Kiedy wszyscy mówią o cyfrowej transformacji w obszarze produkcji, nowoczesne technologie po cichu wdzierają się do biur pracowników, ułatwiając komunikację oraz pomagając w lepszym wykorzystywaniu danych firmy i automatyzacji procesów biznesowych.

Poczta elektroniczna, komputery przenośne i smartfony, narzędzia zdalnego dostępu czy aplikacje dostarczane z chmury obliczeniowej na nowo zdefiniowały sposób pracy osób, odrywając ich od biurek, stosu papierów, a nawet konkretnych urządzeń. Cyfryzacja miejsc pracy pomaga budować przewagi konkurencyjne firmy zarówno w odniesieniu do jakości produktów oraz usług dostarczanych klientom, jak i doświadczeń samych pracowników.

Zobacz również:

• Cyberobrona? Mamy w planach

Czym jest Digital Workplace

Czym jest cyfrowe miejsce pracy albo, posługując się dużo częściej używanym angielskim sformułowaniem, Digital Workplace? Zagadnienie to definiowane jest na wiele sposobów – od akademickiego „doświadczenia pracowników z wykonywania pracy na połączonych urządzeniach, usługach i danych” po bardziej praktyczne odniesienie do „firmowego intranetu, obudowanego dodatkowymi aplikacjami i narzędziami z zakresu zdalnego dostępu, komunikacji, pracy grupowej i systemów wsparcia procesów biznesowych, np. w obszarze zarządzania dokumentami czy Human Resources (HR)”.

W tym ujęciu hasło Digital Workplace agreguje funkcje tradycyjnego intranetu (książka adresowa, biuletyn informacyjny, portal samoobsługowy) z dodatkowymi narzędziami informatycznymi, dostępnymi dla pracowników biurowych w firmie i na odległość, z dowolnego miejsca na świecie. Mowa tutaj o mechanizmach zdalnego dostępu (VPN, aplikacje dostarczane z chmury), systemach komunikacyjnych (e-mail, komunikatory, wideokonferencje, firmowe sieci społecznościowe) czy narzędziach pracy grupowej (kalendarze, współdzielenie plików, zarządzanie projektami itd.).

Pojęcie Digital Workplace zakłada cyfryzację procesów biznesowych firmy, w tym rezygnację z dokumentów papierowych.

Dobrym przykładem takiego narzędzia może być samoobsługowy portal pracowniczy, zapewniający zatrudnionym wgląd w dane kadrowo-płacowe, złożenie wniosku urlopowego czy rozliczenie delegacji. Rezygnacja z papieru nieodzownie wiąże się z wdrożeniem systemu obiegu dokumentów lub szerzej - narzędzi zarządzania treścią (Enterprise Content Management, ECM), które umożliwiają gromadzenie i przetwarzanie w formie cyfrowej informacji pochodzących z wielu różnych źródeł.

Podsumowanie wyników badania

Badanie przeprowadzone przez redakcję „Computerworld” miało na celu nakreślenie poziomu adaptacji narzędzi Digital Workplace w polskich przedsiębiorstwach oraz ich wpływu na działanie firmy i pracowników.

Wśród najczęściej wykorzystywanych rozwiązań z rodziny Digital Workplace dominują tradycyjne technologie z zakresu pracy zdalnej i zdalnego dostępu (71% wskazań) oraz systemy komunikacyjne – poczta elektroniczna (82%), a także komunikatory i narzędzia do prowadzenia wideokonferencji (70%). Wśród dużych firm i korporacji dostępność rozwiązań wideokonferencyjnych jest wysoka i wynosi 77%. W grupie małych i średnich przedsiębiorstw odsetek ten wynosi już tylko 66%.

Domeną większych podmiotów pozostaje również firmowy intranet, wykorzystywany w 79% największych przedsiębiorstw i tylko w 58% firm z sektora MŚP. Duże firmy, z uwagi na rozproszoną strukturę i globalizację, znacznie częściej udostępniają pracownikom narzędzia z zakresu elektronicznego obiegu wniosków urlopowych (58% vs. 29% w małych i średnich firmach) czy rozliczenia delegacji (51% vs. 24%).

Pozytywne efekty wdrożenia narzędzi Digital Workplace w firmach są wyraźnie dostrzegane z perspektywy działania organizacji i korzyści osiąganych przez pracowników. Ankietowani są przekonani, że wdrożenie tej klasy rozwiązań usprawniło komunikację wewnątrz (75% wskazań) oraz na zewnątrz firmy, a więc z jej klientami (69%). Wyniki badania pokazują również, że cyfryzacja miejsc pracy ma pozytywny wpływ na automatyzację kluczowych procesów firmy (69%) oraz terminowość realizowanych projektów.

Cyfryzacja zapewnia możliwość pełniejszej kontroli pracy zespołów przez menedżerów (69%). Z drugiej strony obecność w firmie narzędzi Digital Workplace nie ma większego znaczenia dla kontroli nad finansami przedsiębiorstwa (tak uważa 44% ankietowanych), kosztów działania firmy (tyle samo wskazań) oraz liczby pracowników wykonujących pracę zdalnie (43%).

Z perspektywy pracowników wdrożenie rozwiązań z zakresu cyfrowego biura przyczyniło się do poprawy efektywności pracy (79% wskazań) oraz osiąganych przez nich rezultatów (78%). To prawdopodobnie pochodna wzrostu umiejętności komunikacyjnych (73%) i doświadczeń pracowników, rozumianych tutaj jako poprawa komfortu pracy (73%) oraz zwiększenie swobody działania (72%). 52% respondentów uważa, że narzędzia Digital Workplace nie mają większego wpływu na dyscyplinę pracy, a kolejne 5% jest przekonanych, że wdrożenie tego typu rozwiązań miało nawet negatywny wpływ nad zapewnieniem kontroli nad pracownikami.

Zauważone korzyści w dużym stopniu pokrywają się ze spodziewanymi efektami z wdrożenia narzędzi Digital Workplace. Najbardziej oczekiwaną korzyścią okazuje się poprawa komunikacji wewnętrznej w firmie – tak wskazało 69% ankietowanych. W dalszej kolejności respondenci spodziewają się usprawnienia komunikacji na zewnątrz organizacji (42%) oraz wzrostu terminowości realizowanych projektów (tyle samo odpowiedzi). Z perspektywy zarządzania zasobami ludzkimi badane firmy na pierwszym miejscu spodziewają się poprawy efektywności pracy (80%). Lepsze rezultaty pracy, zwiększenie swobody działania czy poprawa komfortu pracy wskazywane były średnio przez co drugiego uczestnika ankiety.

Planowanie przedsięwzięcia

33% badanych firm realizuje w obecnie wdrożenie rozwiązań Digital Workplace, a kolejne 21% planuje tego typu przedsięwzięcie w dającej się przewidzieć przyszłości. Duże firmy i korporacje inwestują w nowoczesne narzędzia do komunikacji (35% wskazań), narzędzia pracy grupowej (32%) i rozwiązania do pracy zdalnej (32%), podczas gdy ich mniejsi konkurencji wyraźnie częściej wdrażają lub planują wdrożenie systemów Business Intelligence (36%) oraz narzędzi do zarządzania treścią (tyle samo odpowiedzi).

Co warte odnotowania, mniejsze firmy zdają się dostrzegać potencjał w cyfryzacji obszaru HR. Co czwarta firma z tej grupy prowadzi lub planuje działania w kierunku wdrożenia narzędzi wsparcia obiegu wniosków urlopowych. 19% wyraża zainteresowanie narzędziami wsparcia procesów delegacji. W wynikach badania można jednak zauważyć łyżkę dziegciu w beczce miodu – 46% wszystkich badanych firm i aż 53% wywodzących się z sektora MŚP nie planuje wdrażania rozwiązań Digital Workplace.

Liczba i zakres prowadzonych projektów oraz zauważalne, pozytywne efekty z wdrożenia przekładają się na wzrost nakładów na narzędzia Digital Workplace w firmach. 41% ankietowanych deklaruje, że wydatki w tym obszarze wzrosną w umiarkowany sposób (10–25%), zaś kolejne 13% respondentów spodziewa się zwiększenia nakładów na ten cel powyżej 25%. Jednocześnie 40% firm będzie starało się trzymać koszty w ryzach, nie zmieniając istotnie wydatków na wdrażanie i utrzymanie systemów Digital Workplace.

Mimo obaw przed wynoszeniem danych i aplikacji na zewnątrz poziom akceptacji narzędzi Digital Workplace dostarczanych z chmury obliczeniowej wśród polskich przedsiębiorstw wydaje się wysoki. 37% firm w pełni dopuszcza wykorzystanie rozwiązań Digital Workplace bazujących na usługach chmurowych, podczas gdy kolejne 50% firm zastrzega sobie tutaj możliwość wyłączenia niektórych obszarów przed wyniesieniem ich na zewnątrz. W grupie dużych firm i korporacji odsetek ten wynosi 59%.

Wdrożenie rozwiązań Digital Workplace nie jest zadaniem trywialnym, ale trudności stawiane przed firmami w projektach wdrożeniowych wydają się do pokonania. 54% ankietowanych nie dostrzega większych trudności we wdrożeniu tej klasy rozwiązań lub nie ma na temat zdania. W odpowiedzi na pytanie o największe przeszkody w implementacji narzędzi Digital Workplace respondenci najczęściej wskazywali: kulturę organizacyjną (45%), kompetencje pracowników (40%) oraz konieczność integracji używanych narzędzi (35%). Dla największych przedsiębiorstw zauważalny problem stanowią zaś trudności wynikające z międzynarodowych lokalizacji firmy (18%).

To jest dla wszystkich!

Digital Workplace jest dla wszystkich, a wyniki badania „Computerworld” potwierdzają tę tezę. Dla 51% ankietowanych wielkość firmy, która podejmuje się cyfryzacji miejsc pracy, nie ma żadnego znaczenia. Tylko 32% ankietowanych uważa, że są to rozwiązania raczej dla dużych przedsiębiorstw.

Co więcej, nie są to rozwiązania skierowane dla zarządu ani innej wąskiej grupy menedżerów. Z narzędzi Digital Workplace mogą garściami czerpać korzyści wszyscy pracownicy firmy.

Takiego zdania jest aż 65% respondentów. Tylko niewielkie grono ankietowanych zdecydowało się zaszufladkować rozwiązania tej klasy jako narzędzie dla członków zespołów projektowych (13% wskazań) lub szefów zespołów (15%).