Bez papieru

Długo jeszcze papier będzie obecny w naszym życiu jako nośnik informacji. Jednak już dziś jego medialna rola maleje na rzecz rozwiązań elektronicznych, a nowe technologie sprawiają, że ten proces ulega znacznemu przyspieszeniu.

Długo jeszcze papier będzie obecny w naszym życiu jako nośnik informacji. Jednak już dziś jego medialna rola maleje na rzecz rozwiązań elektronicznych, a nowe technologie sprawiają, że ten proces ulega znacznemu przyspieszeniu.

Powszechnie przyjmuje się, że żyjemy w czasach eksplozji informacyjnej. Takie spostrzeżenia powstawały na długo przed epoką internetową. Już w latach 60. na fenomen szybkiego przyrostu informacji naukowych zwrócił uwagę twórca scjentometrii Derek de Solla. Choć trzeba przyznać, że modele związane z jego nazwiskiem niosą pewne ograniczenia i nakazują sceptycyzm wobec takich stwierdzeń jak to, że "wiedza ludzkości podwaja się co

15 lat". Z takiej tezy wynikałoby, że ludzkość w latach 1991-2005 wzbogaciłaby się o taką samą ilość wiedzy jak wcześniej, od początku naszego gatunku do roku 1990.

Ryzyko popełnienia błędów w tym rozumowaniu tkwi w nierozróżnianiu między danymi a wiedzą, między wiedzą na nośnikach maszynowych i poza nimi oraz pomiędzy wiedzą wartościową a bezwartościową (oryginalną a kopiowaną). Eksplozja informacyjna pozostaje jednak ilościowym i mierzalnym faktem. Trzeba wszakże pamiętać o jej ważnym źródle: informacje generowane automatycznie i informacje o informacjach przekraczają już swym rozmiarem to, co faktycznie jest nową informacją, tworzoną bezpośrednio przez ludzi.

Co ciekawe, wykładniczy przyrost "masy informacyjnej" nie idzie w parze z podobnie szybkim wzrostem produkcji papieru jako nośnika informacji. W ostatnich latach (regionalnie) notuje się nawet niewielki spadek zapotrzebowania na papier informacyjny, tj. stosowany medialnie bądź biznesowo w postaci graficzno-tekstowej. Jednak gdyby nawet założyć liniowy wzrost, to i tak oznaczałoby to relatywne spadki udziałów rynkowych tego medium. Czy jednak w ogóle nasza cywilizacja potrzebuje jeszcze papieru jako nośnika informacji?

Odpowiedź na to pytanie warta jest niebagatelną stawkę. UNESCO szacuje światowe zużycie papieru na 2 tys. stron rocznie (w USA ok. 20 tys./mieszkańca, zaś w Europie ok. 10 tys.). Wymaga to ścięcia ok. 100 mln drzew rocznie przy założeniu, że z jednego można wyprodukować 100 tys. stron, ale ochrona środowiska to tylko przyjemny efekt uboczny w porównaniu z kosztami przetwarzania papieru w procesach organizacyjnych.

Papierowe dni

Przykładowo: regulowanie i księgowanie papierowego rachunku kosztuje przedsiębiorstwo nawet kilkadziesiąt razy więcej niż przetwarzanie rachunku elektronicznego. Podobnie wyglądają proporcje czasowe - z jednej strony mamy "papierowe" dni, a z drugiej "elektroniczne" minuty.

Pozostańmy jeszcze w kręgu elektronicznej księgowości i przyjrzyjmy się jej zaletom. Faktury są bowiem dokumentami, które dobrze nadają się do digitalizacji z uwagi na podobieństwo ich formatów, swego rodzaju przewidywalność co do treści i formy. Pojawia się w nich np. ograniczona ilość charakterystycznych słów, takich jak "brutto", "netto", "cena", "wartość", z pewnością można spodziewać się adresów, numeru klienta czy daty. Wystarczy zatem odszukać te dane i resztę da się zrobić elektronicznie, tj. bezpapierowo.

Zobaczmy zatem, jak taki proces wygląda w szczegółach (elektronicznemu obiegowi dokumentów poświęcono m.in. Raport Specjalny Computerworld z września ub.r.):

1. Pakiet programowy poznaje (w fazie nauki) rodzaje dokumentów i ich klas zdefiniowanych przez administratora, na podstawie dokumentów treningowych.

2. Zeskanowany dokument z użyciem klasycznej metody OCR oraz jej zaawansowanej wersji ICR (Intelligent Character Recogniction) przyporządkowany zostaje do jednej z istniejących klas.

3. Następuje ekstrakcja danych ze zidentyfikowanych obszarów dokumentu na podstawie reguł wnioskowania, np. że "po słowie SUMA należy spodziewać się wartości liczbowej".

4. Walidacja znalezionych danych w obrębie dokumentu, np. wedle formuły: cena x ilość = wartość.

5. Eksport danych do modułu ERP i przyporządkowanie faktur do istniejących zamówień (numery, wartości, daty).

6. Księgowanie, uruchomienie płatności, informacje o błędach i dokumentach wymagających interwencji człowieka.

Oczywiście cały ów cykl ulega dalszemu przyspieszeniu, gdy same rachunki otrzymujemy już sformatowane w wersji elektronicznej (EDI - Electronic Data Interchange). W informatyce gospodarczej istnieje naturalna presja, by wprowadzić takie rozwiązanie: rachunki są dokumentami dla klienta, więc ten może formułować postulat wykorzystania ich elektronicznej formy jako jeden z warunków otrzymania zamówienia. Co ma jednak zrobić np. firma ubezpieczeniowa, która otrzymuje tony papierowej korespondencji? Nawet 99% niezawodności pakietu OCR to za mało, gdy jeden znak waży o decyzji regulacji szkody na kwotę 10 tys. albo 70 tys. zł...

Wyrok na makulaturę

Sprawa staje się tym bardziej skomplikowana, że ów cały "papierowy zawrót głowy" ma bardzo różnorodną postać, z listami pisanymi odręcznie włącznie. Jednak i tu informatyka może uwolnić nas od papieru. Wystarczy taki list zeskanować całostronicowo w formacie graficznym. Popularnym rozwiązaniem jest tu TIFF (Tag Image File Format). Ten wynalazek firmy Aldus (obecnie Adobe) ma dwudziestoletnią historię, więc można liczyć, że taka siła tradycji zapewni mu także rynkowy byt w najbliższych latach.

Zdigitalizowany dokument może być dalej przesyłany, przetwarzany i szybko wyszukiwany bez użycia papieru, a wszystko w trybie natychmiastowej wielodostępności. Oryginał można natomiast odesłać ad acta. Ważne, aby go przedtem zaopatrzyć w kod kreskowy, który będzie pełnił rolę jednego z indeksów w bazie DMS (Document Management System) czy CMS (Content Management System) i gwarantował jednoznaczne przyporządkowanie papierowego oryginału do jego elektronicznych pochodnych.

W celu komercyjnej reprodukcji treści Computerworld należy zakupić licencję. Skontaktuj się z naszym partnerem, YGS Group, pod adresem [email protected]

TOP 200