawie dwoma laty, jest praktycznie niewykorzystywany.

Firma szuka odpowiedniej osoby, która mogłaby się zająć tworzeniem prognoz i przejęła pieczę nad dalsznym rozwojem systemu. Niestety znalezienie dobrych analityków jest dziś bardzo trudne. Przedsiębiorstwo nie ma też gwarancji, że znaleziony z trudem pracownik, będzie w stanie dobrze przystosować się do pracy na kupionym wcześniej rozwiązaniu.

Wydaje się, że większość tych ograniczeń zostanie zniesiona dzięki nasilającej się konkurencji, która przekona największych sceptyków do tego, że do planowania i prognozowania w skali firmy potrzebne są narzędzia dalece bardziej zintegrowane i wyrafinowane niż arkusz kalkulacyjny. Dopóki producentom specjalizowanych rozwiązań nie uda się przekonać potencjalnych klientów do tego typu narzędzi, dopóty będą używane tylko tam, gdzie są absolutnie niezbędne: w bankowości, finansach, energetyce i dużych sieciach dystrybucyjnych. Czyli wszędzie tam, gdzie o sukcesie czy porażce w biznesie decyduje jak najlepsze dopasowanie się do trendów.