Cyfrowi do końca

W Polskiej Telefonii Cyfrowej proces zakupów elementów infrastruktury sieciowej jest obsługiwany przez rozwiązanie B2B zbudowane na bazie technologii SAP.

W Polskiej Telefonii Cyfrowej proces zakupów elementów infrastruktury sieciowej jest obsługiwany przez rozwiązanie B2B zbudowane na bazie technologii SAP.

W Polskiej Telefonii Cyfrowej (Era) działa nowy system typu e-procurement, dzięki któremu został zautomatyzowany proces - od momentu złożenia zapotrzebowania, poprzez centralny proces zamawiania, aż do realizacji płatności za faktury - zakupów sprzętu, oprogramowania i usług niezbędnych do budowy sieci telekomunikacyjnej. Dzięki wykorzystaniu mechanizmu workflow na platformie B2B (business-to-business) i dokumentom elektronicznym system zapewnia wymianę informacji pomiędzy użytkownikami w Erze a trzema dostawcami infrastruktury dla tego operatora.

Do budowy rozwiązania wykorzystano technologię EBP (Enterprise Buyer Professional) wchodzącą w skład platformy mySAP SRM (Supplier Relationship Management). Ponadto zostało ono rozszerzone o możliwość sygnowania dokumentów elektronicznych podpisem cyfrowym przy użyciu certyfikatów X.509 składowanych na kartach mikroprocesorowych. Każdy z przychodzących dokumentów jest weryfikowany pod kątem poprawności złożonego pod nim e-podpisu.

System zakupów obsługuje trzech największych dostawców Polskiej Telefonii Cyfrowej. O włączeniu do niego akurat tych firm zdecydował wolumen przeprowadzanych z nimi transakcji. Każdy z nich korzysta także z systemu SAP, ale - wg przedstawicieli Ery - nie miało to większego znaczenia podczas realizacji projektu. Wymiana informacji następuje bowiem za pośrednictwem uniwersalnych komunikatów XML.

Bez niespodzianek

Tomasz Kieroński, dyrektor Departamentu Rozwoju Systemów IT w Polskiej Telefonii Cyfrowej

Tomasz Kieroński, dyrektor Departamentu Rozwoju Systemów IT w Polskiej Telefonii Cyfrowej

Polska Telefonia Cyfrowa należy do pionierów w zakresie wdrażania systemów e-procurement w Polsce. Już w roku 1999 korzystała z dedykowanego systemu stworzonego na jej potrzeby przez , obsługującego strategiczne zakupy sieciowe. "Ten projekt okazał się ogromnym sukcesem. Korzyści płynące z wdrożenia rozwiązania e-procurement widać było natychmiast. Inwestycja zwróciła się bowiem w cztery miesiące" - mówi Tomasz Kieroński, dyrektor Departamentu Rozwoju Systemów IT w Polskiej Telefonii Cyfrowej.

Korzyści były na tyle duże, że firma zdecydowała się wkrótce na wdrożenie systemu, który obsługiwałby także proces zakupów typu MRO (Maintenance Repair Operations), a więc m.in. materiałów i sprzętu biurowego, w tym komputerów. W tym przypadku poszczególne transakcje nie mają dużej wartości, ale ich masowy charakter sprawia, że koszt ich przetwarzania jest bardzo wysoki. System ten zdecydowano się wykonać na bazie technologii EBP oferowanej przez SAP.

Monopol systemowy

Po zakończeniu drugiego projektu, przedstawiciele Ery stanęli przed decyzją o ujednoliceniu obu systemów e-procurement i objęcia wszystkich głównych procesów związanych ze składaniem zamówień jednym rozwiązaniem. "Utrzymywanie dwóch systemów wiązało się z dodatkowymi, zbędnymi kosztami. Chcieliśmy obniżyć TCO systemów wspierających e-business" - twierdzi Marek Książek, kierownik projektu, odpowiedzialny za wdrożenie nowego systemu e-procurement ze strony Polskiej Telefonii Cyfrowej. Dodatkowym powodem rozpoczęcia tego projektu były przygotowania do obsługi zwiększonej liczby zamówień związanych z budową sieci UMTS. Jako głównego wykonawcę systemu PTC wybrała firmę .

Na decyzję o ujednoliceniu narzędzi do obsługi zakupów wpłynęły także braki w funkcjonalności rozwiązania zbudowanego w 1999 r. "Od pewnego czasu zastanawialiśmy się nad rozwojem tej aplikacji. W ciągu kilku lat użytkowania dowolnego systemu użytkownicy zgłaszają mnóstwo problemów i propozycji zmian, które wcześniej czy później trzeba zaimplementować" - mówi Marek Książek. "Tymczasem rozwiązania szyte na miarę są w mniejszym stopniu podatne na modyfikacje. Wprowadzenie zmian wiąże się zwykle ze znaczącymi modyfikacjami w systemie, a to oznacza większe inwestycje" - dodaje Tomasz Kieroński.

Skala problemu

Marek Książek, kierownik projektu, odpowiedzialny za wdrożenie nowego systemu e-procurement ze strony Polskiej Telefonii Cyfrowej

Marek Książek, kierownik projektu, odpowiedzialny za wdrożenie nowego systemu e-procurement ze strony Polskiej Telefonii Cyfrowej

Pomimo doświadczeń pracowników PTC z systemami e-procurement trwający kilka miesięcy projekt nie był łatwy. Problemy leżały zarówno po stronie organizacyjnej, jak i technicznej. Trudności - mimo dobrej woli każdej ze stron - dotyczyły przede wszystkim wypracowania porozumienia z dostawcami. "Uruchamianie nowego narzędzia wymaga modyfikowania procesów biznesowych. Zadanie takie stwarza ogromne trudności już w jednej firmie, a wspólny projekt czterech firm - to prawdziwe wyzwanie. Każdy z uczestników projektu musi nauczyć się sztuki kompromisu to, co optymalne dla niego, może być dyskomfortowe dla innych" - mówi Tomasz Kieroński.

Polskiej Telefonii Cyfrowej udało się jednak przekonać głównych dostawców, aby podjęli wysiłek i zamienili stare rozwiązanie na nowe. Jak mówią uczestnicy projektu, udało się to, ponieważ narzędzia tego typu przysparzają korzyści nie tylko kupującym. "Wdrażając system e-procurement, nie chodzi tylko o presję na obniżanie cen. Nie chcemy przecież doprowadzić dostawców na skraj bankructwa. Korzyści są obopólne i związane np. z rozliczaniem płatności i dokumentów w terminie. To dla dostawców bardzo ważne. Już w starym systemie ponad 90% faktur płacono automatycznie i zgodnie z ustaleniami" - twierdzi Tomasz Kieroński.

Dzięki uruchomieniu nowego systemu możliwe było także podniesienie jakości zamówień. Przyczyniły się do tego możliwości prowadzenia negocjacji na platformie B2B pomiędzy specjalistami - technicznymi i komercyjnymi - Ery i dostawców. "W przypadku przygotowywania papierowych dokumentów brakuje interakcji z dostawcą. Zamówienie jest generowane, a dopiero później okazuje się, że np. zamówione urządzenie nie pasuje do naszej stacji bazowej. Wynika to chociażby z faktu, że technologia szybko się rozwija" - wyjaśnia Marek Książek. Zakończenie negocjacji technicznych to sygnał dla kupców, którzy uzgadniają szczegółowe warunki zamówienia i nadzorują zgodność z obowiązującymi umowami. Po uzgodnieniu tych warunków, transakcja jest przekazywana do zatwierdzenia i podpisu elektronicznego.

Cyfrowy długopis

Schemat funkcjonowania systemu e-procurement w Polskiej Telefonii Cyfrowej

Schemat funkcjonowania systemu e-procurement w Polskiej Telefonii Cyfrowej

Elementem wyróżniającym nowe rozwiązanie jest wymiana dokumentów elektronicznych podpisanych cyfrowo przez upoważnione osoby. Przesyłane są trzy ich typy: zamówienia, potwierdzenia zamówień i faktury. "Wyeliminowanie papierowych dokumentów z procesu stanowiło duże wyzwanie zarówno technologiczne, e-podpis nie jest bowiem elementem standardowego rozwiązania SAP dla dokumentów elektronicznych, jak i mentalne, związane z przyzwyczajeniem ludzi do dokumentów papierowych" - mówi Adam Domaradzki, odpowiedzialny za realizację projektu w Erze ze strony AMG.net.

Na razie nie udało się wyeliminować papierowych odpowiedników elektronicznych faktur. PTC czeka na rozstrzygnięcie wszystkich wątpliwości prawnych, a jej przedstawiciele są zdecydowani zrezygnować także z tego "papierowego" elementu. Wszystkie wychodzące i przychodzące dokumenty XML są podpisywane elektronicznym certyfikatem, a następnie konwertowane i zapisywane w centralnym archiwum elektronicznym Polskiej Telefonii Cyfrowej. Efektem złożenia podpisu jest wygenerowanie pliku w formacie XML-Signature, który jest przesyłany za pośrednictwem systemu middleware SAP Business Connector do dostawców. Podobny proces przebiega także w odwrotnym kierunku.

"Przeprowadzenie procesu zamówień w całości drogą elektroniczną stało się możliwe właśnie dzięki zastosowaniu podpisu elektronicznego. To nie jest zbyt popularne rozwiązanie w tego typu projektach. Departamenty IT i zakupowe są na tym polu pionierami w skali Grupy Deutsche Telekom, jednego z naszych głównych akcjonariuszy" - przekonuje Tomasz Kieroński. Niewykluczone że wdrożenie podpisu elektronicznego w Polskiej Telefonii Cyfrowej zostanie wykorzystane jako modelowe w innych spółkach Grupy Deutsche Telekom.


TOP 200