Centralizacja zakupów

Coraz więcej firm myśli o centralizacji zakupów. Dotyczy to nie tylko tak dużych grup, takich jak TP czy KGHM, ale i mniejszych przedsiębiorstw, a także administracji lokalnej.

20%

wartości zakupów to oszczędności, które można osiągnąć na starcie wprowadzając centralizację zakupów. Mniej policzalne oszczędności procesowe to kolejne 5-7%.

Przez ostatnich 10 lat zakupy korporacyjne w Polsce przeszły znaczne przeobrażenia. Duże firmy i organizacje uważniej przyglądają się kosztom związanym z realizowanymi zamówieniami. Równocześnie dynamicznie rozwijał się rynek Centrów Usług Wspólnych (CUW) - wydzielonych jednostek w ramach danej grupy kapitałowej czy holdingu. Zgodnie z danymi A.T. Kearney, w 2010 r. było w Polsce ponad 150 CUW, które zatrudniały ok. 60 tys. pracowników. Rok później jest ich już 300, a budowa kolejnych jest związana z odczuwalną na rynku dekoniunkturą wymuszającą restrukturyzację. "Jej wynikiem jest często wydzielanie wybranych funkcji wsparcia - takich jak zakupy, IT czy finanse - do oddzielnych podmiotów" - tłumaczą przedstawiciele A.T. Kearney.

Lepiej zarządzany proces zakupów

Jak mówili uczestnicy II Konferencji Zakupowej zorganizowanej przez PGE, działy zakupów pełnią dziś często funkcje administracyjne, tymczasem mogą mieć kluczowy wkład w sukces firmy. Szef działu zakupów powinien więc "sprzedać" zarządowi propozycję zmian. Do niedawna działy zakupów nie były wyodrębnionymi jednostkami organizacyjnymi. Dziś powstają już centralne biura i departamenty zakupów, które często odpowiadają za zaopatrzenie nie tylko swojej organizacji, ale całych grup kapitałowych. Dzięki temu obniżają koszty i uelastyczniają strukturę zatrudnienia. Centra Usług Wspólnych powstają więc jak grzyby po deszczu. Nad budową CUW w obszarze zakupów właśnie pracuje Polska Grupa Energetyczna. "Znajdujemy się w trakcie zaawansowanych prac koncepcyjnych. PGE to olbrzymia organizacja i taka jednostka pozwoli nam na sprawniejsze zarządzanie procesami zakupowymi, optymalizację kosztów i otwarcie na nowych dostawców. Nie jest to jednak proces łatwy ani szybki w takich organizacjach jak nasza, w dodatku w polskich realiach regulacyjnych" - podkreśla Jan Stasiak, dyrektor Departamentu Zakupów GK PGE.

5%

szacuje się, że tylko tyle ze wszystkich 300 Centrów Usług Wspólnych stanowią centra zakupów centralnych.

Centralizacja zakupów to także walka z wewnętrznym oporem. Jednym z argumentów podnoszonych przez organizację stawiającą opór zmianom jest "większa ilość pracy", co zdaniem przedsiębiorstw, które przeszły już ten proces, nie jest prawdą. Opór związany z centralizacją zakupów powoduje również zabieranie kompetencji i praw innym. Problemem mogą być: zła komunikacja, brak planowania, kontroli i kamieni milowych, a także złe zarządzanie budżetem czy ogólnie projektem. Najważniejszym więc elementem projektu centralizacji zakupów jest odpowiednie zarządzanie zmianą. Zmiana musi nastąpić przede wszystkim po stronie klienta.

Przekonanie do zmiany

O tym, jak trudno przekonać do wspólnych zakupów przedstawicieli administracji, świadczyć może anegdota Mateusza Majewskiego, dyrektora Centrum Usług Wspólnych przy Kancelarii Premiera Rady Ministrów. "Wiele urzędów stara się uniknąć konieczności dokonywania wspólnych zakupów. Kiedy staraliśmy się przeprowadzić przetarg na zakup papieru A4 dla wszystkich 61 urzędów, które zobowiązane są do korzystania z naszych usług, usłyszeliśmy, że… wybrany przez nas odcień bieli nie licuje z godnością jednego z urzędów i dlatego nie chce on brać udziału w naszym przetargu" - opowiadał.

Choć są oczywiście chlubne wyjątki. Kilka urzędów od lat korzysta już z aukcji elektronicznych. Marketplanet od dwóch lat współpracuje np. z Urzędem Miasta Warszawa. Duże miasta coraz częściej myślą o centralizacji zakupów, która miałaby objąć nie tylko sam urząd, ale i wszystkie jednostki podległe. Niekiedy spółek komunalnych w danym mieście może być nawet kilkadziesiąt. Dziś każda samodzielnie wybiera dostawców.

Jednym z elementów tego procesu jest także przekonanie dostawców do korzystania z nowego systemu. "Często wymaga to kilku cyklów szkoleń" - mówi Piotr Matysik, prezes zarządu Marketplanet. "Tym bardziej że jednym z kluczowych elementów systemu scentralizowanych zakupów jest nie moduł aukcyjny, lecz funkcjonalność ułatwiająca prowadzenie postępowania przetargowego. Z tego to narzędzia powinni być przeszkoleni też dostawcy" - dodaje. Funkcjonalność tego modułu obejmuje m.in. przygotowanie SIWZ - z informacjami o wszelkich w nim dokonywanych zmianach, możliwość pobierania dokumentacji przetargowej i negocjacji z dostawcami czy elektroniczne głosowania komisji przetargowej. W module tym znajdują się oczywiście także nazwiska jej członków. Rejestrowany w nim też jest każdy etap przetargu, w którym nie zawsze, jak w aukcjach elektronicznych, liczy się cena. "W każdym postępowaniu można wybrać dowolne kryteria oceny dostawców" - mówi Piotr Matysik.

Duzi zaczęli, mniejsi kontynuują

KGHM publicznie informuje, że w ciągu pierwszego roku zaoszczędził - dzięki centralizacji zakupów - 300 mln zł w ramach Grupy Kapitałowej. W kolejnych latach oszczędności te oczywiście nie są już tak duże, bo nie można w nieskończoność negocjować tak dużych obniżek cen. "Trzeba zachować racjonalne podejście, aby nie schodzić poniżej ceny minimalnej, co w konsekwencji może prowadzić do wykruszenia się dostawców. Ten, który zostanie, może zaś stać się monopolistą" - mówi. W kolejnych latach korzyścią jest zmiana procesu przeprowadzania zakupów, który staje się mniej czasochłonny.

Z kolei w Grupie TP od pięciu lat wszystkie zamówienia są dokonywane za pośrednictwem rozwiązań Marketplanet. Wdrażają je jednak także inne instytucje. Proces centralizacji zakupów ma już za sobą wspomniana wyżej PGE, częściowo wprowadził je już PKN Orlen, a nad tym krokiem zastanawia się także Grupa PZU. Coraz mniejsze firmy sięgają jednak po rozwiązania tego typu. Z platformy Marketplanet w tym roku zaczęły korzystać: Mazowiecka Spółka Gazownictwa, Polimex-Mostostal i Zakłady Górniczo-Hutnicze Bolesław.

Mniejsze firmy kupują prekonfigurowane rozwiązania. W większych przedsiębiorstwach i grupach kapitałowych wprowadzane są indywidualne narzędzia. Marketplanet początkowo bazował na rozwiązaniach CommerceOne. Dziś ma własną platformę - MarketPlanet 1.0, na którą składa się osiem modułów funkcjonalnych, m.in. planowanie zakupów, wybór dostawców, elektroniczne zapytania ofertowe (eRFX), aukcje elektroniczne czy zarządzanie umowami. Przykładowo moduł eRFX pozwala wysłać zapytanie do nawet 100-200 dostawców, następnie typuje trzech najlepszych i dla nich uruchamia aukcję elektroniczną.

Niewykluczone jednak, że kiedyś - jak działające dziś centra BPO - Marketplanet będzie przejmować także obsługę zamówień. Tym bardziej że Centra Usług Wspólnych stają się coraz bardziej popularne. "Na razie myślimy jedynie o przejmowaniu niewrażliwych zakupów" - mówi Piotr Matysik.

Grupowe rabaty dla biznesu

Dla naprawdę małych firm alternatywą do centralizacji zakupów w ramach jednego przedsiębiorstwa czy grupy może być skorzystanie z oferty portalu zakupów grupowych. Usługę taką zaoferował właśnie Gruper.pl. Rozszerza on portfolio usług o oferty z zakresu B2B skierowane do firm sektora MSP. Gruper.pl startuje z nową zakładką "Twoja firma", w której prezentowane będą oferty - jak zapewniają jego przedstawiciele z rabatami sięgającymi 80% - z zakresu pozycjonowania i budowy stron WWW, projektów graficznych, hostingu domen, usług teleinformatycznych, e-learningu czy produkcji gadżetów reklamowych.