Wspomaga i integruje

Krakowskie MPK ma, według opinii ekspertów, najniższe koszty prowadzenia komunikacji miejskiej w kraju przy zachowaniu wysokiego standardu jakości taboru i usług. Potwierdzeniem tego jest 9 miejsce w rankingu Forbesa na najlepsze systemy transportu zbiorowego w świecie. Wśród głównych powodów osiągnięcia tak wysokiego poziomu funkcjonowania przedsiębiorstwa wymieniane jest zastosowanie zintegrowanego systemu informatycznego klasy ERP, obejmującego główne procesy w firmie. "System wspomaga i integruje przebieg procesów w przedsiębiorstwie. Pomaga też właściwie gospodarować dostępnymi środkami i zasobami. Najważniejsze, aby ludzie potrafili odpowiednio te szerokie możliwości wykorzystywać" - mówi Zbigniew Palenica.

Pierwsze moduły wykorzystywanego przez MPK systemu IFS zostały wdrożone już 2003 roku. Do dnia dzisiejszego system jest stale rozwijany i unowocześniany. Obejmuje już wszystkie główne obszary funkcjonowania przedsiębiorstwa. W tym roku zostanie wykonany upgrade do najnowszej wersji systemu. Zespół wdrożeniowy pracuje od kwietnia, a praca produkcyjna w nowej wersji ma się rozpocząć od 1 stycznia 2010. "Wydatki na IT są w fazie planowania trudne do uzasadnienia na zewnątrz. Ale jeśli potem przekładają się na lepszą komunikację wewnątrz firmy, na lepsze, optymalne dane, to widać, że inwestycja się opłaciła" - tłumaczy Andrzej Bilski.

System IFS stanowi centralny system zarządzania przedsiębiorstwem. Jest on zintegrowany z innymi systemami wykorzystywanymi w MPK. Zbudowano również hurtownię danych, w której gromadzone i unifkowane są dane z różnych systemów. Pozwala to na robienie analiz wspomagających podejmowanie strategicznych decyzji. "Jesteśmy w stanie policzyć dokładnie koszty na każdy autobus i tramwaj. Dzięki temu możemy stawać do przetargów z ofertami lepszymi od konkurencji" - przekonuje Zbigniew Palenica. Oczywiście, na poziomie zarządczym nie jest potrzebny dostęp do tak szczegółowych informacji, ale na ich podstawie można generować zagregowane zestawienia, raporty czy analizy zawierające strategiczne przesłanki dające podstawy do podejmowania optymalnych decyzji. "Z punktu widzenia zarządu, najlepiej, gdyby można było nacisnąć odpowiedni, zielony lub czerwony przycisk, a za nim byłyby niezbędne, akurat potrzebne informacje" - przedstawia swoje oczekiwania wobec systemu informatycznego Zbigniew Palenica. Podkreśla przy tym, że najważniejsze, aby dane i informacje były rzetelne oraz odpowiednie do potrzeb decyzyjnych.

Dokładne informacje o przebiegu prac i ich kosztach potrzebne są dyspozytorom i majstrom w zajezdniach, odpowiedzialnym za remonty i przygotowanie pojazdów do wyjazdu na trasę. Tutaj liczy się niemalże każda śrubka użyta do naprawy. Trzeba też dokładnie wiedzieć, w jakiej kolejności robić przeglądy wozów, by mieć do dyspozycji na czas odpowiedni tabor. Rozliczenia pracy kierowców i motorniczych robione są też w systemie informatycznym. Pozwala to lepiej zarządzać ich czasem pracy i optymalnie planować poszczególne zmiany. W określonym momencie system informuje na przykład dyspozytora, czy kierowca stawił się do pracy. Jeśli nie, to proponuje, kto może go zastąpić.

Wiceprezes Palenica przyznaje, że pracownicy na początku buntowali się przeciw tak drobiazgowej kontroli wszystkich działań, ale teraz już coraz lepiej rozumieją, że w dzisiejszych realiach ekonomicznych, przy rosnącej konkurencji trzeba wszystko bardzo dokładnie, precyzyjnie rozliczać. Bez tego przedsiębiorstwo nie mogłoby efektywnie funkcjonować. Dostęp do odpowiednich informacji na odpowiednim poziome zarządzania stanowi podstawę podejmowania właściwych decyzji i organizacji pracy.