Cała wiedza w systemach

Smay dąży do tego, by cała firmowa wiedza znalazła swoje odzwierciedlenie w systemach informatycznych.

METRYCZKA

Firma: Smay

Branża: produkcja urządzeń wentylacyjnych

Produkty: klapy przeciwpożarowe, regulatory ciśnienia i przepływu powietrza, przepustnice, systemy różnicowania ciśnienia, wentylacja strumieniowa garaży, kratki, nawiewniki, zakończenia instalacji wentylacyjnych.

Zatrudnienie: 250 osób

Zatrudnienie w dziale IT: 4 osoby

KLUCZOWE SYSTEMY IT

Nazwa systemu: ERP iScala

Do czego służy: zarządzanie zapasami, śledzenie realizowanych dostaw, planowanie produkcji, obsługa zaopatrzenia, sprzedaży, księgowości, finansów

Dostawca: Epicor

Nazwa systemu: b2b - Storefront

Do czego służy: platforma biznesowa przeznaczona do wymiany informacji pomiędzy klientem a systemem ERP iScala, zbudowana na mechanizmach działania sklepów internetowych

Dostawca: Epicor

Nazwa systemu: CRM

Do czego służy: zarządzanie relacjami z klientami

Dostawca: Microsoft/Epicor

Firma Smay jest producentem szerokiej gamy urządzeń wentylacyjnych. Znaczna część produkowanych wyrobów ma charakter unikatowy, wykonywana jest na zamówienie. Strategia firmy zakłada zinformatyzowanie każdego aspektu jej działania tak, by cała firmowa wiedza - na temat klientów, zleceń, produktów itp. - znalazła swoje odzwierciedlenie w systemach informatycznych.

ERP - serce firmy

Michał Maj, wiceprezes zarządu, zwraca uwagę na konieczność zapewnienia komunikacji i wymiany wiedzy między pracownikami. Wyzwanie to staje się coraz ważniejsze i trudniejsze, kiedy firma się rozrasta. Smay zatrudnia obecnie 250 osób. Przy takiej liczbie pracowników przepływ informacji jest utrudniony. "Dlatego inwestujemy w narzędzia informatyczne, żeby wiedza była w systemach, łatwo i szybko dostępna dla tych, którzy jej potrzebują. Dotyczy to nie tylko informacji o klientach, ofertach, zamówieniach, ale także o linach produkcyjnych" - mówi Michał Maj. I dodaje, że rozwiązania te służą nie tylko pracownikom. Firma udostępnia bowiem możliwie dużo informacji swoim klientom, którzy samodzielnie mogą sprawdzać stan zamówienia, koszty produktów, jakie chcieliby zamówić, czy też numer przesyłki. Dzięki informatyzacji uzyskano znaczne oszczędności czasu, zarówno po stronie klienta, jak i firmy.

Sercem firmy, z informatycznego punktu widzenia, jest system . Stanowi on najważniejsze źródło danych. Głównym celem jego wdrożenia było przygotowanie się do wejścia z produktami na rynki unijne. Miał on uprościć obieg dokumentów, zapewnić dostęp do potrzebnych w danej chwili informacji oraz wspomagać podejmowanie decyzji biznesowych. Firma Smay zdecydowała się na wdrożenie rozwiązania iScala autorstwa firmy Epicor, rozszerzonego o generator raportów Seagate Info 7.0 i połączonego z własnymi rozwiązaniami informatycznymi. Wdrożono moduły: finansowy, logistyczny i zarządzania produkcją. Dodatkowo wdrożono dwa interfejsy: pierwszy umożliwia współpracę z bankiem BPH, drugi połączony jest z autorskim rozwiązaniem firmy Smay do obliczania i generowania struktur produkcyjnych dla wyrobów nietypowych.

Lepsza kontrola i zarządzanie

Wdrożony system ERP umożliwia m.in. rozbudowaną, zintegrowaną kontrolę kontrahentów. Wdrożone zostały mechanizmy kilkustopniowej, automatycznej kontroli procesu sprzedaży. Kontrola należności odbywa się automatycznie już na etapie przyjmowania zamówienia. W odpowiednich sytuacjach wyświetlane są ostrzeżenia o przekroczeniu limitu kredytowego, listy przeterminowanych faktur, generowane jest zablokowanie przyjęcia zamówienia czy zablokowanie sprzedaży.

Wdrożono również mechanizm zatwierdzania faktur. Powoduje to automatyczne powstanie rozrachunku jeszcze przed zaksięgowaniem faktury oraz uruchomienie zdarzeń "rozrachunkowych", szczególnie jeśli chodzi o aktualizację limitu kredytowego. Dzięki temu wyeliminowana została możliwość sprzedaży niezgodnej z ustalonymi warunkami handlowymi.

Ponadto dla potrzeb zarządu Smay zostały opracowane indywidualne raporty finansowe informujące o bieżącym stanie finansowym firmy. Obejmują one analizy wskaźnikowe, rentowności marży, struktury kosztów. Istotne jest, że zarząd ma na bieżąco dostęp do wszystkich istotnych informacji biznesowych, nie tylko z obszaru kontrolingu finansowego.

Zdaniem przedstawicieli firmy Smay, wdrożenie systemu wpłynęło na poprawę wyników finansowych, usprawniło obsługę klientów i dostawców oraz zarządzanie produkcją, logistyką i finansami. "Wdrożenie systemu ERP zwiększyło ilość i różnorodność pozyskiwanych informacji, szczególnie w zakresie kontroli kosztów produkcji i w zakresie księgowości zarządczej. Jednocześnie obciążenie pracowników związane z wprowadzaniem informacji do systemu nie uległo zwiększeniu" - podkreśla Michał Maj. Mówi, że dzięki profitom, jakie udało się uzyskać po kilku latach używania systemu iScala, zdecydowano o kolejnych wdrożeniach - systemu CRM oraz platformy handlu elektronicznego iScala Storefront.

Kierunek Czechy

"Wdrożenie systemu ERP zwiększyło ilość i różnorodność pozyskiwanych informacji, szczególnie w zakresie kontroli kosztów produkcji i w zakresie księgowości zarządczej. Jednocześnie obciążenie pracowników związane z wprowadzaniem informacji do systemu nie uległo zwiększeniu".

Michał Maj, wiceprezes zarządu firmy Smay

Wdrożenie platformy Storefront związane było z rosnącą liczbą klientów i ekspansją na rynki zagraniczne. W związku z dynamicznym rozwojem firma potrzebowała stale nowych handlowców. Okazało się, że można ten problem rozwiązać w inny sposób niż tylko poprzez wzrost zatrudnienia. "70% kontaktów klientów z handlowcami dotyczyło prozaicznych informacji, takich jak: wymiar, cena, kolor, dostępność produktu, numer zamówienia. Podobne zapytania i proste zamówienia mogą być obsługiwane przez system, w którym klienci mogą sami coś sprawdzić lub zamówić" - mówi Michał Maj. To wygodne i szybkie rozwiązanie dla obu stron. Pierwsze zamówienie poprzez system wpłynęło w 2009 r. Od tego czasu firma zanotowała znaczny spadek liczby niepotrzebnych telefonów i e-maili.

"Storefront to swego rodzaju połączenie możliwości, jakie daje tradycyjny sklep online i platforma do wymiany informacji. Specyfika naszej działalności wiąże się często z dostarczaniem rozwiązań pod indywidualne wymagania klienta. Chociaż katalog produktów może ograniczać się do 100 pozycji, to wersji danego wyrobu jest nieskończenie wiele. Storefront pozwala na sprzedaż internetową elementów o takim właśnie profilu" - wyjaśnia Michał Maj. Z platformy korzystają nie tylko klienci, którzy, logując się do systemu, sami składają zamówienia, kontrolują ich status, tworzą zapytania czy konstruują interesującą ich ofertę. Dostęp do Storefront przez przeglądarkę internetową ułatwia także codzienną pracę handlowcom.

Inwestycja w system e-commerce przyczyniła się również do ekspansji Smay w Czechach. Wykorzystanie Storefront umożliwiło wprowadzenie firmy na rynek bez dodatkowych kosztów związanych z budową odpowiednich struktur organizacyjnych. "Rynek czeski obsługujemy przy współpracy firmy partnerskiej i jednej osoby w Polsce, która nadzoruje procesy logistyczne. Storefront przyczynił się do pełnej automatyzacji działań sprzedażowych w tym regionie" - dodaje wiceprezes zarządu Smay. W planach jest umożliwienie integracji platformy z systemami klientów.

Każdy produkt jest inny

Wdrażając system ERP, firma Smay zaczęła również budować i wdrażać swój autorski system do obliczania i generowania struktur produkcyjnych dla wyrobów nietypowych. 85% produktów robionych jest na zamówienie. Każde zamawiane urządzenie może być inne. W zamówieniach panuje bardzo duża dowolność, jeśli chodzi o materiał, kształt, rozmiar, kolor itp. Firma potrzebowała systemu, w którym będzie można na przykład obliczać koszt takiego produktu, zużycie materiału, czas wykonania. Ponieważ na rynku nie było gotowych rozwiązań, które spełniałyby potrzeby firmy, stworzono system autorski. Jest on cały czas rozwijany i ulepszany.

Od dwóch lat firma Smay jest producentem systemu Safety Way - inteligentnego systemu ochrony przed zadymieniem dróg ewakuacyjnych na wypadek pożaru. Świadczy również usługi wdrażania tego systemu u swoich klientów. Wdrożenia różnią się od dostarczania samych produktów, wymagają wcześniejszego zaprojektowania i zaplanowania prac, koordynowania działań ekipy montażowej. "To działania, które realizujemy jako projekty. Uznaliśmy, że potrzebujemy narzędzia informatycznego, które wspierałoby realizację prowadzonych projektów i pomagało nimi zarządzać. Odkąd wdrożyliśmy moduł do zarządzania projektami do systemu ERP, przeprowadziliśmy siedem wdrożeń. Uważamy, że implementacja tego rozwiązania była dobrym krokiem" - mówi Michał Maj.

Smay planuje także wdrożenie modułu do zarządzania serwisem. To kolejny etap doskonalenia procesów. Wraz z rozwojem firmy i portfolio jej produktów prace działu serwisowego wymagają większej koordynacji.

W planach jest też wdrożenie systemu do zarządzania magazynem. Obecnie w firmie brakuje szybko i łatwo dostępnej wiedzy o bieżącym stanie magazynu. "Mamy wprawdzie terminale do obsługi wydań, ale część zarządzania magazynem odbywa się w formie papierowej. Widzimy potrzebę dalszej automatyzacji i informatyzacji procesów w tym zakresie tak, by informacje były dostępne od ręki" - mówi wiceprezes zarządu.


TOP 200