Nowa rola dyrektora IT

Zmiana modelu biznesowego sprawia, że dyrektorzy działów IT powinni mieć cele tożsame z celami dyrektorów innych działów. Dzięki temu będą w stanie wykorzystać swoją wiedzę w zakresie technologii informacyjnych do osiągania celów firmy. Coraz częściej można spotkać strukturę organizacyjną, w której dyrektor IT (CIO) raportuje bezpośrednio do dyrektora finansowego (CFO). Stawia to przed nim nowe wymagania. Dyrektor IT to już nie tylko specjalista biegle obeznany w nowych technologiach, który zajmuje miejsce wśród menedżerów firmy. Musi to być osoba pełniąca rolę partnera biznesowego dla CFO. Musi nie tylko wiedzieć, jakie rozwiązania informatyczne należy wdrożyć, ale również jak wdrożenie przełoży się na wsparcie strategii firmy. Dlatego wśród założeń defensywnych, za które odpowiada CFO, jednym z ważnych elementów są projekty informatyczne.

Obecnie projekty z zakresu IT przenikają wszystkie funkcje w firmie. Złożoność wielu procesów wymaga, aby CIO umiał pośredniczyć w przekazywaniu oczekiwań między menedżerami z różnych działów a wykonawcami. Nie bez znaczenia jest ciągła konsultacja z CFO, ponieważ obecnie projekty IT nie ograniczają się do zaplanowania w budżecie, okresowej wymiany sprzętu. To coraz częściej procesy inwestycyjne, decydujące o cash-flow firmy. CIO powinien wyjść poza standardowe ramy oceny projektów i wspierać CFO w zakresie oceny ich wpływu na przynoszenie wartości dla firmy. Każdy z wydatków powinien być uzasadniony biznesowo. Wsparcie CFO przy przygotowywaniu i rozliczaniu CAPEX to kolejna funkcja oczekiwana od CIO.

Zobacz również:

• Bez ludzi nie ma sukcesu

Transparentność kosztów

Dla osób pełniących inne funkcje obszar IT jest wciąż bezmiarem nowych rozwiązań. To także ocean kosztów. Większość z nich z czasem staje się coraz mniej zrozumiała dla organizacji. Dlatego poza zmianą celów CIO wymaga to również zmiany w sposobie określania budżetów dla poszczególnych działów firmy i transparentności kosztów ponoszonych na IT.

Obszar kosztów to domena CFO. Jednak CFO powinien otrzymywać wsparcie w zakresie zarządzania transparentnością tych kosztów od CIO. Staje się to coraz bardziej istotne, gdyż coraz więcej firm zleca usługi IT na zewnątrz. Outsourcing zadań IT nie musi się wiązać z ograniczaniem własnych zasobów IT. Procesy te są na tyle wyspecjalizowane, że lepiej je powierzyć firmom działającym poza strukturami naszej firmy.

W korporacjach coraz częściej pojawiają się scentralizowane działy IT obsługujące firmę w skali globalnej. W tym przypadku CFO jednostki lokalnej powinien otrzymać od CIO wsparcie w zakresie zrozumienia modelu alokacji kosztów tego przedsięwzięcia. W momencie, gdy wszystkie mechanizmy podziału kosztów pomiędzy jednostki zostaną już opisane, konieczne jest wprowadzenie mechanizmów umożliwiających eliminacje negatywnych efektów związanych z kosztami wycenianymi na podstawie stawek globalnych, często wyższych od lokalnych. W tym przypadku konieczne jest zrozumienie podstawowych nośników kosztów i mechanizmów ich działania. Wiedza na ten temat powinna być transferowana w dół całej organizacji. Dzięki temu użytkownicy końcowi będą mogli zrozumieć dokładniej, jak samodzielnie zarządzać tymi kosztami.

Kolejna rola CIO to wspieranie CFO w opracowywaniu budżetu rocznego (AOP). Wsparcie to ma polegać na opracowaniu modelu kosztowego, funkcjonowania IT w danym okresie. Budżet powinien uwzględniać nie tylko bieżące koszty utrzymania IT, ale również wydatki na spodziewane inwestycje i rozwój infrastruktury. Zaangażowanie CIO w proces budżetowania umożliwia w dalszym etapie współpracę z CFO w zakresie zrozumienia odchyleń budżetowych i trendów z nimi związanych.