Biuro bez papieru

Nadszedł czas na opracowanie tanich systemów do odczytywania dokumentów i magazynowania ich w pamięci komputera. Powinny to być małe podręczne urządzenia, które będą stać na biurku obok komputera i staną się codziennym narzędziem pracy.

Nadszedł czas na opracowanie tanich systemów do odczytywania dokumentów i magazynowania ich w pamięci komputera. Powinny to być małe podręczne urządzenia, które będą stać na biurku obok komputera i staną się codziennym narzędziem pracy.

Przetworzenie dokumentów na bity wymaga stosowania skanerów, które nie są urządzeniami najtańszymi. Wielu producentów próbowało wejść na rynek oferując tańsze zestawy do elektronicznego zobrazowywania dokumentów, starając się jednocześnie wyposażyć je w te same rozwiązania, które mają droższe systemy. Jednak w większości wypadków możliwości tych systemów były dość skromne i nie mogły zaspokoić oczekiwań użytkownikówy.

Ale oto pojawił się ostatnio produkt, który mimo tego, że jest bardzo tani nie jest gorszy od dużo droższych systemów dostępnych obecnie. Jego twórcą jest kalifornijska firma Visioneer Communications Inc. System składa się z dwóch produktów: skanera PaperMax oraz oprogramowania MaxMate i idealnie nadaje się do skanowania dokumentów na biurku. Jest łatwy w instalowaniu i używaniu. Producent wyposażył skaner tylko w jeden przełącznik, który służy do testowania sprzętu i do wyboru jednej z kilku opcji przed skanowaniem dokumentu (skaner nie ma nawet wbudowanego wyłącznika zasilania).

Instalacja oprogramowania jest też prosta i sprowadza się do podania katalogu, do którego zapisać chcemy pakiet programów. Po wgraniu programów system Windows startuje od początku i pojawia się okno dialogowe, do którego wpisać należy port szeregowy COM, podłączony też jest do niego skaner. System jest teraz gotowy do pracy i wystarczy tylko wsunąć arkusz papieru do skanera aby zainicjować automatycznie proces skanowania i ładowania obrazu dokumentu do pamięci komputera. Skanowanie jednej strony dokumentu trwa 6 s. Ten sposób pracy ze skanerem jest bardzo wygodny, bowiem umożliwia wczytywanie dokumentów do komputera podczas pracy z zupełnie inną aplikacją.

Oprogramowanie MaxMate wyświetla na ekranie obrazy dokumentów wielkości znaczka pocztowego, które grupować można na stronicach. Zawartość stronic można przeglądać klikając myszką, a wybrany dokument powiększać do rozmiarów całego ekranu. Słabą stroną produktu jest system nadawania dokumentom nazw, rządzący się tymi samymi prawami, które stosuje DOS przyznając nazwy plikom. Dlatego też wyszukiwanie w stronicach potrzebnego dokumentu bywa nieraz kłopotliwe.

MaxMate współpracuje z oprogramowaniem (Optical Character Recognition - optyczne rozpoznawanie pisma), pakietami poczty E-Mail, programami obsługi faksa i przekazuje systemowi Windows skanowane dokumenty do drukowania.

Przeciągając za pomocą myszy obraz dokumentu na ikonę poczty e-Mail czy faksa, przekazujemy go do przetwarzania wybranej aplikacji. MaxMate pozwala, w ograniczonym co prawda stopniu, poddawać dokumenty edycji i dodawać do nich uwagi czy komentarze. Pakiet może też służyć jako narzędzie do przechowywania w systemie plików zawierających treść skanowanych dokumentów. Mogą to być pliki formatów TIFF, PCX czy BMP oraz (jeśli system dysponuje pakietem WinFax firmy Delrina Corp.) pliki faksa.

PaperMate może skanować dokumenty o szerokości do 20 cm i długości do 80 cm. Ważnym parametrem systemów elektronicznego odwzorowywania dokumentów jest ilość zużywanej przez nie pamięci. MaxMate do zapisania treści dokumentu o rozmiarach A-4 potrzebuje od 720 bajtów pamięci (pusta kartka) do 50 KB pamięci (maksymalnie zapisana kartka). Pliki zapisywane są do pamięci po poddaniu ich kompresji przez opracowany przez Visioneer system kompresji Max.

Po zainstalowaniu systemu firmy Visioneer papiery znikają z biurka w błyskawicznym tempie. Łatwość obsługi skanera i doskonałe zintegrowanie jego możliwości z oprogramowaniem powodują, że system jest przyjazny użytkownikowi i działa bardzo efektywnie.

I chociaż nadawanie nazw dokumentom stwarza wiele ograniczeń, to jednak odszukiwanie właściwych dokumentów nie wydaje się operacją uciążliwą. Identyfikacja dokumentu i przeciągnięcie go myszą na ikonę faksu celem przesłania w sieć nie zabiera więcej czasu niż kilka sekund.

Visioneer idealnie utrafił w potrzeby rynku, a konstrukcja skanera i sposób zintegrowania go z oprogramowaniem może być przykładem dla innych firm, które zamierzają opracować podobnego typu osobiste systemy elektronicznego odwzorowywania dokumentów. No i na koniec wymienić należy najważniejszą może jego zaletę - cenę, która czyni go produktem nie mającym obecnie konkurenta na rynku.

Cały zestaw, tj. skaner PaperMax i oprogramowanie MaxMate kosztuje 499 USD. Mając na uwadze te usługi, które oferuje produkt, jest to cena rzeczywiście atrakcyjna. PaperMax/MaxMate jest bezwątpienia produktem, który wyznacza nowe kierunki rozwoju technik odczytywania dokumentów. Przyczyni się on do usunięcia z biurek zalegających stert papieru.