Comarch wygrywa z Asseco w walce o KSI ZUS

Zakład Ubezpieczeń Społecznych ogłosił wyniki przetargu na kolejne 4 lata utrzymywania największego systemu informatycznego w administracji publicznej. Po 20 latach obsługiwania systemu KSI przez Asseco (następcy prawnego Prokomu) usługę może zacząć świadczyć Comarch, który wygrał postępowanie przetargowe. Ale do faktycznego rozpoczęcia świadczenia usług utrzymaniowych przed zwycięzcą jeszcze długa droga.

fot. T.B.

14 listopada ZUS oficjalnie ogłosił wyniki przetargu na usługi utrzymaniowe Kompletnego Systemu Informatycznego. (o przetargu pisaliśmy tutaj) Po raz pierwszy w historii, jak zaznaczyła prezes Zakładu Gertruda Uścińska, pojawił się więcej niż jeden oferent. Do największego przetargu w administracji publicznej w ostatnich latach ostatecznie wystartowali Atos, Comarch i Asseco Poland (konsorcjum HP nie złożyło oferty z ceną). Atos złożył ofertę utrzymaniową na 430,607 mln zł, Asseco Poland na 373,996 mln zł, najmniejszą wycenę zaproponował Comarch - 242,03 mln zł, przy założonym przez ZUS i upublicznionym budżecie w wysokości 373,998 mln zł. Wedłyg poprzedniej umowyutrzymanie systemu przez Asseco Poland latach 2013-17 miało kosztować 595 mln zł brutto.

Społeczny ubezpieczyciel robi porządki

ZUS od jakiegoś czasu zajął się optymalizacja kosztową. Gertruda Uścińska zaznaczyła, że obejmując w 2016 roku fotel prezesa, zastała w Zakładzie źle prowadzone postępowania przetargowe, słaby serwis, a w wielu zamówieniach wyraźnie widać było uleganie presji usługodawców, co świadczyło, według prezes, o tym, że dla rynku ZUS nie był prawdziwym partnerem. Zaproponowane działania naprawcze doprowadziły do zmiana modelu zakupowego i opiniowania zamówień publicznych przez niezależnych, zewnętrznych ekspertów. Dzięki temu ZUS-owi udało się optymalizować koszty i wyjść z niektórych kontraktów (np. w sierpniu 2016 r. unieważnił wygrany przez IBM przetarg na wymiane serwerów i macierzy).

Zobacz również:

Optymalizacja kosztów stała się priorytetem nowego zarządu. Objęła również umowę utrzymaniową na obsługę KSI, którą realizował Asseco. W październiku 2016 r. strony podpisały aneks do tej umowy, obniżający o 10% większość cen jednostkowych.

„Kiedy rozpoczęłam porządkowanie pionu informatycznego, przedstawiono mi informację, że między innymi kolejna umowa utrzymaniowa będzie rzędu około 800 mln. W tej chwili to jest niecałe 600 mln, a dziś okazuje się, że wszystkie podjęte działania doprowadziły do tego, że budżet nowej umowy będzie poniżej 300 mln” – zakomunikowała prezes ZUS podczas spotkania z mediami. Po takim wstępie było już wiadomo, kogo ZUS wybrał do obsługi KSI na kolejne 4 lata…

Priorytety przetargowe

Komisja oceniała zgłoszenia przetargowe według kryteriów: 60% – cena, 30% - jakość wykonania zadań testowych, 10% – koncepcja przejęcia systemu utrzymania.

Comarch otrzymał 60 punktów za cenę, 12 za jakość i 10 za koncepcję. Asseco – 38 za cenę, 30 za jakość zadań, 10 za koncepcję. Oferta firmy Atos została odrzucona z uwagi na nieuznanie przez komisję przetargową wyjaśnień jako wystarczających w procesie badania rażąco niskiej ceny (ponieważ wszystkie oferty w przetargu opiewały na kwoty dużo niższe niż zakładały początkowe wyliczenia ZUS-u, wszyscy oferenci zostali poproszeni o wyjaśnienia). Artykuł 90 Prawo zamówień publicznych ust. 3 mówi bowiem o dwóch przypadkach odrzucenia oferty - z uwagi na rażąco niską cenę, ale również mówi o tym, że powinno się odrzucić ofertę w sytuacji, gdy wyjaśnienia rażąco niskiej ceny są dla zamawiającego niesatysfakcjonujące. I to spotkało Atosa.

Matematyka okazała się nieubłagana - oferta Comarchu była najtańsza, co w polityce optymalizacji kosztowej ZUS miało, jak widać, priorytetowe znaczenie.

Formalności i wyzwania

Czy wygrana przetargowa oznacza, że po dwóch dekadach kończy się hegemonia Asseco w pracach przy KSI?

Teoretycznie tak. Comarch będzie miał maksymalnie 12 miesięcy od momentu podpisania umowy na faktyczne rozpoczęcie realizacji zadań. „Zanim to nastąpi, Comarch jest zobowiązany złożyć pisemną koncepcję przejęcia utrzymania, która będzie podlegać uzgodnieniom z zamawiającym. Musi tu być zgodność co do racjonalności wartości bezpieczeństwa procesów. Kolejny etap to podpisanie protokołu przejęcia, który zaświadcza o świadomości i odpowiedzialności wynikającej z przejęcia systemów. Wówczas nastąpi formalne i faktyczne przejęcie systemów” – wyjaśniał Krzysztof Dyki, członek zarządu ZUS nodzorujący informatykę.

Co ważne, do czasu formalnego przejęcia systemów wykonawca będzie realizował cały proces bezpłatnie. Im więcej Comarch będzie potrzebował czasu na nauczenie się systemu i wypracowanie modelu pracy utrzymaniowej, tym później zacznie zarabiać.

Na realne rozpoczęcie świadczenia usługi utrzymaniowej przez Comarch trzeba jeszcze jednak poczekać.

Dlaczego? Po pierwsze – każdemu z biorących udział w przetargu wykonawców przysługuje wykorzystanie instrumentów ochrony prawnej. Wiadomo, że Asseco już zapowiedziało odwołanie do Krajowej Izby Odwoławczej. Dodatkowo uczestnikom przetargu przysługuje również skorzystanie ze ścieżki procesowej na gruncie cywilno-prawnym, a więc przed sądem okręgowym.

W optymistycznym scenariuszu, zakładając standardowy proces procedowania i odwołań przed KIO, ewentualnie sądem okręgowym, ZUS przewiduje, że podpisanie umowy może nastąpić w styczniu 2018. „Na dzień dzisiejszy, jeśli nie będzie żadnych <<egzotycznych>> ruchów ze strony wykonawców, to jest możliwe podpisanie umowy w styczniu. Natomiast wyobrażam sobie, jako osoba, która ma doświadczenie procesowe, strategię naszych wykonawców, która uniemożliwi podpisanie umowy w tym czasie” – mówił Krzysztof Dyki, ostrożnie przesuwając datę podpisania umowy nawet o dwa miesiące.

Firmy listy piszą…

Obecna umowa Asseco po przedłużeniu aneksem kończy się w czerwcu 2018. Zakładając, że w styczniu czy nawet marcu 2018 Comarch dopełni wszelkich wymaganych formalności i nastąpi podpisanie umowy utrzymaniowej, nowemu wykonawcy nie uda się zapewne do czerwca (tj. do końca umowy Asseco-ZUS) opanować systemu na tyle, by zacząć faktyczne świadczenie usług utrzymaniowych. Co wówczas? Receptą ZUS ma być podpisany z Asseco list intencyjny, który miałby uregulować jednocześnie dwa trudne momenty przejęcie KSI.

Po pierwsze – wykorzystanie przez Asseco środków z obecnej umowy wskazuje, że wyczerpią się one w lutym lub marcu 2018. List gwarantuje (o ile list gwarancyjny może coś gwarantować – bardziej jest to obietnica szanujących się partnerów) wydłużenie okresu konsultacji i wsparcia dla nowego wykonawcy w wymiarze 100 roboczych dni do czerwca 2018, bez względu na to, czy wystarczy na to budżetu. Na taką okoliczność ZUS zamroził środki w wysokości 400 tys. złotych, pozwalające zapewnić do czerwca wsparcie aktualnego wykonawcy.

List ma też zabezpieczyć wspomnianą lukę między czerwcem 2018 a dniem faktycznego przejęcia systemu KSI przez Comarch. „Prawdopodobieństwo takiej luki jest wysokie. To sytuacja, w której będziemy musieli zawrzeć kolejną umowę z Asseco, bo nie ma innego wariantu. Tylko oni mogą zapewnić płynne wsparcie KSI” – potwierdził Krzysztof Dyki. „To również jest elementem listu intencyjnego Asseco. Tam zdefiniowaliśmy warunki biznesowe zawarcia takiej umowy. Są one o 10 proc. tańsze niż obecnie świadczone usługi. To jest najlepsza oferta Asseco od początku świadczenia usług. Asseco okazało się profesjonalnym partnerem, udowodniło, na czym polega strategiczne partnerstwo, obniżając ofertę, przychylając się do naszej prośby, że jeśli ZUS będzie w tej potrzebie, to zachowa się jak strategiczny partner” – dodał wiceprezes ZUS.

Ciało, które zabezpiecza

Obserwatorzy rynku wskazują na jeszcze jeden ciekawy aspekt przejęcia systemu Zakładu – to współpraca między Asseco i Comarchem. Przypomnijmy, że okres przejmowania (do czasu podpisania protokołu) będzie uczeniem się i nabywaniem przez nowego wykonawcę kompetencji niezbędnych do świadczenia usługi utrzymania KSI. Ktoś od kogoś będzie przejmował kompetencje – i tu ZUS liczy się z problemami natury merytorycznej, wynikającymi z naturalnego konfliktu dwóch uczestników obrotu gospodarczego. Według Zakładu jedynym sposobem opanowania tego ryzyka będzie ściągniecie na ten gorący czas najlepszych specjalistów, którzy będą tworzyć ciało inżyniera kontraktu. „Przewidujemy też sytuację, że nowy wykonawca może sobie nie poradzić z pewnymi aspektami systemu i stwierdzić w pewnym momencie, że nie da rady. Trudność może mieć wiele wymiarów – natury biznesowej, finansowej, merytorycznej. Z tymi ryzykami się liczymy. Mamy powołanych już pierwszych ekspertów, którzy tworzą ciało inżyniera kontraktu, zabezpieczającego grunt przejmowania systemu, spotkania się dwóch konkurencyjnych podmiotów, którzy mają naturalny konflikt interesów. Nie będzie w interesie Asseco ponadprzeciętne wspomaganie nowego wykonawcy, a w interesie nowego będzie jak najszybsze zadeklarowanie gotowości do przejęcia tego systemu” – wyjaśniał Krzysztof Dyki.

Powołane ciało inżyniera kontraktu przy spełnieniu zakładanego scenariusza, że to Comarch ostatecznie prawomocnie przejmie usługę utrzymania i zacznie ją świadczyć, nadal będzie wspierać wykonawcę i minimalizować ryzyka.

Od ogłoszenia wyników przetargu do faktycznego przejęcia usług utrzymaniowych Kompletnego Systemu Informatycznego upłyną najprawdopodobniej długie miesiące. To więcej niż pewne, że czeka nas śledzenie procedur odwoławczych w KIO, być może sprawy w sądzie okręgowym, a przede wszystkim sytuację „dogadywania” się dwóch polskich gigantów informatycznych przy przekazywaniu systemu. Najciekawsze jeszcze przed nami...