Procesy usprawnienia pracy IT nie są niczym nowym. Prawie wszystkie z koniecznych zmian można wykonać stosując koncepcję tzw. uboższych systemów (lean systems), które dążą do wyeliminowania zadań, nie generujących wartości dodanej. Dążenia proekologiczne - skupione wokół Green IT - koncentrują się na wynajdywaniu w poszczególnych procesach odpadów mających niekorzystny wpływ na środowisko naturalne oraz ograniczeniu marnotrawstwa energii i materiałów. Często obydwa cele są zbieżne i wiążą się z wykonaniem tych samych zmian.

Inwentaryzacja i zarządzanie

Jako modelowy przykład może posłużyć zarządzanie całym sprzętem IT wspieranym przez dział IT danej firmy. Z ekologicznego punktu widzenia - mnóstwo środków finansowych jest powiązanych z pudłami pełnymi toksycznych materiałów. Najdroższym i najmniej "zielonym" rozwiązaniem jest przeładowanie zapasów częściami zamiennymi. Czasem poszczególni technicy IT dokonują zakupu podzespołów na wszelki wypadek, gdyby jakiś krytyczny element uległ awarii, a firma nie mogła pozwolić sobie na przestój, czy nawet naprawę w godzinach nocnych.

Po pewnym czasie te nigdy niewykorzystane elementy stają się przestarzałe i przeznaczane są do utylizacji. Nigdy niewykorzystany zasób staje się śmieciem. Podzespoły elektroniczne korodują, mimowolnie ulegają uszkodzeniom i powoli degenerują się. Chcąc sprostać obu przytoczonym we wstępie modelom, należy określić, które dokładnie podzespoły faktycznie myszą być "pod ręką". Najlepiej bazując na historii zgłoszeń awarii. Warto też skonsultować się z dostawcami sprzętu, które części mogą być dostarczone natychmiast, a których sprowadzenie będzie wymagało czasu.

Dokładna inwentaryzacja nadmiarowych części może wymagać dokładnego przeszukania nie tylko magazynu działu IT, lecz także miejsc pracy użytkowników końcowych. W tym miejscu mogą się znajdować zmagazynowane rezerwowe tonery do drukarek czy inne części eksploatacyjne. Bywa, że dział IT nawet o nich nie wie. Sprawne zarządzanie i magazynowanie tych środków zapobiegnie przeoczeniu posiadanych zasobów i - w rezultacie - oszczędzi kolejnych zakupów. W perspektywie długoterminowej firma zmniejsza produkcję trudnoprzetwarzalnych odpadów i oszczędza.

Nie produkować za dużo

Innym częstym błędem jest nadprodukcja. Mamy z nią do czynienia, gdy wytwarzamy więcej (gotowego produktu, także usług) niż klient potrzebuje. Przykładem może być obsługa klienta, który czasami składa zapotrzebowanie na cztery kopie dokumentów. Pracownik na wszelki wypadek drukuje wszystkie cztery kopie od razu, niezależnie od tego, jakie są rzeczywiste potrzeby klienta. Pomimo że oszczędza to czas pracownikowi i chroni go przed okazjonalnym oderwaniem od bieżących zajęć, z reguły czwarta, nadmiarowa kopia jest wyrzucana. W poszczególnych przypadkach może się to wydawać drobiazgiem, jednak po zsumowaniu, ilość generowanych w ten sposób odpadów może być znacząca!

Przykłady nadprodukcji mogą też dotyczyć wykonywania szczegółowych opracowań, gdy wystarczy tylko ogólne zestawienie, wspomnianego wyżej tworzenia nadmiarowych kopii dokumentów czy instalowania komputera w każdym miejscu, nawet jeśli np. w pracowni dydaktycznej nigdy nie ma kompletu kursantów. Każdy z tych przykładów to nadprodukcja. Dostarczamy rozwiązań i środków, o których wydaje nam się, że odbiorca (klient) ich potrzebuje. Postępując w myśl modelu uboższego - a także zielonego - usługi i rozwiązania powinny być tworzone (lub dostarczane) dopiero po otrzymaniu od klienta sygnału, że są potrzebne (np. zamówienia). Trzymając się przykładu drukowania kolejnej kopii dokumentu, lepiej wydrukować go na wyraźne żądanie niż na zapas. Sama nadprodukcja często jest sygnałem o istnieniu innych problemów w procesach. Przykładowo pracownicy odpowiedzialni za dostarczanie druków nie powinni drukować 5000 egzemplarzy formularzy inwentaryzacji, aby uzyskać 2000 użytecznych, bo pozostałe 3000 ma nieczytelny kod kreskowy lub złe oznaczenia.

Niezależnie od faktu, że proekologiczne podejście do firmy jest stosunkowo nowym pomysłem, ma bardzo wiele wspólnych cech z ulepszaniem procesów zarządzania wypracowanych w ciągu ostatnich pięćdziesięciu lat. Stosowanie dodatkowo "uboższych" technik jest kolejnym elementem mającym pozytywny wpływ na całość przeprowadzanych procesów.