Mazowiecka Spółka Gazowa jest pierwszą firmą w Polsce, która zdecydowała się na wdrożenie systemu billingowego firmy PeopleSoft.

Z Polskiego Górnictwa Naftowego i Gazownictwa na początku 2003 r. wydzielono sześć spółek odpowiedzialnych za dystrybucję gazu. Jednak prace nad wyborem systemu zintegrowanego dla przyszłej Mazowieckiej Spółki Gazowej (MSGAZ) rozpoczęto dwa lata wcześniej. Równocześnie prowadzono prace nad reorganizacją spółki. W 2001 r. dokonano analizy potrzeb i reorganizacji procesów biznesowych, określono ich docelowy wygląd. Po ich zaakceptowaniu dokonano wyboru systemu i analizy przedwdrożenowej polegającej na zaimplementowaniu nowych procesów w systemie PeopleSoft. Wyliczono wówczas, że zwrot wdrożenia systemu PeopleSoft Enterprise 8.4 ma nastąpić po 4-5 latach od zakończenia projektu.

100 pytań do dostawców

W ostatniej fazie wyboru dostawcy PeopleSoft wygrał z systemem SAP (wraz z modułem SAP ISU) i rozwiązaniem amerykańskiej firmy SCT. Do ostatniego etapu nie zakwalifikowała się żadna z firm IT z Polski, podczas gdy większość organizacji użyteczności publicznej stosuje właśnie polskie rozwiązania billingowe. "Braliśmy pod uwagę również polskie systemy, ale odpadły one we wcześniejszych etapach przetargu. Szukaliśmy rozwiązania, które w jak największym stopniu zaspokoiłoby nasze potrzeby, nie tylko w zakresie rozliczeń z klientami, ale także np. jego obsługi od momentu podpisania z nim umowy" - wyjaśnia Marcin Górecki, dyrektor Biura Rozwoju Informatyki w Mazowieckiej Spółce Gazowej.

W początkowej fazie wyboru producenci mieli odpowiedzieć szczegółowo na ok. 100 pytań dotyczących konkretnych funkcjonalności. Ci, którzy przeszli do kolejnego etapu, mieli w ciągu dwóch tygodni dostosować swoje rozwiązanie do potrzeb Mazowieckiej Spółki Gazowej i pokazać, że ich system oferuje niezbędne tej spółce funkcje. PeopleSoft Enterprise 8.4 okazał się najbardziej elastyczny i najłatwiejszy w dostosowaniu.

Oferował też największą gamę modułów. "Zadecydowała też technologia, w jakiej system ten został wykonany. Jest to rozwiązanie w 100% scentralizowane. Po stronie użytkownika nie musimy niczego instalować, korzysta on jedynie z przeglądarki" - argumentuje dyrektor Biura Rozwoju Informatyki w MSGAZ. "Miało to duże dla nas znaczenie ze względu na liczbę naszych oddziałów" - dodaje.

Historyczne zaszłości

Wdrożenie systemu PeopleSoft Enterprise 8.4 rozpoczęto od przeniesienia na nową platformę billingową rozliczeń ze wszystkimi klientami instytucjonalnymi. Ich dane są teraz przetwarzane centralnie, choć samo ich wprowadzanie oraz obsługa nadal są prowadzone lokalnie. Następnym etapem projektu w MSGAZ - zakończonym w pierwszym półroczu 2005 r. - było przejęcie do STOEN-u rozliczeń ok. 300 tys. klientów indywidualnych w Warszawie. "Jeszcze kilkanaście lat temu wszyscy klienci korzystający z gazu ziemnego byli rozliczani przez inkasentów zakładów energetycznych. Pod koniec lat 90. w ten sposób obsługiwano jedynie klientów w dużych miastach, w tym Warszawie" - wyjaśnia Marcin Górecki.

W sumie firma ta obsługuje ok. 1,5 mln klientów z województw mazowieckiego, łódzkiego i podlaskiego. Do ich obsługi wykorzystywany jest obecnie system Inkaso, działający na bazie danych Betrive i platformie systemowej Novell NetWare. Rozliczają się z klientami za jego pomocą wszystkie spółki gazowe PGNiG. "System ten jest rozwiązaniem rozproszonym. Pracuje w ok. 50 lokalizacjach na całym obszarze działania naszej spółki. Nie był już dla nas wystarczająco wydolny. Do połowy 2006 r. zamierzamy we wszystkich oddziałach zastąpić Inkaso modułem billingowym PeopleSoft" - mówi Marcin Górecki.

Od września br. Mazowiecka Spółka Gazowa planuje przenoszenie kolejnych klientów na nową platformę billingową. Migracja rozpocznie się od Warszawy i Radomia (wraz z okolicami), następnie obejmie Płock, Łódź, a na końcu Białystok.

Mobilny inkasent

Wraz z wdrożeniem nowego systemu dokonano też wymiany platformy systemowej. Wykorzystywane dotychczas serwery z procesorami Intela zastąpił serwer IBM AIX. Poza modułami związanymi z rozliczeniami z klientami - billingowym, rozrachunków z odbiorcami, księgi głównej i zarządzania interakcjami z klientami - Mazowiecka Spółka Gazowa wdraża moduły finansowo-księgowe, wspierające wewnętrzną działalność tej spółki (m.in. środki trwałe, magazyny, zakupy, rozrachunki z dostawcami). Te elementy systemu PeopleSoft Enterprise 8.4 zostaną uruchomione po zamknięciu aktualnego roku finansowego. Zastąpią one dedykowane rozwiązania stworzone na potrzeby MSGAZ jeszcze w latach 90.

Wdrożenie nowego systemu ma na celu ujednolicenie procesów w spółce. Ma doprowadzić również do reorganizacji części związanej z obsługą klienta. "Oszczędności przynosi utrzymanie jednego centralnego, a nie pięćdziesięciu rozproszonych systemów. Korzyści finansowe przynosi również przejęcie od STOEN-u obsługi naszych klientów" - twierdzi Marcin Górecki. Wdrożenie rozwiązania PeopleSoft pozwoliło także na zastosowanie rozwiązań mobilnych do zbierania przez inkasentów danych o zużyciu gazu przez klientów. Na razie z palmtopów testowo korzysta ok. 30 inkasentów zbierających dane od klientów w Warszawie. W sumie w MSGAZ pracuje ponad 400 inkasentów. Każdy z nich odwiedza miesięcznie ok. 2000 klientów, średnio raz na pół roku każdego z nich. Na podstawie stanu licznika przedstawiciele spółki gazowej prognozują zaś zużycie gazu w kolejnych miesiącach.

Wdrożenie PeopleSoft Enterprise 8.4 w Mazowieckiej Spółce Gazowej prowadził EDS Polska, który dokonał także lokalizacji tego systemu na jej potrzeby, w tym dopasowanie go do obowiązującej w tej firmie nomenklatury. Obecnie - po przejęciu PeopleSoft - wsparcie tego systemu przejął polski oddział Oracle. Po zakończeniu wdrożenia część z informatyków dedykowanych do obsługi lokalnych jednostek przejdzie do tworzonego właśnie centralnego ośrodka obliczeniowego, gdzie - poza administratorami - pracę znajdą także pracownicy działu help desk. Pozostali informatycy będą wspierać oddziały korzystające z innych lokalnych rozwiązań.