IT a biznes

Bardzo często podstawowy biznes narzeka na jakość serwisu, jakość wdrożeń, ograniczone możliwości, jakie dają aplikacje CRM czy ERP. Pozostaje jednak pasywny. Pomijając projekty infrastrukturalne, praktycznie wszystkie działania IT wspierają biznes podstawowy. Dlatego przy wdrożeniach i rozwoju aplikacji muszą uczestniczyć osoby z działów merytorycznych i one powinny odpowiadać za specyfikację wymagań dla aplikacji. Wielu menedżerów jednak uważa, że to IT powinno prowadzić wszelkie projekty związane z informatyką. W takiej roli ludzie IT, którzy nie do końca znają procesy i potrzeby biznesowe, często bez business case wdrożenia, są skazani na porażkę. Aby zwiększyć szanse na sukces, szef IT wraz z CFO powinien pilnować zasad zarządzania projektami.

Po pierwsze, wszystkie projekty rozwojowe winny się zaczynać od przygotowania business case przez dział zgłaszający potrzebę biznesową. Reprezentant działu IT powinien pomagać w jego przygotowaniu, ale trudno od niego wymagać prognozy wpływu projektu na wyniki spółki. Na przykład, business case wdrożenia CRM muszą przygotować osoby z działów sprzedaży i marketingu.

Zobacz również:

• Bez ludzi nie ma sukcesu

Po drugie, projekty rozwojowe należy prowadzić zgodnie z zasadami zarządzania projektami. Musi być harmonogram, kamienie milowe, zespoły, jasny proces decyzyjny kończący się na komitecie sterującym i dokumentacja projektowa. Często pomija się te wymagania, aby uniknąć "biurokracji", ale zwykle koszty związane z opóźnieniami, złą komunikacją, poprawkami powdrożeniowymi będą większe niż koszty "biurokracji".

Po trzecie, menedżerem projektu biznesowego, np. wdrożenia CRM, SCM, systemu FK, budowy strony e-commerce, powinna być osoba z działu merytorycznego. Dział IT wspiera ją na każdym etapie, analitycy biznesowi pomagają przełożyć język biznesu na język aplikacji, wdrożeniowcy przekładają na system, ale ostateczna odpowiedzialność za to, że aplikacja spełnia wymagania, spoczywa na ich autorach.

Po czwarte, kluczowe dla sukcesu projektów jest uczestnictwo osób z działów merytorycznych w testach systemu. To dział merytoryczny przygotowuje scenariusze testowe, sprawdza aplikację i zgłasza błędy.

Wszystkie zasady wydają się oczywiste, niestety, w praktyce wielu firm nie obowiązują, a IT ciągle odpowiada całkowicie za wdrażane aplikacje, a potem za wszystkie niedociągnięcia systemowe. Kluczem do rozwiązania problemu jest asertywność. Szef IT i szef finansów nie mogą doprowadzić do takiej sytuacji i muszą edukować organizację o roli IT i roli biznesu w projektach informatycznych.