Dynamiczny rozwój techniki komputerowej nie sprzyja - wbrew pozorom - tworzeniu polskich cyfrowych zasobów archiwalnych. Na przeszkodzie stoją ogromne koszty przygotowania zaplecza technicznego i stałe wydatki na jego modernizację. Jednak najważniejszą barierę stanowi obawa o możliwość posługiwania się w przyszłości aktualnie stosowanymi standardami zapisu cyfrowych dokumentów.

W polskich archiwach i bibliotekach przybywa dokumentów, które za kilka lat mogą być już nie do odczytania. Rozpada się papier, na którym były zapisane lub wydrukowane. Dotyczy to szczególnie dokumentów XIX-wiecznych, które powstawały na tzw. kwaśnym papierze. Archiwiści trzymają je głęboko ukryte w magazynach, udostępniając tylko konserwatorom i nielicznym naukowcom. Przeciętny użytkownik nie ma szansy dotarcia do oryginału. Może skorzystać z kopii mikrograficznych. Jest to obowiązująca metoda zabezpieczania zbiorów archiwalnych w naszym kraju. Materiały zakwalifikowane do wieczystego przechowywania muszą mieć dwie kopie mikrograficzne, z których jedna jest używana w sie- dzibie archiwum, druga zaś magazy-nowana w innym miejscu. Zasady postępowania określone są w ustawie o narodowych zasobach archiwalnych. Starodruki, znajdujące się w zbiorach bibliotecznych, również są zabezpieczane w ten sposób.

Mikrofilmowanie jest - zdaniem archiwistów - metodą sprawdzoną i dającą gwarancję trwałości zrobionym kopiom. Mikrofisze są jednak niewygodne w użyciu. Nie umożliwiają szybkiego, łatwego dotarcia do potrzebnych dokumentów. Ich przeszukiwanie jest żmudne i czasochłonne (na jednej błonie można zapisać ok. 30 stron). Korzystanie z mikrofisz wymaga specjalnego urządzenia i może odbywać się tylko w siedzibie archiwum.

Udostępnianie zasobów archiwalnych mogłoby być znacznie prostsze, gdyby można było korzystać z cyfrowych kopii dokumentów. Polskie archiwa dysponują już komputerowymi bazami danych do opisu zbiorów. Istnieje też centralna baza zbiorów archiwalnych SEZAM. Dołączenie do poszczególnych rekordów plików z zawartością opisanych dokumentów ułatwiłoby pracę archiwistom i użytkownikom. Udostępnienie materiałów w Internecie przysłużyłoby się także do upowszechniania dziedzictwa kulturowego.

Niepewne standardy

Na przeszkodzie do spełnienia tej wizji stoi brak funduszy, z którymi od lat borykają się polskie archiwa. W takiej sytuacji archiwiści podchodzą z rezerwą do możliwości oferowanych przez najnowsze rozwiązania technologiczne. Dynamiczny rozwój branży informatycznej nie stanowi w tym przypadku zachęty do podejmowania nowatorskich projektów. "Proces digitalizacji dokumentów jest długotrwały i bardzo kosztowny" - tłumaczy Krzysztof Pątek, dyrektor Archiwum Dokumentacji Mechanicznej w Warszawie. - "Nietrudno wydać dzisiaj pieniądze na system, który jutro może zniknąć z rynku. Jak wtedy odczytać to, co już zostało zapisane? Trzeba by znowu przenosić wszystko na aktualnie używany format. A to są dodatkowe koszty, na które nas nie stać".

W zbiorach ADM znajduje się prawie 15 mln zdjęć oraz 50 tys. taśm magnetofonowych i płyt gramofonowych, w tym m.in. z przemówieniami Józefa Piłsudskiego oraz nagraniami wszystkich audycji Rozgłośni Polskiej Radia Wolna Europa. Zdaniem Krzysztofa Pątka, wyjściem byłoby jednolite rozwiązanie systemowe, obejmujące wszystkie archiwa państwowe. Próby podejmowane przez poszczególne instytucje nie gwarantują stworzenia kompletnych zasobów cyfrowych.

Na niekorzyść cyfrowych pro- jektów w obliczu słabej kondycji finansowej archiwów przemawia też brak pewności odnośnie do trwałości elektronicznych nośników. "Na razie jeszcze nie wiadomo, ile naprawdę może wytrzymać CD-ROM czy dysk optyczny" - twierdzi Robert Kubaś, kierownik Archiwum Senatu RP. - "Producenci zapewniają, że 40-50 lat, ale nikt tego jeszcze nie mógł sprawdzić. W przypadku błony światłoczułej mamy natomiast do czynienia z obiektami, które przetrwały już ponad sto lat".

Niebezpieczne skanowanie

Zdaniem bibliotekarzy, mikrofilmowanie jest także bardziej bezpieczne dla starodruków. Bezpośrednie skanowanie może powodować zniszczenie starych dokumentów. Zaleca się więc stosować je tylko w przypadku mniej cennych zbiorów.

"Skanery emitują duże dawki światła i ciepła, co wpływa niekorzystnie na strukturę papieru" - wyjaśnia Teresa Szymorowska, dyrektor Wojewódzkiej Biblioteki Publicznej i Książnicy Miejskiej w Toruniu. - "Największe świa-towe biblioteki, chociażby w Stanach Zjednoczonych czy Niemczech, stosują bardziej kosztowną, ale mniej inwazyjną metodę ochrony swoich zbiorów. Dokumenty są najpierw mikrofilmowane, a następnie skanowane są klatki mikrofilmu". W Książnicy Toruńskiej uruchomiono właśnie pierwszą w Polsce linię technologiczną, umożliwiającą digitalizację księgozbioru tą metodą. Jako pierwsze kopiowane są najcenniejsze starodruki oraz drukowane na kwaśnym papierze czasopisma regionalne z przełomu XIX i XX w. Następnie w ten sposób zostaną zabezpieczone historyczne zbiory Biblioteki Gimnazjum Toruńskiego oraz dokumenty z archiwum Rady Miasta i Copernicus Verein.

Cyfrowe kopie umożliwiają dostęp do zbiorów umieszczonych w różnych miejscach. W Toruniu powstanie centrum mikrofilmów i zeskanowanych pomorskich czasopism regionalnych, znajdujących się w zbiorach bibliotek Torunia, Bydgoszczy, Poznania i Warszawy. Monachijska Bayerische Staatsbibliothek przy udziale Fundacji Boscha stworzyła na mikrofilmach zbiór germaników znajdujących się w polskich bibliotekach (w sieci będą udostępniane fotografie klatek mikrofilmów wykonane kamerą cyfrową). W Berlińskiej Bibliotece Narodowej powstała cyfrowa biblioteka dzieł Jana Sebastiana Bacha. Dzięki niej melomani otrzymali poprzez Internet dostęp do większości rękopisów kompozytora, ulokowanych w kilku bibliotekach niemieckich oraz w Krakowie i Londynie.

Wymagający klienci

Jednym z czynników sprzyjających digitalizacji polskich zasobów archiwalnych są wymagania użytkowników. Coraz częściej korzystający ze zbiorów chcą uzyskiwać kopie dokumentów na dyskietkach lub wydruki. Mogą dzięki temu korzystać z nich wielokrotnie w domu czy w pracy. Skany wykonywane na zamówienie klientów pozostają w lokalnych archiwach. Nie stanowią one jednak zwartych kolekcji. Ich zawartość więcej może powiedzieć o zainteresowaniach indywidualnych użytkowników czy aktualnych modach intelektualnych i problemach poruszających opinię publiczną niż o zasobach archiwalnych. W Archiwum Dokumentacji Mechanicznej powstało w ten sposób kilka tysięcy plików ze zdjęciami. Nie stanowi to jednak nawet jednego procenta całości zbiorów.

Zmiany w sposobach prowadzenia archiwów są wymuszane sytuacją na rynku mediów. Wydawnictwa i redakcje potrzebują zdjęć na dyskietkach, a nie na papierze. Jest to związane z powszechnie stosowaną komputerową technologią druku. Agencja Fotograficzna Polskiej Agencji Prasowej od 1996 r. udostępnia zdjęcia w swoim serwisie tylko w postaci cyfrowej. W takiej formie przychodzą od fotoreporterów. Redakcje otrzymują je pocztą elektroniczną lub - dysponując odpowiednim hasłem - mogą pobierać przez Internet bezpośrednio z bazy danych.

"Otoczenie, w którym pracujemy, wymaga od nas stosowania techniki cyfrowej" - mówi Jacek Miedzianowski, fotoedytor z PAP-u. - "Nasi klienci nie mają możliwości pracy w trybie analogowym. Organizacja ich działalności jest nastawiona na obsługę cyfrową i musimy się do niej dostosować". Zdjęcia z serwisu automatycznie trafiają do cyfrowego archiwum. Wgląd do niego można uzyskać przez Internet. Sukcesywnie skanowane są też zasoby starych, papierowych fotografii. Jest to jednak pracochłonne. Podobnie dużo czasu zajmuje ręczne opisywanie zdjęć.

Nowe wyzwania

Rosnący zakres zastosowania technik komputerowych w życiu społecznym i działalności gospodarczej powoduje wzrost liczby materiałów dostępnych tylko w postaci zapisu cyfrowego. Archiwa państwowe będą musiały radzić sobie w przyszłości z dokumentami elektronicznymi. Jeżeli zostanie zatwierdzona ustawa o podpisie elektronicznym, to w obiegu znajdzie się sporo materiałów wyłącznie w postaci cyfrowej. Część z nich może interesować archiwistów. Dokumenty te będą już oryginałami, nie zaś - jak do tej pory - tylko cyfrowymi kopiami.

"Będzie to rzeczywista zmiana ja- kościowa w działalności archiwów" - twierdzi Henryk Krystek z Archiwum Państwowego w Poznaniu, przewodniczący zespołu ds. komputeryzacji przy Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych. - "Już dzisiaj musimy przygotować się na przyjęcie tych zasobów. Część naszych zbiorów może w przyszłości przybierać wyłącznie postać elektroniczną. Już teraz w wielu instytucjach i przedsiębiorstwach znaczna część materiałów, np. korespondencja czy projekty, jest wytwarzana wyłącznie na komputerach i przesyłana poprzez sieci. To tylko przedsmak tego, co czeka nas w przyszłości".

Polscy archiwiści i bibliotekarze z zazdrością spoglądają na swoich kolegów w Europie i na świecie. Ich problemy mają inny charakter, gdyż prace nad tworzeniem cyfrowych zasobów dokumentów są prowadzone intensywnie, mimo nie ustabilizowanej sytuacji w zakresie technologii. Posiadane środki finansowe i wyposażenie techniczne pozwalają im w razie konieczności na konwersję plików z jednego formatu na inny.

Archiwa szwedzkie już od lat 70. gromadzą dane osobowe zapisywane w formie cyfrowej. Na początku lat 80. powstała w Riksarkivet specjalna komórka, zajmująca się archiwami elektronicznymi. Znajduje się w nich 1,5 TB danych z różnych banków i baz danych prowadzonych przez urzędy i agencje państwowe: spisy ludności, dane biura teleadresowego, informacje o zdrowiu, pracy, ubezpieczeniach czy projektach badawczych. Odpowiednie przepisy regulują zasady ich przekazywania i przechowywania. Są one modyfikowane wraz ze zmianami technologicznymi. Archiwa duńskie przyjmują do swoich zbiorów także dokumenty elektroniczne (tamtejsze prawodawstwo dopuszcza elektroniczną obsługę działalności biurowej bez konieczności dublowania dokumentów w postaci papierowej). Muszą być one dostarczone w dwóch kopiach na CD-ROM-ach, w formacie TIFF i ASCII. Archiwa zobowiązane są do systematycznej kontroli zasobów cyfrowych i regularnych konwersji nośników i formatów zapisu, przynajmniej raz na dziesięć lat.

Zdaniem Bożeny Michalskiej z Bib- lioteki Uniwersyteckiej Uniwersytetu Mikołaja Kopernika w Toruniu, reda- gującej Elektroniczny Biuletyn Informacyjny Bibliotekarzy EBIB, kwestia cyfrowych archiwów i bibliotek w Polsce przedstawiałaby się inaczej, gdyby było większe zrozumienie dla roli tradycyjnych bibliotek i archiwów. "Nie brakuje nam fachowców, którzy potrafiliby poradzić sobie z problemami technicznymi" - uważa Bożena Michalska. - "Nie można jednak działać bez odpowiedniej infrastruktury i funduszy. Problem polega na tym, że biblioteki i archiwa są wciąż nie doceniane jako ważne składniki systemu informacyjnego kraju".