Ciągłe powiadomienia zakłócają produktywność. Co można z tym zrobić?

Ile razy dziennie twoja praca jest przerywana e-mailem, wiadomością na Slacku lub nieplanowanym wcześniej spotkaniem online? Jeśli pracujesz w sektorze IT, twoja odpowiedź prawdopodobnie brzmi: "sporo". Co zrobić, aby zachować produktywność?

Powiadomienia zakłócają produktywność / Fot. Brett Jordan, Unsplash.com

Powiadomienia zakłócają produktywność / Fot. Brett Jordan, Unsplash.com

Asana, firma dostarczająca oprogramowanie do zarządzania projektami, przekonuje, że ciągłe sygnały i dzwonki, które otrzymujemy w trakcie pracy, mają głęboki wpływ na naszą zdolność do wykonywania pracy - i sprawiają, że jesteśmy przy tym nieszczęśliwi. Zamiast skupić się na zadaniu, które jest ważne, nasza uwaga jest ciągle zabierana przez mało istotne rzeczy.

Sprawdź: iPad Air

Zobacz również:

  • 5 kluczowych korzyści z optymalizacji narzędzi technologicznych dla pracowników

Asana przeprowadziła ankietę wśród 10 624 pracowników wiedzy (knowledge workers) na całym świecie. Okazało się, że nadmierne powiadomienia niszczą zdolność pracowników do koncentracji, poprzez ciągle rywalizowanie o ich uwagę. Do tego wprowadzają ich w stan niemal ciągłej wielozadaniowości, jednocześnie wypełniając dni pracą administracyjną i - jak twierdzą - służalczymi mikrozadaniami.

Autorzy badania informują, że specjaliści, którzy pracują przy komputerach, spędzają 58% czasu na nieużytecznych zadaniach, co Asana określa "pracą w pracy". Obejmuje to czynności takie jak komunikacja w pracy, wyszukiwanie informacji, przełączanie się między aplikacjami, zarządzanie priorytetami i śledzenie aktualizacji statusów. Pracownicy poświęcają tylko 33% czasu na zadania znaczące, a zaledwie 9% na strategiczną pracę nad realizacją głównych celów.

Pracownicy tracą ok. trzech godzin tygodniowo na samych spotkaniach. Nic więc dziwnego, że prawie jedna czwarta (24%) ankietowanych stwierdziła, że zbyt wiele spotkań bezpośrednio prowadzi do niedotrzymywania terminów.

Choć wszelkie powiadomienia elektroniczne są już traktowane jako nieodłączna część nowoczesnej pracy zawodowej, Asana przekonuje, że jest to problem, którego organizacje nie powinny lekceważyć.

Produktywność nie do utrzymania w morzu powiadomień

Asana informuje, że profesjonaliści już teraz tracą 15% swoich terminów z powodu zakłóceń, które utrudniają wykonywanie ważnej pracy. Prawie jedna trzecia (32%) średnich firm i 27% większych organizacji nie realizuje ważnych zadań i aktualizacji na czas, w porównaniu do 20% małych firm. Dzieje się tak, ponieważ większe firmy mają więcej zespołów, przepływów pracy i narzędzi, które powodują tarcia z innymi działami i mogą spowalniać prace.

Z raportu dowiadujemy się, że menedżerowie są często najbardziej przeciążeni "pracą o pracy", ponieważ ich rola polega na delegowaniu zadań, koordynacji prac w zespołach, czy nadzorowaniem bezpośrednich podwładnych. W efekcie menedżerowie spędzają łącznie 62% dnia pracy na zadaniach i obowiązkach określanych służebnymi. Ponad połowa czasu pracy idzie więc na "pracę o pracy", co niezależnie od stanowiska nie jest ani opłacalne, ani nie może zostać uznane za dobre wykorzystanie czasu i swoich umiejętności.

Zobacz: YouTube Vanced

Asana informuje, że 42% ankietowanych zgłosiło zarówno wypalenie zawodowe, jak i syndrom oszusta. Brak jasności co do priorytetów pracy, nadmierne spotkania, zbyt wiele powiadomień - wszystko to sprawia, że wiele osób często rozważa odejście z pracy.

"Przeciążenie pracą to nieunikniona część sukcesu"

Przygnębiające jest to, że prawie jeden na czterech pracowników doświadcza wypalenia cztery lub więcej razy w roku, podczas gdy 40% uważa to za "nieuniknioną część sukcesu". Pracodawcy powinni, według Asany, poświęcać więcej uwagi na zmniejszenie obciążenia psychicznego swoich pracowników, zapewniając im m.in. możliwość skupienia się na zadaniach i pracy, w spokoju i z dala od morza powiadomień.

W najbliższej przyszłości te firmy, które pozwolą na realizowanie zadań i pracy "mającej znaczenie", będą najlepszymi pracodawcami i zatrzymają najlepsze talenty - podsumowują autorzy badania.

W celu komercyjnej reprodukcji treści Computerworld należy zakupić licencję. Skontaktuj się z naszym partnerem, YGS Group, pod adresem [email protected]

TOP 200