Biuro to nie tylko Word czy Excel
- 12.06.2013
Działy IT utożsamiają pracę biurową z wykorzystywaniem pakietu zainstalowanego na stacji roboczej. Przez wiele lat był to synonim, obecnie jednak istnieje model, w którym dostępne są usługi poszerzające możliwości pakietu Office.
Przez wiele lat obowiązywał jeden model eksploatacji oprogramowania biurowego. Dzisiejsze oprogramowanie daje o wiele szersze możliwości od starszego modelu. Przedstawiamy zadania, które dziś można wykonać o wiele łatwiej niż pięć lat temu.
Dostęp do dokumentów
Przez lata pracownicy w biurach wysyłali dokumenty jako załącznik pocztą elektroniczną i składowali w lokalnych katalogach. Później odkładali je na firmowy serwer do wybranego miejsca. Metoda wyewoluowała później w foldery grupowe, gdzie przechowuje się dokumenty, nad którymi pracują osoby związane z danym projektem. Udostępnienie dokumentu w folderze grupowym oznacza, że dostęp do dokumentu jest prostszy od wysyłania za pomocą wiadomości e-mail, ale taka współpraca oznacza konieczność posiadania w organizacji oprogramowania do pracy grupowej, w tym do publikacji dokumentów na wewnętrznym portalu. Rolę tę pełni duet oprogramowania serwerowego i zainstalowanego na stacji roboczej, przy czym najpopularniejszym klientem nadal jest Outlook. W wielu urządzeniach aplikacją kliencką jest przeglądarka internetowa zgodna z HTML5, a klientem jest dziś nie tylko pecet z systemem Windows, ale także telefon klasy smartphone lub tablet z systemem iOS lub Android. Interfejs webowy jest uniwersalny, ale aby połączyć udostępnianie dokumentów dla platformy mobilnej z pracą grupową, niezbędny jest zestaw oprogramowania po stronie firmowych serwerów. Jeśli organizacja nie ma oprogramowania, jego zakup prawdopodobnie nie jest opłacalny. Wtedy warto zainteresować się ofertą chmurową.
Firma wasza - komputery nasze
Przedsiębiorstwa zmuszone do ostrej konkurencji powinny się szybko rozwijać, by nadążyć z rozwojem nowych produktów i usług. Oznacza to także rezygnację z typowego modelu biurowego na rzecz pracy mobilnej, z dowolnego miejsca. W takim przypadku dział IT nie ma możliwości szybkiego zainstalowania niezbędnego oprogramowania. Jeśli korzysta się z subskrypcji firmowej, pracownik może zgodnie z założeniami umowy licencyjnej zainstalować oprogramowanie biurowe na pięciu komputerach, a zatem wystarczy uruchomić i aktywować oprogramowanie na drugim komputerze, by kontynuować pracę np. z domowego laptopa. Dodatkową opcją jest dostarczenie aplikacji w formie strumieniowanej. Zamiast pobierać gigabajtowe archiwum zawierające kompletną instalację pakietu biurowego, można pobrać tylko te składniki wybranej aplikacji, które są niezbędne do zrealizowania zadania. Można wybrać jedną aplikację i środowisko pracy programu zostanie automatycznie utworzone, a sama aplikacja uruchomiona po pobraniu paczki o rozmiarze kilkudziesięciu megabajtów. Strumieniowanie aplikacji jest korzystne, gdy trzeba szybko uruchomić oprogramowanie na nowym komputerze i nie ma czasu ani szybkiego łącza, by pobrać całą paczkę instalacyjną. Do skorzystania z tego modelu instalacji i uruchomienia aplikacji biurowych niezbędna jest licencja Office 365 i system kliencki Windows 7 lub 8 (w starszych systemach strumieniowanie nie działa). Po zakończeniu pracy można aplikację usunąć z listy komputerów, na które jest licencjonowana, i zostanie ona automatycznie usunięta.
Pracownicy innych firm
Przy rozważaniu usług chmurowych należy wybrać właściwy model i produkt. W przypadku Office'a 365, pakiet "M" jest przeznaczony dla mniejszych firm, do około 250 użytkowników. Zawiera on komplet usług i oprogramowania, ale ma ograniczenie na liczbę licencji i sposób zakupu. Kupuje się tylko pełne paczki w tej samej formie, zawierającej wszystkie składniki, a same usługi i licencje są zarządzane osobno dla każdej firmy. Paczek licencji "M" nie można zintegrować z korporacyjnymi. Licencje korporacyjne, nieco droższe w przypadku zakupu kompletu usług, umożliwiają wybór niezbędnych składników i można nimi centralnie zarządzać także w dużych instalacjach, umożliwiają przypisanie kont, usług i paczek licencyjnych do potrzeb firmy, dla każdego z elementów usługowych z osobna. Jeśli firma już ma np. serwer Exchange, to nie musi kupować tej usługi z chmury.
Subskrypcja usługi chmurowej połączonej z oprogramowaniem biurowym oznacza koszty operacyjne, które nie są obarczone takimi ograniczeniami. To ważne w przypadku pracy ze spółkami o skomplikowanych powiązaniach kapitałowych.
Z chmurą wiąże się możliwość skalowania. Jeśli bardzo intensywny projekt związany np. z przygotowaniem nowej linii produktowej wiąże się z utworzeniem tymczasowego działu o dużych potrzebach, chmura jest technologią z wyboru. Minimalny okres subskrypcji usług wynosi zwykle miesiąc, więc jeśli projekt roboczy jest zaplanowany na trzy kwartały, właśnie na ten okres można wynająć usługi i oprogramowanie do jego realizacji. Po zakończeniu projektu, usługi nie będą potrzebne i wygasną. Unika się skalowania posiadanego oprogramowania do maksimum zasobów firmy, a nie do wartości średnich, związanych z ciągłą działalnością. Odpowiada to wynajmowaniu mocy obliczeniowej w modelu IaaS - a takie usługi są wykorzystywane przez IT do obsługi dużych, ale krótkich szczytów obciążenia.
Plik do przejrzenia
Nowością w usługach związanych z oprogramowaniem biurowym jest udostępnienie dokumentów zewnętrznemu kontrahentowi. Zamiast wysyłać plik pocztą elektroniczną, można udostępnić dokument, by współpracownik otrzymał wiadomość wiodącą do treści udostępnionej w chmurowym odpowiedniku Sharepointa. Dokument można przejrzeć i dokonać zmian, jeśli udostępniający na to zezwoli. Udostępnienie poprzez e-mail do osób z zewnątrz organizacji jest darmowe, gdy firma ma subskrypcję usług.
Współpraca online nad pojedynczym dokumentem to główna zaleta pakietów z usługami online - w ten sposób dwie osoby mogą pracować jednocześnie nad jednym plikiem. Aby zrealizować to samo zadanie w modelu on premises, niezbędny byłby zakup kosztownego oprogramowania i zatrudnienie specjalistów do jego obsługi. Udostępnienie pliku poza firmowe IT w tradycyjnym modelu jest o wiele trudniejsze, niż się wydaje. Aby zrobić to bezpiecznie, zewnętrzny współpracownik musiałby skorzystać z połączenia VPN do firmowej sieci, skąd pobrałby udostępniony mu dokument odkładany w repozytorium Sharepointa lub podobnego oprogramowania do współdzielenia zasobów.
Przy rozważaniu ofert usług cloud computing w połączeniu z istniejącym lub dostępnym w przyszłości oprogramowaniem należy pamiętać, że wdrożenie chmury nie oznacza migracji ze starszego modelu on premises. W niektórych zastosowaniach migracja całej firmy do chmury jest nieopłacalna. Kolejnym przykładem, gdzie usługi chmurowe są mniej korzystne od kupowanych za pomocą inwestycji kapitałowych, jest korzystanie z zewnętrznego finansowania, takiego jak fundusze unijne.
Chmura może być pomocna przy rozwoju firmy lub realizacji projektów. W takim przypadku narzędzia połączone z usługami w chmurze można wdrożyć w dziale, który ich potrzebuje. Pozostałe działy, którym model on premises wystarcza, nadal mogą i będą z niego korzystać. Oferta chmurowa może być rozszerzeniem możliwości firmowego IT o opcje, które byłyby zbyt kosztowne w zakupie inwestycyjnym i dalszym utrzymaniu dla niewielkiej liczby osób. Przykładem takiego rozwoju jest utworzenie nowego oddziału firmy, charakteryzującego się dość dużą autonomią pracy - wtedy klonowanie istniejących rozwiązań lub dołączanie oddziału do centralnych zasobów niekoniecznie ma sens. Jeśli w strukturze przedsiębiorstwa występują takie zamknięte enklawy, usługi chmurowe można wdrożyć właśnie tam.