Ciech potrafi pisać

Choć na rynku dostępnych jest sporo standardowych aplikacji, wiele firm wciąż tworzy oprogramowanie na własne potrzeby. W przypadku firm handlowych często jest to koniecznością.

Choć na rynku dostępnych jest sporo standardowych aplikacji, wiele firm wciąż tworzy oprogramowanie na własne potrzeby. W przypadku firm handlowych często jest to koniecznością.

"Kiedy przed dwoma laty dokonywaliśmy wyboru systemu informatycznego, było jasne, że żaden ze standardowych pakietów dostępnych wtedy na rynku nie sprosta naszym wymaganiom" - mówi Marek Cieciura, dyrektor Centrum Teleinformatyki w Ciech SA. - "Od tego czasu sytuacja niewiele się zmieniła".

Kupić i dopisać

Działalność handlowa Ciechu polega na obrocie kilkoma tysiącami towarów, produktów nie tylko różnych przedsiębiorstw, ale i różnych branż. Kontrahenci firmy obecni są na wszystkich kontynentach poza Antarktydą. Przy tak dużej różnorodności i zasięgu działania niezwykle trudno było w 1996 r. znaleźć na rynku oprogramowanie zaspokajające potrzeby firmy. Ciech potrzebował przede wszystkim oprogramowania do obsługi działalności handlowej i bezpośrednio sprzężonej z nim aplikacji finansowej. Na zakup systemu zdecydowano się przy założeniu, że zostanie on poważnie zmodyfikowany.

"Mieliśmy trzy możliwości. Wybraliśmy standardową aplikację, zakładając, że sami dokonamy istotnych modyfikacji i uzupełnień". Inne opcje to napisanie całego oprogramowania od początku we własnym zakresie lub zlecenie wszystkich czynności firmom zewnętrznym. Pierwszy wariant, ze względu na narzucone terminy, był niewykonalny, drugi, według dokonanego oszacowania, byłby kilkakrotnie droższy od wybranego rozwiązania.

Wybór padł na rozwiązanie szwedzkiego IFS. Ciech etapami wdrażał znakową wersję oprogramowania, znacznie rozszerzając jego funkcjonalność, system IFS zapewnia bowiem rejestrację, przetwarzanie i przechowywanie danych handlowych i finansowych. Część prezentacyjną natomiast dopisali programiści Centrum Teleinformatyki Ciech SA. Zakupione oprogramowanie obsługuje bieżące przetwarzanie transakcji, ale nie emisję dokumentów, m.in. faktur, zestawień i raportów. "Wszystkie programy prezentacyjne stworzyliśmy we własnym zakresie" - mówi Marek Cieciura, wskazując na dokumentację podsystemu do obsługi działalności handlowej, gdzie logo IFS nie pojawia się w ogóle.

Od początku września br. system informatyczny obsługuje całą działalność handlową i księgową Ciechu. Jednak wdrożenie jeszcze się nie zakończyło. Konieczne jest m.in. uruchomienie modułów Bank i kasa i Rozliczenia z pracownikami, a także wprowadzenie elektronicznego przesyłania danych między dwudziestoma krajowymi magazynami Ciech SA a warszawską centralą. Dotychczas stosowana, tradycyjna metoda gromadzenia dokumentów polega na przesyłaniu ich faksem do Warszawy i późniejszym wprowadzaniu danych.

Przed informatykami Ciechu stoi jeszcze jedno ważne zadanie - sprzężenie systemu IFS i niezależnej aplikacji kadrowo-płacowej. TETA Personel, wchodząca w skład pakietu TETA 2000, stosuje technologię Oracle, co sprzyja informatykom Ciech SA. Platforma bazy danych Oracle jest czynnikiem łączącym wszystkie aplikacje pracujące w firmie, zarówno stworzone na zewnątrz, jak i napisane samodzielnie. Jak mówi Marek Cieciura, ważne przy wymianie danych między aplikacjami jest istnienie zewnętrznych tablic, aktualizowanych na bieżąco przez system IFS, bezpośrednio dostępnych dla opracowywanych programów.

Kierownictwo poinformowane

Równolegle we własnym zakresie tworzony jest moduł informowania kierownictwa, umożliwiający uzyskanie raportów z uwzględnieniem podstawowych rodzajów działalności, czasu i podziału na poszczególne biura handlowe. Cztery wykorzystywane tu zmienne to: wielkość sprzedaży, wskaźnik FOB (Free-On-Board) stosowany w handlu międzynarodowym, marża i koszty zagraniczne. Zanim wspólnie z firmą stworzono podsystem informowania kierownictwa, istniał już inny, prostszy program, służący do prezentacji danych o wysokim stopniu agregacji, umożliwiający m.in. czasowe porównanie wielkości sprzedaży w obrocie krajowym, imporcie i eksporcie. Wymagane przez aplikację dane są pobierane bezpośrednio z bazy systemu IFS. Podsystem informowania kierownictwa umożliwia również graficzną prezentację wyników. Następna wersja tej aplikacji będzie obsługiwać całość prowadzonej działalności handlowej, wraz z eksportem i importem. Innowacją w nowej wersji ma być zwiększenie szczegółowości analiz. Raporty będą zawierały informacje dotyczące poszczególnych zespołów handlowych, stanowiących najniższy szczebel struktury organizacyjnej Ciechu. Szczególną uwagę zwrócono na bieżące raportowanie przebiegu transakcji magazynowych i prowadzonych transakcji finansowych.

Poza systemem transakcyjnym do końca roku pojawi się jeszcze jeden program - pierwsza wersja aplikacji wspomagającej podejmowanie decyzji w zakresie prowadzonej działalności handlowej i finansowo-księgowej. Pojawi się również podsystem sprawozdawczości giełdowej, przygotowywany ze względu na planowane wejście Ciech SA na warszawską giełdę.