W usłudze Kalendarz mamy do dyspozycji: możliwość zarządzania planem dnia, tworzeniem harmonogramów, kalendarze udostępniane online oraz funkcję synchronizowania kalendarzy z urządzeniami przenośnymi. Aplikacja "Dokumenty Google" pozwala na otwieranie i edycję dokumentów, arkuszy kalkulacyjnych i prezentacji. Narzędzie "Grupy dyskusyjne" umożliwia ich tworzenie przez użytkowników, oferuje listy mailingowe, udostępnianie treści oraz archiwum z funkcją przeszukiwania. Witryny Google to proste strony internetowe, które możemy tworzyć bez umiejętności programowania, dostępne w sieciach wewnętrznych lub wybranych grupach roboczych. Google Video pozwala na udostępnianie firmowych materiałów wideo.

Kalkulacja - rozwiązanie stacjonarne kontra chmura

Obie oferty wirtualnego biura wydają się bardzo interesującym rozwiązaniem. Możliwość subskrypcji miesięcznej i brak dodatkowych opłat związanych z utrzymywaniem systemu IT w firmie powoduje, że modelem pracy na aplikacjach biurowych w chmurze potencjalnie zainteresowanych może być wiele organizacji. Jednakże w przypadku bardziej wymagających użytkowników - przynajmniej na razie - nic nie zastąpi rozbudowanych wersji aplikacji instalowanych na komputerze. Weźmy dla przykładu rozbudowane analizy w arkuszu kalkulacyjnym, wykorzystujące złożone funkcje, i tym podobne zastosowania. W takich przypadkach rozwiązanie "hybrydowe", które oferuje Microsoft w planach zawierających Office Professional Plus, wydaje się dobrze dopasowaną ofertą - w ramach chmury korzystamy z komunikacji, dobrodziejstw łatwej wymiany informacji, a w razie potrzeby możemy wykorzystywać pełną wersję pakietu biurowego lokalnie. Stanowi to istotną przewagę rozwiązania z Redmond w porównaniu z ofertą Googla.

Zobacz również:

• Najlepsze bezpłatne alternatywy dla pakietu Microsoft (Office) 365

W obu przypadkach cena za korzystanie z profesjonalnego środowiska biurowego jest również bardzo konkurencyjna. Biorąc, przykładowo, cenę licencji Office 2010 dla użytkowników domowych i małych firm, która wynosi jednorazowo ok. 900 zł z podatkiem VAT, i porównując ją z ceną wersji P (ok. 23 zł za miesiąc), otrzymujemy ponad 3 lata i 3 miesiące użytkowania planu w chmurze. Około rok dłużej możemy za tę kwotę korzystać z Google Apps, jeśli chcemy rozliczać się za tę usługę co miesiąc. Biorąc pod uwagę wyższe plany Microsoftu z serii E, uzyskamy krótsze okresy - ale i oferta narzędzi jest w nich znacznie szersza i trudno ją porównać wprost z zawartością pakietu Office. Zaletą rozwiązania stacjonarnego jest wspomniana "kompletność" pod względem oferowanych funkcji w aplikacjach, ale tylko tych biurowych.

Nie tylko aplikacje biurowe

Tym, co otrzymujemy w zamian za subskrypcję, są przecież nie tylko aplikacje biurowe, lecz także wszystkie narzędzia komunikacyjne (e-mail, wideo, instant messaging) i ułatwiające współpracę oraz ich integrację w środowisku online. Ważnym składnikiem oferty jest również hosting - uniezależnienie się od administrowania aplikacjami wewnątrz firmy. Jeśli w naszej kalkulacji uwzględnimy ten czynnik oraz koszty ewentualnych aktualizacji zarówno aplikacji, jak i serwerów, koszty tworzenia i przechowywania backupów - to kalkulacja i tak już bardzo korzystna dla rozwiązania w chmurze, pokaże jeszcze większe dysproporcje. Jeżeli na przykład chcielibyśmy korzystać z samego tylko hostingu skrzynki pocztowej - to w krajowej ofercie trzeba by na ten cel przeznaczyć około 4-5 zł miesięcznie, i to przy dużo mniejszej powierzchni dyskowej - a w obu usługach mamy 25 GB na pocztę w najniższych planach.