Biuro bez papieru

Firma Apple, we współpracy z innymi potentatami rynku informatycznego, takimi jak: Borland, Novell, Lotus oraz IBM stworzyła nową technologię organizacji prac biurowych o nazwie AOCE. Apple Open Collaboration Environment (Otwarte Środowisko Wspólnej Pracy) jest technologią, która łączy oprogramowanie użytkowe z rozwiązaniami komunikacyjnymi. Jest więc narzędziem do tworzenia skutecznych metod współdziałania ludzi za pomocą komputerów połączonych siecią.

Firma Apple, we współpracy z innymi potentatami rynku informatycznego, takimi jak: Borland, Novell, Lotus oraz IBM stworzyła nową technologię organizacji prac biurowych o nazwie AOCE. Apple Open Collaboration Environment (Otwarte Środowisko Wspólnej Pracy) jest technologią, która łączy oprogramowanie użytkowe z rozwiązaniami komunikacyjnymi. Jest więc narzędziem do tworzenia skutecznych metod współdziałania ludzi za pomocą komputerów połączonych siecią.

Każdy pracownik biura tworzy wiele pism, choćby dlatego, że musi odpowiadać na listy. Toteż programy służące do przetwarzania tekstów wypełniają ponad 75% czasu pracy obecnie zainstalowanych komputerów. Przygotowany wcześniej zestaw standardowych wzorów pism ułatwia pracę i dzięki temu znacznie zwiększa wydajność pracowników.

Podobnie jest z arkuszami kalkulacyjnymi. Pozwalają one przenieść formularze, jakich wiele trzeba wypełniać przy różnego rodzaju zestawieniach i raportach, na komputer. Daje to możliwość przygotowania stałych szablonów oraz uwolnienia się od żmudnych rachunków. Arkusz kalkulacyjny potrafi szybko i bezbłędnie przeliczać dziesiątki tabelek. Na żądanie potrafi też wykonywać wykresy.

Prace biurowe to jednak coś więcej niż tylko produkowanie pism, robienie zestawień, planów i wykresów. Pracownicy wymieniają informacje na zebraniach i naradach. Urzędnik musi możliwie jasno i zwięźle przekazać swoje poglądy zebranym. Dotyczy to również prezentacji raportów przełożonym, podwładnym i klientom. O tym jak ważny jest sposób prowadzenia zebrań dla wydajności pracy nikogo w Polsce nie trzeba przekonywać. Na zebraniach spędzamy znaczną część życia. Okazuje się, że komputer może nas uwolnić po części od tego zebraniowego koszmaru. Oprogramowanie prezentacyjne pozwala przygotować slajdy zawierające grafikę, wykresy i napisy podsumowujące najważniejsze punkty wypowiedzi prezentera. Nie dość, że prezentacja trwa znacznie krócej i umożliwia jaśniejszy przekaz, także znacznie zwiększa koncentrację słuchaczy. Po zebraniu urzędnicy wracają do biurek, gdzie czekają następne porcje informacji do przetworzenia: telefony, telexy, faxy, poczta, itp. Braki w środkach wewnętrznej komunikacji w wielu biurach są powodem małej wydajności i dużej uciążliwości prac biurowych. Zaradzić temu może właśnie AOCE, który jest pomostem łączącym programy obsługujące pracę biura i ma na celu ułatwienie wewnętrznej oraz zewnętrznej komunikacji.

Jedną z funkcji AOCE jest integrowanie źródeł danych. Przesyłki faksowe, nagrane telefony z elektronicznej sekretarki, poczta elektroniczna, pliki komputerowe i notowania giełdowe mogą znaleźć się we wspólnej "skrzynce na listy". Celem AOCE jest umożliwienie komunikacji każdego z każdym, gdziekolwiek się znajduje. Zasięg lokalnej sieci komputerowej nie jest żadnym ograniczeniem, gdyż można ją "dosztukować" łączami cyfrowymi lub telefonicznymi przez modemy i faksy. Dostosowanie formatu informacji do rodzaju połączenia nie jest już problemem użytkownika - to zadanie systemu AOCE. Bardzo ważne w tej technologii jest to, że integracja różnego rodzaju informacji pozwala je porządkować i nadawać poszczególnym wiadomościom priorytety. Użytkownik może zdecydować, jaki rodzaj informacji zasługuje na przekazanie mu jej niezwłocznie przez system przywoławczy (pager).

Wykorzystanie AOCE pozwala programom komunikować się ze sobą. Chodzi tu nie tylko o możliwość prostej wymiany korespondencji pocztą elektroniczną, ale prowadzenia pracy w grupie: wspólne przygotowywanie dokumentów, jednoczesne, zespołowe rejestrowanie poszczególnych rozdziałów, układanie wspólnego kalendarza - rozkładu zajęć itp. Ważne jest tu również to, że można zadysponować zakaz modyfikacji niektórych fragmentów wspólnej pracy. Obieg dokumentów, jest dzięki zastosowaniu AOCE, zautomatyzowany i oderwany od kartek. Jest to więc spełnienie wizji "biura bez papiru", które dotychczas wydawało się nie do urzeczywistnienia.

AOCE koncentruje się na zmniejszaniu uciążliwości ograniczeń jakie ma komunikacja: odległość, czas, bezpieczeństwo i język. Bariera odległości jest pokonywana przez wyjście ze świata sieci lokalnych (LAN) do globalnych (WAN) oraz przez wykorzystanie połączeń klasycznych (telefon, faks, telex). Problem czasu jest mniej dokuczliwy, ponieważ nadawca i odbiorca nie muszą uczestniczyć w przekazywaniu informacji w tym samym momencie. Wiadomości mogą być przechowywane na serwerze i bezpiecznie czekać na odbiorcę. Bezpieczeństwo i potwierdzanie autentyczności danych jest zapewnione przez systemy utajnienia informaci (szyfrowanie) i elektroniczny podpis. Odpowiednie gateway'e pośredniczą między różnymi systemami przepływu danych a AOCE. One zapewniają tłumaczenie danych na format zrozumiały dla programu użytkownika.

Użytkownik ma na ekranie komputera oprócz znaczka twardego dysku i "kosza na śmiecie", trzy dodatkowe: "katalog", "skrzynkę pocztową" i "pęk kluczy".

"Katalog" jest najważniejszym elementem PowerTalka. W nim znajdują się różnego rodzaju usługi oferowane przez system. Za jego pośrednictwem można wysyłać pliki komputerowe, głos i teksty. Przy jego pomocy korzysta się z zewnętrznych baz danych, poczty elektronicznej, faxu, itp.

"Skrzynka pocztowa" pozwala odbierać informację w ten sam sposób, niezależnie od jej źródła i sposobu przekazania, dzięki gateway'om. Ich zadanie polega na przekazaniu wiadomości do "skrzynki pocztowej" odbiorcy i nadaniu jej właściwego formatu.

"Pęk kluczy" jest jednym z elementów zapewnienia jednocześnie bezpieczeństwa danych i ich swobodnego wykorzystania przez osoby uprawnione. Używanie wielu źródeł informacji wymaga stosowania identyfikatorów i haseł. "Pęk kluczy" pozwala systemowi (oczywiście na życzenie użytkownika) pamiętać je i podawać automatycznie przy wysyłaniu poczty elektronicznej lub korzystaniu z płatnych baz danych. Użytkownik siadając do komputera musi znać tylko jedno hasło - to, które odblokuje jego własny "pęk kluczy".

W zestawie System 7 Pro Apple dostarcza dwa programy korzystające z nowych możliwości środowiska AOCE: AppleMail i DigiSign. Ten pierwszy jest zwykłym programem poczty elektronicznej, natomiast drugi jest zupełną nowością na rynku programów do użytku biurowego. Pozwala on podpisywać dowolne pliki komputerowe w taki sposób, by można było jednoznacznie zidentyfikować podpisującego autora i sprawdzić autentyczność danych.

Zainteresowanie technologią AOCE będzie rosnąć, w miarę ukazywania się na rynku coraz większej liczby oprogramowań do tego środowiska. Wszystko wskazuje na to, że tak będzie i to już w niedługim czasie. Takie są zapowiedzi m.in. IBM, Oracle'a, i WordPerfecta.


TOP 200