Przez wiele lat obowiązywał jeden model eksploatacji oprogramowania biurowego. Dzisiejsze oprogramowanie daje o wiele szersze możliwości od starszego modelu. Przedstawiamy zadania, które dziś można wykonać o wiele łatwiej niż pięć lat temu.

Dostęp do dokumentów

Przez lata pracownicy w biurach wysyłali dokumenty jako załącznik pocztą elektroniczną i składowali w lokalnych katalogach. Później odkładali je na firmowy serwer do wybranego miejsca. Metoda wyewoluowała później w foldery grupowe, gdzie przechowuje się dokumenty, nad którymi pracują osoby związane z danym projektem. Udostępnienie dokumentu w folderze grupowym oznacza, że dostęp do dokumentu jest prostszy od wysyłania za pomocą wiadomości e-mail, ale taka współpraca oznacza konieczność posiadania w organizacji oprogramowania do pracy grupowej, w tym do publikacji dokumentów na wewnętrznym portalu. Rolę tę pełni duet oprogramowania serwerowego i zainstalowanego na stacji roboczej, przy czym najpopularniejszym klientem nadal jest Outlook. W wielu urządzeniach aplikacją kliencką jest przeglądarka internetowa zgodna z HTML5, a klientem jest dziś nie tylko pecet z systemem Windows, ale także telefon klasy smartphone lub tablet z systemem iOS lub Android. Interfejs webowy jest uniwersalny, ale aby połączyć udostępnianie dokumentów dla platformy mobilnej z pracą grupową, niezbędny jest zestaw oprogramowania po stronie firmowych serwerów. Jeśli organizacja nie ma oprogramowania, jego zakup prawdopodobnie nie jest opłacalny. Wtedy warto zainteresować się ofertą chmurową.

Firma wasza - komputery nasze

Przedsiębiorstwa zmuszone do ostrej konkurencji powinny się szybko rozwijać, by nadążyć z rozwojem nowych produktów i usług. Oznacza to także rezygnację z typowego modelu biurowego na rzecz pracy mobilnej, z dowolnego miejsca. W takim przypadku dział IT nie ma możliwości szybkiego zainstalowania niezbędnego oprogramowania. Jeśli korzysta się z subskrypcji firmowej, pracownik może zgodnie z założeniami umowy licencyjnej zainstalować oprogramowanie biurowe na pięciu komputerach, a zatem wystarczy uruchomić i aktywować oprogramowanie na drugim komputerze, by kontynuować pracę np. z domowego laptopa. Dodatkową opcją jest dostarczenie aplikacji w formie strumieniowanej. Zamiast pobierać gigabajtowe archiwum zawierające kompletną instalację pakietu biurowego, można pobrać tylko te składniki wybranej aplikacji, które są niezbędne do zrealizowania zadania. Można wybrać jedną aplikację i środowisko pracy programu zostanie automatycznie utworzone, a sama aplikacja uruchomiona po pobraniu paczki o rozmiarze kilkudziesięciu megabajtów. Strumieniowanie aplikacji jest korzystne, gdy trzeba szybko uruchomić oprogramowanie na nowym komputerze i nie ma czasu ani szybkiego łącza, by pobrać całą paczkę instalacyjną. Do skorzystania z tego modelu instalacji i uruchomienia aplikacji biurowych niezbędna jest licencja Office 365 i system kliencki Windows 7 lub 8 (w starszych systemach strumieniowanie nie działa). Po zakończeniu pracy można aplikację usunąć z listy komputerów, na które jest licencjonowana, i zostanie ona automatycznie usunięta.

Pracownicy innych firm

Przy współpracy i grupach roboczych obejmujących osoby pracujące w różnych firmach pojawiają się czasami problemy związane z zakupem licencji na oprogramowanie dla pracowników innych podmiotów. Aby móc kupić licencję dla firmy trzeciej, główny podmiot musi być jej właścicielem, nie można dokonać zakupu na rzecz podwykonawcy niezwiązanego kapitałowo. Pojawiają się także dodatkowe problemy natury prawnej wynikające z możliwości (lub nie) sublicencjonowania istniejących licencji wolumenowych, właściwych dla większych firm. Współpracownicy takiej korporacji, stanowiąc osobny podmiot, nie mogliby skorzystać z oprogramowania, na które korporacja ma licencję, jeśli zawarta wcześniej umowa licencyjna nie pozwala na objęcie obsługą podmiotów trzecich.

Subskrypcja usługi chmurowej połączonej z oprogramowaniem biurowym oznacza koszty operacyjne, które nie są obarczone takimi ograniczeniami. To ważne w przypadku pracy ze spółkami o skomplikowanych powiązaniach kapitałowych.

Z chmurą wiąże się możliwość skalowania. Jeśli bardzo intensywny projekt związany np. z przygotowaniem nowej linii produktowej wiąże się z utworzeniem tymczasowego działu o dużych potrzebach, chmura jest technologią z wyboru. Minimalny okres subskrypcji usług wynosi zwykle miesiąc, więc jeśli projekt roboczy jest zaplanowany na trzy kwartały, właśnie na ten okres można wynająć usługi i oprogramowanie do jego realizacji. Po zakończeniu projektu, usługi nie będą potrzebne i wygasną. Unika się skalowania posiadanego oprogramowania do maksimum zasobów firmy, a nie do wartości średnich, związanych z ciągłą działalnością. Odpowiada to wynajmowaniu mocy obliczeniowej w modelu IaaS - a takie usługi są wykorzystywane przez IT do obsługi dużych, ale krótkich szczytów obciążenia.

Plik do przejrzenia

Nowością w usługach związanych z oprogramowaniem biurowym jest udostępnienie dokumentów zewnętrznemu kontrahentowi. Zamiast wysyłać plik pocztą elektroniczną, można udostępnić dokument, by współpracownik otrzymał wiadomość wiodącą do treści udostępnionej w chmurowym odpowiedniku Sharepointa. Dokument można przejrzeć i dokonać zmian, jeśli udostępniający na to zezwoli. Udostępnienie poprzez e-mail do osób z zewnątrz organizacji jest darmowe, gdy firma ma subskrypcję usług.

Współpraca online nad pojedynczym dokumentem to główna zaleta pakietów z usługami online - w ten sposób dwie osoby mogą pracować jednocześnie nad jednym plikiem. Aby zrealizować to samo zadanie w modelu on premises, niezbędny byłby zakup kosztownego oprogramowania i zatrudnienie specjalistów do jego obsługi. Udostępnienie pliku poza firmowe IT w tradycyjnym modelu jest o wiele trudniejsze, niż się wydaje. Aby zrobić to bezpiecznie, zewnętrzny współpracownik musiałby skorzystać z połączenia VPN do firmowej sieci, skąd pobrałby udostępniony mu dokument odkładany w repozytorium Sharepointa lub podobnego oprogramowania do współdzielenia zasobów.