Nadmiar informacji utrudnia korzystanie z zasobów, komplikuje wyszukiwanie potrzebnych danych. "Istotą zarządzania wiedzą jest dostarczenie potrzebnej wiedzy osobom jej potrzebującym w wymaganym czasie i odpowiednim zakresie" - podkreśla Bogusław Gruszka. Jeżeli monter potrzebuje wiedzy na temat połączeń elementów w remontowanym urządzeniu, to nie może tracić czasu na przeglądanie tysiąca stron dokumentacji remontowej czy setek rysunków technicznych. Musi dostać dokładnie to, co jest mu potrzebne, w zakresie niezbędnym do wykonania zadania.

W poczuciu wspólnych korzyści

Największą barierą w zarządzaniu wiedzą jest syndrom braku czasu. Daje on o sobie znać również w BIS MainServ. "Tam gdzie jest wysoka, prawie stuprocentowa efektywność wykorzystania zasobów ludzkich, pracownikom brakuje czasu na zajęcie się sprawami związanymi z wymianą wiedzy. Dzielenie się wiedzą w takiej firmie jak nasza jest jednak koniecznością" - tłumaczy Bogusław Gruszka. Wiedza znajdująca się tylko w głowach ludzi nie może być tak efektywnie wykorzystywana w działalności firmy jak przeniesiona na dostępne dla wszystkich potrzebujących nośniki. Wiedza każdego pracownika musi być sformalizowana, zobiektywizowana, udostępniona innym. Firma dokłada starań, by mimo wszystko motywować, zachęcać swoich pracowników do systematycznego zapełniania bazy wiedzy na firmowym serwerze. Zapisana tam wiedza może być bowiem w razie potrzeby szybko transferowana do innych.

Stosowane są dwa sposoby przekazywania wiedzy: ścieżka popytowa i podażowa. W pierwszym przypadku odpowiednia wiedza jest udostępniana tym, którzy jej szukają, na wyraźne życzenie tych, którzy jej potrzebują. W drugim przypadku konkretna, ściśle określona wiedza przekazywana będzie automatycznie, odpowiednim osobom, w pewnych wcześniej zdefiniowanych sytuacjach. Na przykład wraz ze zleceniem na remont turbiny kierownik projektu powinien dostać specyfikację wymagań jakościowych bez względu na to, czy o nią poprosi czy nie. Trwają prace nad stworzeniem tzw. kart technologicznych dla wszystkich prac remontowych. Będą one zawierać ściśle określone standardy jakościowe, które firma będzie gwarantować swoim klientom. W ten sposób klient będzie z góry wiedział, na co może liczyć podpisując kontrakt.

Innym czynnikiem utrudniającym przepływ wiedzy w firmie jest pokutujące wśród pracowników przekonanie, że jeśli się posiada samemu unikatową wiedzę, to jest się bardziej przydatnym i wartościowym dla firmy, a jak się odda tę wiedzę firmie, to staje się bezużytecznym dla niej. "Nic bardziej błędnego" - przekonuje Bogusław Gruszka. Jego zdaniem, do dzielenia się wiedzą zmusza coraz większa konkurencyjność na rynku. Firma, która jest bardziej konkurencyjna, ma większe szanse na utrzymanie się na rynku i na rozwój, a więc także na zatrudnianie pracowników, którym będzie w stanie zagwarantować pracę. A osiągnięcie lepszej konkurencyjności wymaga obecnie w coraz większym zakresie użycia coraz bardziej wyrafinowanej, wyspecjalizowanej wiedzy. Dzielenie się wiedzą leży więc dzisiaj zarówno w interesie firmy, jak i jej pracowników. Kształtowanie takiego przekonania jest również jednym z głównych celów rozpoczętego budowania efektywnego systemu zarządzania wiedzą w BIS MainServ.